予算策定のポイントと方法 | 適切な予算管理を実現する経営管理手法とは

予算策定とは予算管理の一環。企業が継続的な成長を遂げるための利益目標を設定し、必要な経費、売上予算を策定するものです。ただ従来の方法では手間と時間がかかり、市場の変化にあわせたスピーディーな実行と見直しを実現するには課題があることも否定できません。そこで注目されているのがCPMツールです。
予算策定のポイントと方法 | 適切な予算管理を実現する経営管理手法とは

予算策定は予算管理の第一歩

予算策定とは、企業が計画的な成長を遂げるための利益目標を設定し、目標達成にどの程度の経費や売上が必要か、という「予算」を策定するものです。策定された予算は、実績と比較して管理する予算管理の第一歩であり、企業経営における重要な要素のひとつだといえるでしょう。

しかし、簡単に達成できてしまう予算では成長が望めず、非現実的な目標では予算自体が意味をなさなくなるなど、目標設定ひとつをとっても予算策定には困難がつきまといます。

適切な予算を策定するにはどのようなポイントに気を付けるべきなのでしょうか?予算策定の工程や課題を洗い出し、それを解決して適切な予算管理を実現するにはどうすべきかを解説します。

以下の記事では、予算管理の重要性についてより詳しく解説しています。

予算管理システムの重要性 | 方法と仕組み、課題解決のソリューションを解説 | 未来の予算編成・計画・予測分析
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予算策定の一般的な工程

企業の成長に欠かせない予算策定は、一般的にどのようなフローで決定されているのでしょうか。まずは年度末を基準とした時系列で簡単に流れを紹介しておきましょう。

  • 3か月前:次期経営方針・戦略の決定
  • 2か月半前:予算策定方針・スケジュールの立案
  • 2か月前〜1か月半前:各部署ごとの予算策定
  • 1か月前〜半月前:全社的な予算の調整
  • 10日前:経営層による承認

営業部以外にも、経理部などを含めた複数部署の予算策定が必要であり、それを全社的な予算として調整するため、3か月程度かかるのが一般的だといわれています。

それでは「各部署ごとの予算策定」「全社的な予算の調整」に当てはまる、具体的な工程を解説しましょう。

1.目標となる「利益予算」を策定

まずは利益予算を決定します。設定する目標額は、努力すれば実現可能な数値が望ましく、現実的でありながらもチャレンジングな数値にするとよいとされています。

2.人件費・減価償却費などの経費予算を策定

経理・人事部が中心となり、人件費・減価償却費・家賃・保険料などの経費予算を策定していきます。増員なども見越した人件費、新規設備投資などの減価償却費を明確にするとともに、現時点の固定費が妥当であるかなどを見直していく必要もあるでしょう。

3.目標利益・経費をもとに売上予算を策定

目標である利益予算・経費予算が明確になったところで、売上計上の発生する各営業部署へ利益予算が割り当てられます。各部署では、前期の予算や実績も鑑みながら、原価・販管費も考慮し、利益予算を達成するための売上予算を策定しなければなりません。

4.各部署の予算集計と全社的な調整

それぞれの部署で策定された利益・経費・売上予算を集計し、経営層の求める利益予算との差異を調整します。

経営層が定めた利益予算を各部署に割り振る「トップダウン」の場合、予算に差異が発生しにくい反面、現場のモチベーション維持が困難です。一方、現場の定めた予算を集計する「ボトムアップ」の場合、現場の意見が反映される反面、予算に大きな差異が発生しやすいといえるでしょう。自社の体系にあわせた調整が求められます。

予算策定4つのポイント

では、予算策定の際に気を付けておくべきポイントとはなんでしょうか。

(1)経営方針・戦略と予算の整合性をとる

予算策定は、経営方針・戦略を実行した結果の数値として落とし込む必要があります。

つまり、具体的な経営方針があり、それを実現するための戦略を実行した結果の予測として、予算策定が決定されるべきなのです。曖昧な計画では、予算を策定してもなにを実行すればいいのかわからなくなってしまうでしょう。

(2)具体的な実行計画と根拠を持つ

過去の実績による売上成長を見込んでいても、その根拠と具体的な実行計画がなければ、予算の達成は望めません。

進行中の案件や成長に向けた施策など、根拠と実行計画に裏打ちされた予算策定が必要であり、その精度を各部署ごとに高めていかなければなりません。

(3)経費予算に誤りがないか注意する

売上予算に必要な販管費などは、各部署ごとに策定される場合が多いでしょう。

しかし、複数の部署でプロジェクトが実行されるケースでは、こうした販管費が二重で計上される、また漏れが起こるなどが珍しくありません。最終的な集計時はもちろん、各部署で販管費を策定する際には注意が必要です。

(4)必要な資金の調達時期を確認する

策定した予算を実行に移すためには資金源の確認も必要です。予算に含まれている販管費や固定費が自社資金で調達可能なのかを確認して、借入などが必要な場合は、その時期を確認し計画的に資金調達できるようにしておかなければなりません。

従来の予算策定方法が持つ課題

企業経営の重要な要素である予算策定は、複数の事業部を持つ大企業はもちろん、中小企業であっても容易なものではありません。それは、従来の予算策定方法が持つ課題に起因しています。

Excelでの管理に手間がかかる

多くの企業では、予算策定にあたってExcelなどの表計算ソフトでフォーマットを作成し、各部署で記入された予算を集計するという形を取っていると想定されます。

しかしExcelでは簡単に行や列、関数を追加できるため、各部署の都合でフォーマットが変更されてしまうことが多く、結果的に多くのデータの見直しが発生します。さらに集計時に多くの時間と手間がかかるだけでなく、データの整合性も確保しにくい面もあります。

予算策定までに時間がかかる

上述したように、一般的な予算策定では約3か月というスケジュールが組まれます。これは、Excelを利用した煩雑な予算策定・集計のほかにも、過去実績の分析などに膨大な時間を要していることも一因だと考えられます。

スピーディーなPDCA実行が難しい

市場環境の変化が激しい現代では、高速なPDCAサイクルでの実行計画改善が望まれます。しかし、予算策定に3か月を要するなかで、仮に四半期ごとに予算を見直そうとしても難しいでしょう。迅速な経営判断の妨げとなる可能性があります。

予算策定を効率化するCPMツール

こうした課題を解決し、スピーディーで正確な予算策定と、適切な予算管理を実現するのがCPM(Corporate Performance Management)ツールです。

BIツール、データアナリティクスを統合した、オールインワンCPMツール「BOARD Software」を例に、課題を解決できる理由を解説してみましょう。

一元管理でデータの整合性を確保できる

CPMツールではあらゆるデータが関連付けされ、ひとつのデータベースで一元管理されるため、データの二重入力やズレなどが発生しません。全社共通のフォーマットを活用するためデータの整合性も担保されるうえ、手作業による集計も不要となります。

正確さを保ったまま予算策定にかかる時間を大幅に短縮できるのです。

シミュレーションによる予算策定が可能

利益・経費・売上予算をオールインワンで管理可能なBOARD Softwareでは、無制限のシナリオ機能によるシミュレーションで、精度の高い収益計算が可能です。

各部署の売上予算策定時に根拠や計画をシミュレーションすることで、より現実的な予算策定が実現できます。

リアルタイムでモニタリングできる

策定された予算と実績の比較をリアルタイムでモニタリングできるのも魅力。日々アップデートされるデータが関連項目に瞬時に反映されるため、その変化をすぐに把握できます。

リアルタイムでの予算管理が実現し、変化に対する素早い経営判断ができるのです。

おすすめの多機能CPMツール

BOARD Software

必要なデータを瞬時に提供するBI、CPM、データアナリティクスを備えた、オールインワンの意思決定プラットフォームが「BOARD Software」です。

BOARD Softwareは、BIおよびEPMを、プログラミング不要な単一の統合プラットフォームに迅速に展開できるソリューションであり、世界中の3,000社を超える企業が活用しています。

従来のBIまたはEPM・CPMに比べ、展開の時間とコストはわずかです。また、BOARDプラットフォームは組織の情報をを正確かつ完全な形で一つの情報として提供します。このプラットフォームは、企業のビジネスプロセスと完全に統合され、戦略的なものから運用の詳細にいたるまで、パフォーマンスレベルの計画および監視を一元的に提供します。

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迅速な予算策定で適切な意思決定を

企業が継続的な成長を遂げるには、適切な予算管理を行い、スピーディーにPDCAサイクルを回し、常に戦略を改善して施策を実行していかなければなりません。その予算管理の基準であり、第一歩となるのが予算策定です。

予算策定には3か月程度かかるのが一般的とされています。ここには手作業による手間や、部署間のデータ共有がうまくいかないために生じる無駄な時間なども含まれ、ともすると迅速な意思決定の妨げになりかねません。

こうした課題を解決するために、BOARD SoftwareのようなCPMツールを利用する企業が増えています。めまぐるしく変化する市場にあわせるためにも、まずは予算策定・管理から見直すとよいかもしれません。