ビジネスでの「文章マナー」とは?距離感を誤ると大変なことに | 社会人が知っておきたいビジネススキル#1

公開日:

勤務形態が多様化し副業などさまざまな働き方が許容されるようになり、チャットなどを用いた「文字コミュニケーション」が増えてきています。ですがそういったコミュニケーションは一歩間違えると大変な事態を引き起こしかねません。この連載では、社会人、とくに新入社員が知っておきたいビジネススキルを3回続けてお届けします。第1回は「文章マナー」。

ビジネスでの「文章マナー」とは?距離感を誤ると大変なことに | 社会人が知っておきたいビジネススキル#1

一雨ごとに春らしくなる3月。4月に入社を控える新入社員も、就活が“解禁”されたばかりの2020年卒のみなさんも、企業の担当者と連絡を取る機会が格段に増えるでしょう。

コミュニケーションの取り方は多様化し、従来の電話やメールだけでなく、チャットやメッセージツールを使うことも少なくありません。つまり声ではなく「文字」によるコミュニケーションが大きく増えたのです。

ところが、研修などで言葉遣いやビジネス文書の研修はあっても、基本の「文章マナー」を知る機会は案外少ないかもしれません。丁寧に書いたつもりでも不評を買ってしまったり、指導されたりといった経験がある方は、文章マナーへの配慮が行き届いていなかったのかもしれません。

文章が人生に与えるインパクト

文章力というのは、何もライターや編集者のような専門職の方に限ったスキルではありません。

ビジネスパーソンとして最低限の文章力については教わる人が多いと思いますが、では「文章のマナー」についてはいかがでしょうか。文章力以前の問題である文章マナーを習得していないと、せっかくのチャンスを棒に振ったり、大きなトラブルに発展したりしてしまうことも少なくありません。

メール文で能力がわかる

私は現在複数のスタートアップの業務に関わっており、採用に関わることもしばしば。そして採用の際、もっともはじめに見るのがメールの文章から読み取れる「ファーストインプレッション」です。

採用面接などで顔を見合わせて数秒で採用の合否が決まるというのはよくある話ですが、これはメールなどの文章においても同じことが言えるわけです。

見ているのは送信までのフロー

私がそういった場面で見ているのは文章力ではなく、メール文を考え、送信ボタンを押すまでの「フロー」、およびその人の「性格」です。これはすべてのメールで同様のことを行うわけではないですが、少なくとも採用されたくて応募してきている人の熱量くらいは文章で見極められます。

検索エンジンが一般化した昨今、メール文の内容、および敬語の使い方程度であれば、検索すればいくらでもテンプレートが出てきます。

またそれらを少し組み合わせれば、正しい文章くらい小学生でも書ける時代です。

が、実際には書けてない人がかなり多いです

それは自身の能力の低さをメール文に載せて相手に送りつけているようなもの。

弊社に興味を持って連絡してきてるはずなのに、メールの正しい文章の書き方を調べ、校正する時間すらかけないような方を信頼できるはずがありません。

誤字脱字はもってのほか

これはメール以外の連絡ツールでも同様のことが言え、オフィシャルな連絡で初めて文章を送る場合、誤送信のリスクも考えて下書きするのが一般的です。(もちろん例外もありますが)

その下書きに誤字脱字がないか、文章に粗相がないか。しっかりと確認したうえで文章を送るのが文字コミュニケーションにおける最低限のマナーではないでしょうか。

にも関わらず、一度見直せばわかるような誤字脱字のオンパレード、さらには社名やサービス名を間違えている、なんてことも。そういった人に対して、少なくともいい印象を抱く人はいないでしょう。

多様化した文字コミュニケーション

上述したのはあくまで採用時の文字コミュニケーションについてですが、これは上司と連絡をとるとき、取引先と連絡を取るときも同じです。

またメールのみだった従来のコミュニケーションに比べ、現代はチャットやSNSを通じたコミュニケーションも多くなっています。

チャットツールでのコミュニケーション

最近はSlackやChatWorkなど、社内のコミュニケーションにおいてチャットーツールを導入する企業が増えています。そういったチャットツールを利用するときにもっとも気をつけたいのが「適切な距離感」を保つこと。

チャットだからといって、友人にLINEを送るノリで上司に報告をしていませんか?

すでに関係性ができあがっている相手ならまだしも、関係性も浅い中で顔文字や絵文字を使用したコミュニケーションには注意が必要です。

カジュアルなやり取りを気にしない人ももちろんいます。が、嫌う人が一定多数いることを考えると、関係性が浅い中でそういったコミュニケーションを行うのはリスキーではないでしょうか。

SNSを通じたDMでのコミュニケーション

また最近では社外の人に対し、公私問わずFacebookやTwitterなどのSNSを通じてコミュニケーションを取る機会が増えてきたように感じます。

メールで顔文字や感嘆符を使用する人は少数派ですが、SNSでのDMやコメントなどでは利用する人も少なくありません。

ただしこちらに関しても、相手との親密度合いによって使用の是非が変わってきます。「この人は確実に大丈夫」という場合以外くだけた文字コミュニケーションはとらないほうが無難でしょう。

相手を不快にさせない文字コミュニケーションを

文字コミュニケーションにおいて、本記事で書いたことはただの「マナー」に過ぎません。

こういったマナーの他にも、

  • 強調したい部分を目立たせる工夫を
  • 改行などに気を使う
  • 報告内容には必ず理由と根拠をつける

などといった、相手に対する気遣いも大事になってきます。

また文章だと表情が伝わりづらいため、文章上の「テンション」を統一しなければ相手に「怒っているのでは?」と思わせてしまうことも。

こういったことを意識するのはかなり神経を使うのですが、相手の顔が見えない文字コミュニケーションでは最大限気を使うようにしたほうがいいでしょう。

連載記事一覧
第2回 プレゼンで結論を話すタイミングは…?
第3回 全ビジネススキル共通の習得法、コツはサッカーと同じ?

企画・編集 岸本美里(Beyond編集部)