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出張準備の注意点とは
慌てて出張の準備をすると後からアレがないコレがないと問題が発生しがちです。
特に出張の場合、仕事に必要な道具を忘れたり、営業なのに衣服が足りなくて身だしなみが乱れたりすると仕事にまで影響が発生しかねません。
このようなトラブルを避けて出張を円満に終わらせるためには事前に必要なものをリストアップし、余裕を持って準備することが重要です。
出張時の持ち物を最小限にするためには？
出張時に必要な最小限の荷物について、どのようなことに気を付ければ良いのか説明します。
カバン・ビジネスバッグ
まず出張のときに重要なのがカバンです。とりわけ短期の場合、出張だからと張り切ってスーツケースを用意する必要はありません。スーツケースは新幹線でも邪魔になりますし、飛行機でも手荷物として持ち運べないことが多く、さらにそれ自体が重いので不便なことも多々あります。
持っていく荷物のサイズにあったカバンを選びましょう。ビジネスリュックは通常のビジネスバッグよりも荷物が入り、両手が空き、疲れにくいのでカバン1つで出張したい際には便利です。
仕事道具・デバイス（PC・Wi-Fiなど）
仕事にもよりますが、パソコンやWi-Fiは多くのビジネスパーソンが出張の際に持ち歩いていると思います。出張のときはオフィスと異なり、必ずしも電源が確保できるわけではないので、出張前に機器の充電をした方が良いでしょう。個人のスマホについても同様です。
ちなみに紙の資料は意外と重く、かさばります。出張の際の荷物を少しでも減らしたいなら、紙の資料は持っていかず、印刷できる準備だけしておいて現地で印刷する方法もあります。
衣類
衣類について、ジャケットのようにその都度洗濯する必要がなく、着まわせるものは一着で充分です。
逆に下着、靴下などはそれほどかさばりませんし、「突然の雨で濡れてしまった」「汗をかいてしまった」などのトラブルで変えることもあるので、余分に持って行った方が安全です。
カッターシャツなどは「吊るし」でクリーニングに出したものを出張に持っていくと型崩れしやすいので「たたみ」でクリーニングに出したものをストックしておき、出張に持っていくのがおすすめです。
その他
出張先でレンタカー移動する場合は運転免許証が必要になりますし、現地での急病や怪我で病院に行かなければならない場合に備えて健康保険証は持っていった方が無難でしょう。
もちろん、新幹線や飛行機のチケットをあらかじめ発券している場合は、忘れてしまうと出発できなくなるので、きちんと用意するようにしてください。
ちなみに、必要最小限の荷物で出張したい場合も、何かあったときのためにカバンの中には少し余裕を持たせた状態でパッキングした方が良いでしょう。
あると便利なものリスト
ここからは、あると便利で出張する人によっては持っておいた方が良いアイテムについて紹介します。
寝間着
大抵のビジネスホテルでは備え付けられていますが、リラックスして睡眠を取りたい場合は自分の寝間着を持参すると良いでしょう。
髭剃り
ホテルの髭剃りは安価であることが多いので、肌質が合わないとかぶれてたり、適当に髭を剃ると出血したりすることもあります。気になる人は髭剃りを持参しても良いのではないでしょうか。
ヘアアイロン
大抵のビジネスホテルではドライヤーは備え付けられていますが、ヘアアイロンはない可能性があります。朝きちんと寝癖を直したい、普段どおりに髪形をセットしたいという場合はドライヤーやヘアアイロンを持参した方が、より快適な出張ライフを送れるでしょう。
スリッパ
ホテルのスリッパは使い捨てのため、薄っぺらくて履き心地が悪く、足にフィットしない可能性があります。足回りが気になる人は持って行くことをおすすめします。
トイレタリー用品
特定のシャンプーやボディーソープでないと肌荒れする、洗顔料や歯磨き粉などにこだわりがあるという場合は自分の愛用している製品を持って行きましょう。
折り畳み傘
出張先で雨に濡れてしまうと勤務地とは違い、書類やスーツが濡れたときの対応が難しいです。急な雨に降られても対応できるよう、折り畳み傘を携帯しておくと便利です。
ファブリーズ
ジャケット、ズボン、靴などは基本的に一着、一足を出張時は着回しするので、出張が長期間に渡ったり、夏場などは匂いが気になったりするかもしれません。消臭対策としてファブリーズがあれば心強いでしょう。
モバイルバッテリー
出張中はいつでも充電できるとは限らないので、必要なタイミングでスマホやPCの充電が切れることも想定されます。充電が切れたときのために予備のモバイルバッテリーを持っていくと安心でしょう。
その他
その他、カバンの空きスペースを考えつつも、適宜持っていった方が便利なものがあります。
たとえば、コンタクトレンズを使用している人は、部屋でかけるメガネとコンタクトの洗浄液が欠かせません。
他にも、移動時間に手持ち無沙汰になる場合は本を持って行っても良いかもしれませんし、移動時間は寝ると決めているのならばアイマスクを持って行くのもおすすめです。
持ち物を工夫して快適な出張ライフを送ってください。
海外出張で必要な準備
続いて海外出張をする際に必要な準備について説明します。
パスポート・ビザ
もちろん海外出張の場合はパスポートが必要になります。パスポートは手続きから発行まで1週間程度かかるので注意してください。また、渡航先の国や渡航の期間などによっては大使館にビザの申請をしなければなりません。ビザの発行のルールは国ごとに違うので出張先のルールを確認してください。
海外で使えるWi-Fi
Wi-Fiも用意した方が良いでしょう。日本の携帯電話を海外で使用できる設定にすると、高額の利用料が発生しがちです。また渡航先によっては十分な通信環境が無い場合もあります。空港でもWi-Fi機器をレンタルできる店があることが多いので、出張先でのWi-Fi環境についても考慮しておきましょう。
薬
現地の食生活が体に合わなかったり、現地の環境に慣れなかったりして体調を壊してしまうこともしばしばあります。そのような場合に頭痛や腹痛の薬などは必要ですが、「現地では調達できない」「現地で調達した薬に少し不安を覚える」という場合もあります。
そのようなときのための簡単な薬は日本から持って行った方が安全です。もちろん処方されている薬は忘れずに持って行きましょう。
変換プラグ
日本では四角い金属が2枚突出している電源プラグが一般的ですが、海外では必ずしもその電源プラグを使用していない場合もあります。もちろん、電源プラグの規格が違うとコンセントが使えずに充電できません。
渡航先の国の規格に合わせた変換プラグを用意しておいた方が良いでしょう。いくつかの型を1台にまとめたマルチタイプが便利です。
世界150カ国以上対応の変換プラグ。コンパクトサイズで、収納的なジッパーポケットが付いているので、持ち運びに便利です。
海外出張の注意点
海外出張の際の注意点について2点、説明します。
英語は話せた方が良いの？
海外出張の際に、英語が話せた方が良いのかは場合によります。もちろん、喋れるに越したことはありませんが、現地の社員に通訳してもらったり、現地で通訳を雇ったりすれば意思疎通は可能です。よって、英語ができないからといって海外出張を恐れる必要はありません。
ただし、仕事以外でホテルで過ごしたり、ご飯を食べに行ったり、現地で移動するときに使う簡単な英語位は使えたほうがより快適に過ごせるでしょう。
スマホの設定を変更しておく
日本のスマホを海外に持っていって使用することも可能です。この仕組みをデータローミングと呼び、便利な機能ではありますが、うかつに使用してしまうと後で多額の利用料が請求される場合があります。海外に行く際は自動的にデータローミングが入らないよう、スマホの設定を確認しておく必要があります。
事前に準備をして出張を成功させよう！
出張のときの準備について説明してきました。直前になって慌てて出張の準備をしてしまうと、いろいろなアイテムを忘れがちです。出張を成功させるためにも、このリストを参考に、余裕を持った出張準備をしてください。
