スプレッドシートのプルダウン作成方法 | リスト作成・色付けや連動の入力規則【画像付き】

最終更新日: 公開日:
Googleスプレッドシートのプルダウンリストについて解説します。シンプルなもの、背景色を変更できるもの、選択肢を変更できるものなど、入力規則の基本編から応用編までそれぞれ解説します。
スプレッドシートのプルダウン作成方法 | リスト作成・色付けや連動の入力規則【画像付き】

プルダウンは誤入力を防止できたり、形式を統一できたりするので、大人数での作業で大活躍します。しかし、いざ作成しようとすると「どうやって作るんだっけ…」となる場合も。

そんな「エクセル」や「Googleスプレッドシート」のプルダウンリスト作成方法を、基本編では2種類、応用編では複数プルダウンの連動や、選択肢による背景色の変更などのテクニックあわせて紹介します。

スプレッドシートのプルダウンリストの作り方

スプレッドシートでプルダウンリストを作成する基本的な方法について説明します。プルダウンリストの追加には「データの入力規則」を使用します。

プルダウンリストの作り方 プルダウンリストを作成した完成形

セルの「▼」をクリックすると、選択肢が表示され、選択肢をクリックすれば、選んだ文字を入力できます。

プルダウンのリストを直接作成する方法

プルダウンでは選択肢のリストを別で作成しておく方法と、選択肢を直接指定する方法があります。まずは選択肢を直接入力し、指定する方法を解説していきます。

1. プルダウンを設定したい範囲を選択して「データの入力規則」
2. 条件で「リストを直接指定」
3. 選択肢を入力して「保存」

1. 範囲を選んで「データの入力規則」

プルダウンメニューの設定 プルダウンメニューを設定したい作成場所を選択して右クリック

2. 条件で「リストを直接指定」

プルダウンメニューの設定 「リストを範囲で指定」となっている部分をクリック

プルダウンメニューの設定 「リストを直接指定」に変更

3. 選択肢を入力して「保存」

プルダウンメニューの設定 「リストを直接指定」の右欄に選択肢を入力

選択肢と選択肢の間は「,(カンマ)」でつなぎましょう。

プルダウンのショートカットのやり方

選択肢のあるセルに青い四角を合わせて、Enterを押すと選択肢が表示されます。そのあと、上下キーで選択肢を選び、もう一回Enterを押すと、セルに入力されます。

マウスでの操作とあわせて、早い方を適宜選べるといいですね。

プルダウンのショートカット

プルダウンのショートカット

プルダウンのリストを範囲ごと指定する方法

次に、事前にプルダウンのリストを準備してその範囲内にある単語を選択肢にする方法を解説します。

1. 選択肢にしたいリストを作成
2. 範囲を選んで「データの入力規則」
3. 条件で「リストを範囲で指定(デフォルト)」をして「保存」

1.リストを作成

プルダウンのリスト リストを作成

空欄は反映されないので注意してください。選択肢に用いるリストの作成場所は別シートでも可能です。

2. 範囲を選んで「データの入力規則」

プルダウンのリスト

3. 条件で「リストを範囲で指定(デフォルト)」をして「保存」

プルダウンのリスト

条件で「リストを範囲で指定」を選びますが、最初から選択されています。その右欄は、用意したリストのが入力されている範囲になっていればOKです。右の四角がたくさんあるマークを押すと、範囲をマウスで指定できます。

プルダウン削除方法

プルダウンの削除 削除したいときは「入力規則を削除」を

解除したいセルを選択して「データの入力規則」を選びます。「入力規則を削除」を押せば、解除されます。

選択肢以外の入力を拒否する方法

1. 範囲を選んで「データの入力規則」
2. 無効なデータの場合にて「入力を拒否」して「保存」

デフォルトの設定では、警告が表示されるだけで入力はできます。これを入力ができない状態ように変更できます。

1. 範囲を選んで「データの入力規則」

プルダウンの設定 赤・緑・黄以外の選択肢が入力できてしまう

2. 無効なデータの場合に「入力を拒否」して「保存」

プルダウンの設定 デフォルトの「警告を表示」→「入力を拒否」に変更

これで文字入力を誤った際に、アラートが出て入力自体をキャンセルされます。

プルダウンの設定

プルダウンの設定

「未入力」という選択肢を作る方法

未入力だと認識させる選択肢があると便利なケースもあります。たとえば、空欄セルがあったときに、エラーを通知するシステムでは、未着手でも何かしらの文字を入力しなくてはいけません。

この記事では未着手の状態を「-」としますが、「未入力」や「未着手」など、自分のシートにあわせてうまく文字を変えてください。やり方は、選択肢として「-」を作るだけです。

プルダウンの設定

プルダウンの設定


スプレッドシートのプルダウンリスト【応用編】

スプレッドシートでプルダウンを利用するだけなら基本編で紹介した内容だけで十分活用できます。

しかし、さらなる効率化やわかりやすさを追求するのであれば、プルダウンの選択と連動して色をつけるなど、ちょっとしたテクニックを覚えておくと便利です。