勤怠管理システムの
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何から始めていいか分からないという方は、まずはこのガイドを読んでその全体像を掴みましょう。その入門となる知識をご紹介します。このガイドでは勤怠管理システムのサービスについてまとめています。
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勤怠管理システムサービスを選ぶときの3つのポイント!


1
打刻方法
打刻方法は、勤怠管理システムの比較で最重要ポイントになります。これは、導入企業の社風や文化にあったものを選ばないと勤怠管理システムの導入失敗につながってしまうからです。主な打刻方法としては、ICカード、生体認証、モバイルGPS、PC、タブレットなどが挙げられます。特にICカードは簡単に打刻できるという利点があり、モバイルGPSは出先でも打刻できるというメリットがあります。自社の打刻においての問題点を解決してくれる方法を備えているものをリストアップして比較するといいでしょう。
2
サポート体制
勤怠管理システムは毎日利用されるシステムであるから、必然的にサポートを受ける確率も高くなります。したがって、ベンダーによるサポート体制は比較するべきポイントに入ります。また、クラウドの特性上、ベンダーに勤怠記録を保存してもらうことになるので、勤怠記録の保存期間などをベンダーに確認をして比較するといいでしょう。
3
連携サービス
勤怠管理システムは給与計算システムや会計ソフトなど様々なサービスと連携することが可能です。利用人数に対して課金される費用に加えて、サービスを連携させることによる費用も全て合計した全体の費用を算出した上で比較を行うようにしましょう。

勤怠管理システムサービスの一覧


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勤怠管理システムの基礎知識


1
クラウド勤怠管理システムとは

勤怠管理とは、従業員の労働時間や休憩時間といった勤怠を記録することを意味します。代表的な方法としては、シフト管理をして、タイムレコーダーとタイムカードでログを残して、最終的に出勤簿に反映させるというステップを踏んでいました。また、給与計算ソフトに対して別に入力する手間も必要でした。ですが、最近ではクラウド勤怠管理システムの登場によってこのステップを全て自動でできるものが登場しています。勤怠管理システムによっては不正打刻を防止することで、正確に勤怠を記録し、正確な賃金を算出することができます。勤務時間の水増しや、反対に「サービス残業」が問題になっている現代では重宝されています。勤怠管理はどの企業でもやっているため、必要としている企業も、提供している企業も増加しています。それゆえに、利用料金も低価格化が進んだので、豊富な種類の勤怠管理システムから自社に最適なものを選べます。クラウド勤怠管理システム現代の社会において簡単に導入ができるサービスの1つではないでしょうか。

2
クラウド勤怠管理システムの基本性能

・豊富な打刻方法
・出勤情報の管理
・給与計算
クラウド勤怠管理システムの基本性能では、従来のタイムカードや自社作成の勤怠管理シートではなせなかった機能や特徴が多く見受けられます。「豊富な打刻方法」はその最たるものです。ICカードによる打刻や指紋認証による打刻、スマホからのGPSによる打刻も可能です。今までと同様にパソコンから入力することもできます。豊富な種類から自社にあった打刻の方法を選択できます。指紋認証は不正をすることが極めて難しいので、処理の簡易化とともに精度の向上も図れます。「出勤情報の管理」はそれに付随するものです。クラウド上でやりとりされるので電子化はもちろん、県内外や国内外に関係なく勤怠管理が処理できます。データはPCに集約されているので、様々な計算や数値的処理が簡単に行なえます。そのため「給与計算」も難しくありません。他のソフトと連携がとれるものもあり、今まで使ってきた給与計算の管理を使用感をそのままにこなすことができます。

3
クラウド勤怠管理システムがなぜ必要か

・業務効率化
事業を伸ばす上で本質的な業務ではない勤怠管理に時間を取られることなく、より効率的に管理ができ時間も労力も削減できるするために有効なのがクラウド勤怠管理システムです。勤怠のチェックは電子化によって、ものの数秒で行えますし、不正行為も防げます。さらには給与計算までできるので、今までの余計な作業を大幅に削減できます。まとめると、クラウド勤怠管理システムを導入することで、従来の勤怠管理では面倒であった部分を省力できる点において必要であると思います。

4
クラウド勤怠管理システムを導入するメリット

・打刻の手軽さ
・不正防止
・給与計算と連携
クラウド勤怠管理システムを導入することでいくつもの点で恩恵をうけることができます。その中でも従業員が一番嬉しいものは「打刻」の手軽さではないでしょうか。今まではエクセルでは打ち込み、紙では書き込みと地味ではありますが面倒臭い作業でした。ですが、クラウド勤怠管理システムを利用し始めることで、それが解消されます。ICカードで、指紋認証で、GPSで、どれを使ってもほんの数秒で勤怠管理ができます。また、これらを利用することで「不正防止」につなげることもできます。従来は従業員がささっと入力を変更してしまえば、いとも簡単に不正なデータを入力することが可能でした。しかし、クラウド勤怠管理システムを利用することで、管理者のみに権限を付与することができます。これで従業員は打刻をするのみで数値の部分を操作できません。そして、管理者に与えられるもう1つの権限として他社の給与計算ソフトがあります。管理者は「給与計算と連携」した勤怠管理システムを選択することで、よりシンプルに給与計算の処理を行えます。

5
クラウド勤怠管理システム導入におけるデメリット

・導入による移行作業
・利用するスキル
・コスト
メリットが目立つクラウド勤怠管理システムですが、導入するにあたっていくつか注意すべき点があります。「導入による移行作業」がまずあげられるかと思います。今まで使用してきた勤怠管理システムから移行するため、少なくとも移行の手間はかかります。クラウド勤怠管理システムであれば、導入することそれ自体はネット環境があれば即日可能なのですが、データを移行する作業それ自体はそれなりに時間がかかります。また、導入にあたって管理者が機能を使いこなせるかという「利用するスキル」に関する問題があります。使い古してきた勤怠管理システムから新しい勤怠管理システムに移行するにあたって、ITリテラシーや適応力がないと慣れるのに時間がかかるかもしれません。しかし、多くの場合はその点を考慮してサービスが作成されているので、扱いに困るということはあまりないとは思いますが、念のためUIなどは確認しておきましょう。あとはコストについてです。クラウド勤怠管理システムを利用するからには少なからず料金を支払うので、機能にみあった価格かどうかは精査しましょう。この点においても、クラウド勤怠管理システムの導入で余分な時間が作り出せるので、この時間で本業の売上につなげられればコストも帳消しにできるとは思われます。

6
クラウド勤怠管理システムを比較するべきポイント

・打刻方法
・給与計算ソフト
・価格
まずは「打刻方法」です。電車賃の自動登録もできるICカード打刻、一人に一つしかないので精度が高い指紋認証打刻、場所を移動しただけで自動で打刻されていくGPS打刻など種類は様々です。それぞれにメリットがあり、導入させやすい環境も異なるので、よく検討したうえで導入していきましょう。対応している「給与計算ソフト」も考慮する必要があります。勤怠管理と密接に関わりがある給与計算は比較の重要なポイントです。以前から使用しているソフトと同じものが利用できれば、すんなりと導入ができます。ズレのない導入は想像以上に大きなメリットです。「価格」についてもそれなりに注意が必要です。かなり高い料金を課せられるということはまずありませんが、使いたい機能とそれに見合った料金であるかは考慮しなければなりません。

7
クラウド勤怠管理システムの導入に成功するため、失敗しないためのポイント

・何をしたいのか
・内容は十分か
・サポートがしっかりしているか
基本のポイントはどのサービスでも共通です。最初に注意すべきなのは、導入するクラウド勤怠管理システムで「何をしたいか」ということです。勤怠管理システムを導入することで何をしたいのかを今一度考えなおしてみましょう。「社員の負担を減らしたい」「打刻の不正入力をなくしたい」「見やすい管理画面で作業をしたい」など、一言に導入したいと言っても狙いの種類は様々です。これができればおのずと「内容は十分か」も判断できるようになります。多機能であればそれだけ高価に、低価格であればそれだけシンプルになるのが一般的です。過不足のないコンテンツかはよくチェックしましょう。これで、使わない機能に余計な料金を支払ったり、機能が少なすぎて操作しにくいといったことは防げます。そして意外に見落としがちなのは「サポートがしっかりしているか」ということです。単純な不具合はもちろん、給与計算にも関わる機密情報が消えたり漏れたりしたときの保障などへのサポート体制は特に重要です。