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2016-12-23

上司へのメールの宛名は? 知っておきたい社内メールのマナー

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メールが当たり前のように使われている今日では、社内で上司に仕事の報告をするときにもメールが使われます。取引先へのメールを送るときにマナーがあるように、上司にメールを送るときにも気を付けなければならないことがあります。そのひとつが宛名です。上司へメールを送るときに、宛名の敬称について迷ったことはありませんか?ここでは、上司へメールを送る場合の宛名の正しい書き方を確認しておきましょう。

上司への社内メールでの敬称は何?

上司へのメールの宛名は、
①「名前」+「役職名」・・・中西営業部長
②「名前」+「様」・・・中西様
が一般的です。

また、下記のような宛名の書き方もよく見られます。どちらの書き方も正しいです。
①「役職名」+「名前」+「様」・・・営業部長中西様
②「名前」+「役職名」+「殿」・・・中西営業部長殿

営業部長中西様というように、「役職名」+「名前」+「様」というスタイルは、上司への宛名として失敗のない書き方と言えます。なぜ役職名の後に名前を入れるかと言うと、中西営業部長様と役職名に様を付けるとやや滑稽な印象になり、ビジネスメールでは相応しくありません。宛名で「様」を付けるのは、人の「名前」の後と覚えておきましょう。
「役職名」の後に敬称を付けるときは、「殿」を使います。ただし、昨今は「殿」を目上の人に使うことは失礼になるという考え方もありますので、冒頭の①のように、「殿」を付けずに「○○部長」で終わる方が無難と言えるでしょう。
補足ですが、小さな会社で、部長や課長を「~さん」と言っている場合は、メールでも、「~さん」または「~様」が使われています。社内の風習に従い、その辺りは適宜応変で良いでしょう。「郷に入れば郷に従え」という言葉があるように、業界や会社の風土に合わせて使い分けることも大切です。

複数の人に送る場合の「各位」は上司にも使える?

複数の上司にメールを送る場合もあるでしょう。人数が2~3名でしたら、連名で出しても良いですが、大人数となると連名というわけにはいきません。そのようなときには、「皆様方」という意味である「各位」が使えます。「営業部各位」とか「○○チーム各位」と記載します。
上司など目上の人に「各位」を使っても良いかと迷われるかもしれませんが、「各位」とは、大勢の人が対象ですが、一人一人への敬語ですから、上司に使っても失礼にはあたりません。もちろん、個人宛では、使えませんし、敬意が含まれている言葉とはいえ、お得意様など大事なお客様には使わないように注意しましょう。
ビジネスメールは、社外へのメールでも社内のメールでも、マナーについて何も知らずに、自己判断で送ってしまうと、社会人としての評価が下がってしまいます。特に宛名の敬称を間違えると、大変失礼です。ビジネスをスムーズに進めるためにも、コミュニケーションツールであるメールのマナーはしっかり身に付けておきましょう。

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