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2017-01-25
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勤怠管理とは|法律、必要性…他社事例交えて分かりやすく説明します!

今こそ勤怠管理が必要です!昨今大企業におけるマイナンバー制度の施行や過労死・過労自殺問題の影響で注目の集まっている勤怠管理。本記事は、基本的なところをほぼ全て抑えられる内容になっております!
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今こそ勤怠管理が必要です!

昨今大企業におけるマイナンバー制度の施行や過労死・過労自殺問題の影響で注目の集まっている勤怠管理。
皆様のお勤め先でも勤怠管理や働き方について改めて研修を行っている会社もあると思います。

そもそも勤怠管理といえば社員の出退勤の記録をとったり、残業・休暇の申請・承認を行うものです。
給与や残業代の計算にも使用されるため労務管理の基本となる非常に大切な行為です。
打刻のためにタイムカードをきったり、会社のシステムにカードをかざしたり…皆様にとっても比較的馴染みのある行為かと思います。

とはいえボクシルマガジン読者の皆様の中には「勤怠管理って社員が怠けないように見張るものでしょ?うちの社員はみんな頑張っているし要らないのでは?」と、勤怠管理の必要性やその本当の意味については十分知らない方も多いのではないでしょうか?

そんな方々に向けて何故勤怠管理が必要なのかを、他社事例も交えて解説します!


勤怠管理はなぜ必要?

そもそも法律で要求されています!

昨年の電通社員過労自殺問題は世間を震撼させましたが、元々労働時間の管理は労働基準法で定められており、過去にも実際に検察への書類送検事例があります。

昨年,国内のソフトドリンク販売業者で働く従業員のAさんは、4ヵ月間に渡り36協定(会社と労働者で定める時間外労働に関する協定)で定める限度時間を超えて,1か月当たり最長で158時間24分の時間外労働を行わされました。
その結果,Aさんは精神障害を発症してしまい、業者の経営者は労働基準法違反の容疑で東京地方検察庁に書類送検されてしまいました。

特にスタートアップの経営者に気を付けていただきたいですが、たとえアルバイト1人でも人を雇えばあなたは労働基準法を守らなければならない「使用者」になります!
違反すれば使用者に懲役・罰金を課される可能性もあります。
時間超過違反の場合、罰金は30万円以下なので致命的な金額ではありませんが、取引先や出資者への心象に決してプラスにはなりませんし、民事裁判で更なる損失を被る可能性もあります。

実際に厚生労働省から「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」という基準が発表されています。

(参考URL:http://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/070614-2.pdf

その中では
「使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること
「使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
(ア)使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
(イ)タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

等が推奨されており、自己申告により管理する場合は従業員への十分な説明や実態調査を行うことも勧められています。

また、2015年5月から厚生労働省は労働基準法に違反した企業の名前を公表する方針を示していますが、昨年12月26日、社名公表の基準をこれまでの月100時間超から月80時間超に変更しました。
いまだ社名公表の実績は1社ですが、仮に公表されれば取引だけでなく採用活動にも悪影響が出ることは必至です。


従業員のモチベーション向上

従業員ひとりひとりはしっかり仕事を行っているという意識でいても、記録をしっかり行うことで経営者や上司が直接指導しなくても時間厳守の雰囲気が醸成されます。
体重を測り続けるだけでも「ダイエットしなきゃ…!」と思うのと同じですね。

また仕事が積み上がり、仮に夜遅くまで働いている社員がいたとしても、勤怠管理をしっかり行っていれば経営者はそのことに気づき、労いの言葉をかけることや、場合によっては休暇をとることを勧めることもできます。
そうでなくても部下にとっては上司が自らの労働時間を見ているという意識はモチベーション維持や良い緊張感につながりますね!


スタートアップこそ要注意!上場にも勤怠管理必要です!

スタートアップにとって勤怠管理は縁遠い、というイメージは危険です。なぜなら未払い残業代が存在しないことは東証の上場基準の中でも厳しく要求されているからです。
過去の未払い分も遡ってチェックされるため、将来上場を考えている企業の方は今から勤怠管理を徹底することをお勧めします。
実は上場審査において未払い残業代の精算はメジャーな論点になるので軽く考えていると思わぬ形で躓いてしまうかもしれません。


勤怠管理ツール導入を勧める理由

勤怠管理の必要性は十分理解していただけたと思いますが、それでは実際に勤怠管理のシステムを作るにはどうすればいいのでしょうか?
ぱっと思いつくのはエクセルや紙によるマニュアルの管理ですね。
しかしこの方法だと従業員による過大申請・過少申請を見抜けない上に集計に手間がかかりすぎるため、全社員10名以下で1つの部屋で事業を行っている場合以外には難しい方法です。

特にこれから働き方が多様になり、フルタイム、時短勤務、リモートワーク、業務委託、アルバイト等様々な形態の社員を把握しなければいけなくなり、作業が複雑化します。
勤怠管理は給与計算に関わる重要な業務のため、ヒューマンエラーによるトラブルは極力さけたいものです。

そう考えるとやはり勤怠管理ツールを導入し、効率的かつ正確に勤怠管理を行うのが賢明でしょう。

「しかしお高いんでしょう?」という読者の皆様の声が聞こえてきそうですが、勤怠管理ツールは最近クラウドベースのものが増えており、初期導入費0円、1ユーザー数百円等の安価なサービスも多くなっています。
さらにいくつかのサービスでは無料トライアルを行っています!

「昨日までのやり方で今日もできるし、良いかどうか分からないサービスにお金かける気にならないな…」なんて方はまずは無料トライアルを試してみることをお勧めします。

そこで、次のページでは無料トライアル実施中の勤怠管理ツール4選を紹介します!

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