Gmailの署名機能とは | テンプレートやサンプルを紹介 - 設定・活用方法まとめ

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毎回署名を書くのはすごく手間ですよね。Gmailにはこの手間を解消できる「署名」機能があります!メールシステムによって署名機能は異なりますが、本記事ではGmailでの署名機能の設定方法や活用法を紹介し、実際に設定する際のテンプレート・サンプル文章も掲載しています。
Gmailの署名機能とは | テンプレートやサンプルを紹介 - 設定・活用方法まとめ

Gmailの署名を活用しよう!

毎回署名を書くのってよくよく考えるのってすごく手間ですよね。Gmailではこの手間を解消できる「署名」機能があるんです!メールシステムによって署名機能は異なりますが、今回はGmailでの署名機能について紹介したいと思います。

Gmailの「署名」とは

Gmailに署名を登録しておくと、本人にも相手側にもメリットがあります。本人にとっては、都度署名を書く作業を省けるので時間短縮に。相手にとっても、メールに署名があれば一目で送信者が分かるので、対応がよりスムーズになります。

署名はビジネスにおける思いやりであり、マナーですので、取引先との信頼関係を深めるためにも、Gmailの署名機能を有効活用していきましょう。

Gmail「署名」(基礎編)

それでは、Gmailの署名機能の基礎から解説していきます。

署名の設定方法

署名の設定方法から見ていきましょう。Gmailを開いたら、画面右上の「設定(歯車のアイコン)」をクリックし、出てきたタブの「設定」を選びます。次に、「設定」のタブの「全般」をクリックして画面を下にスクロールし、「署名」という項目まで飛びます。

「署名」欄の記入ボックス左上にあるボタンにチェックを入れれば署名が有効になります。あとはボックス内に、表示させたい署名を入力するだけです。

署名テンプレート

署名は、アイデア次第で様々なパターンが可能です。ここでは、ビジネスに適したテンプレートを3種類ご紹介するので、参考にしてみて下さい。

<サンプル1>
ーーー 株式会社○○ ーーーーーー

山田 太郎 / Tarou Yamada

〒123-4567 東京都△△区 □ビル 2F
 Email: tarou@yamada.com
 URL: http://tarouyama.com/
ーーーーーーーーーーーーーー

<サンプル2>
////////////////////////////////////////////////
 株式会社○○ 人事部人事課
 山田 太郎 / Tarou Yamada
 〒123-4567 東京都△△区 □ビル 2F
 Email: tarou@yamada.com
 URL: http://tarouyama.com/
////////////////////////////////////////////////

<サンプル3>
-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-
 株式会社○○ 人事部人事課
 山田 太郎 / Tarou Yamada
 〒123-4567 東京都△△区 □ビル 2F
 Email: tarou@yamada.com
 URL: http://tarouyama.com/
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どうでしょうか。このように、組み合わせ次第でオリジナリティあふれる署名を作ることが可能です。但し、デザインに凝るあまり、氏名や所属が見えにくくなってしまうと本末転倒なので注意して下さい。

署名の行間って?

サンプル1のように行間をうまく活用すれば見やすいですが、不必要な改行は控えたいところ。署名はデザインではなく、相手側に自分の指名と所属を的確に伝えるのが目的ですので、分かりやすさ・見やすさを重視して作成してみて下さい。

署名(実践編)

ここからは実践編として、Gmailの署名をカスタマイズする方法について紹介していきます。

署名に画像を入れる

インパクトのある署名を作りたい場合は、画像の活用が効果的です。会社のロゴや商品バナー、顔写真など、文字だけの情報よりも目に入ってきやすいですからね。

設定方法は、「署名」の設定画面を開いて署名ボックス上部の「画像」アイコンをクリック。「画像を追加する」から、挿入画像を選べば完了です。

署名を好きなところで挿入する

次は、メール内の任意の箇所に署名を挿入する方法です。先ほど同様に、「オプション」から「設定」を選択し、「Labs」タブをクリックします。返信定型文の「有効にする」を選び、「変更を保存」をクリックします。

ここで、予め作成しておいた署名を新規メッセージに張りつけ、画面右下の「▼」をクリックします。「返信定型文」から「返信定型文を作成」を選び、適当に名前を付けて(例:《署名例》)「OK」を押します。

あとは実際のメールで署名を挿入するだけです。署名を挿入したい箇所にカーソルを合わせ、右下の「▼」から「返信定型文」を選び、先ほど作成した《署名例》をクリックすれば、カーソル位置に署名が挿入されます。

署名を切り替える

署名の切り替えは社内用や社外用など、複数の署名を使い分けたいときに便利な方法です。先ほどの「返信定型文」と同じ原理で署名を必要な分だけ作成し、都度メール上で選択して下さい。

Gmailの署名は1つしか登録できないので、より頻繁に使う署名をメインの署名(冒頭で紹介した設定)として登録し、サブの署名を「返信定型文」として登録しておくと良いでしょう。

Gmail「署名」の設定・活用方法まとめ

Gmailで署名を登録しておけば、本人の時間短縮になりますし、相手側もより対応がしやすくなります。これから署名を新たに作る場合は、自分のためにも相手のためにも、分かりやすさを重視して作成してみて下さい。

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