CTCが行う働き方改革ーーツール編

今回は働き方改革を推進するために欠かせないツールについてご紹介します。
CTCが行う働き方改革ーーツール編

前回は、弊社 CTC(伊藤忠テクノソリューションズ) での働き方改革の取り組みと効果を紹介させていただきました。

CTCが行う働き方改革ーールール編 | 大企業の働き方改革コラム
各社で様々な働き方改革が進められています。今回は弊社 CTC(伊藤忠テクノソリューションズ) での働き方改革の取り...

しかし、働き方改革を推進するためには "深夜残業禁止" などのルールだけでは実現できません。今回は、 弊社 CTC で導入している働き方改革に寄与するツールについてご紹介いたします。

【ビデオ会議】Tocaro 、 Zoom

CTC ではビデオ会議ができるツールが複数あります。利用シーンや、ビデオ会議の相手によって使い分けをしています。

さて、ビデオ会議システムはどんな利用シーンがあるでしょうか?遠方にいる方との打ち合わせ?もちろん正解です。しかし、それだけで使っているのであれば、もったいないです。多機能なビデオ会議ツールは、いろいろな利用シーンがあります。

急いで伝えたい!でも、ちょっと複雑で電話やメールだけで伝わるかな。。。

緊急事態が発生して、パートナーに協力を仰ぎたい。でも内容が複雑で、電話やメールじゃ伝わらないかもしれない、、、自分も対応をする必要があるので、直接会って打ち合わせをするほどの時間的余裕もない!

そんなときは、ビデオ通話の出番です!

ビデオ会議なら、相手の顔を見ながら話をすることができるので、緊急度合いも相手に伝わるでしょう。また、画面共有やファイル共有の機能も備えているので、詳細な説明もしやすいです。

会議をしたい!でも、会議室が埋まっていて会議ができない。。。

自分たちが打ち合わせをやりたいときって、なぜか他の部署・プロジェクトも打ち合わせをしたいようです。どうしても会議室を使いたいときに限って会議室が使えません。

そんなときも、ビデオ通話の出番です!

ビデオ会議なら、各自の席からビデオ会議に参加すればOKです。自分の席から会議に参加できれば、『あ、あの資料を持ってくるの忘れた!!』なんてことも発生しません。また、録音機能があるビデオ会議ツールなら、会議のあとで議事録を作る必要もないので効率的です。

【クラウドストレージ】Box

企業向けクラウドストレージ「Box」は、なぜ多くの企業に選ばれるのか? | 大企業の働き方改革コラム
いつでも、どこでも、アクセスできる便利なサービスといえば、クラウドストレージ!かつては個人利用が主でしたが、企業利...

Box はセキュアなクラウドストレージのサービスです。セキュアな Box は私たちのビジネスをどのようにサポートしてくれるのでしょうか。

共有リンクがあるから、安心してファイルの受け渡しができる

メールに添付ファイルをして送ったら、あて先が誤っていてセキュリティ事故になってしまった!という話は聞いたことがありますよね。どんなに注意をしていても、ひとが作業をする限りはミスをゼロにすることは難しいです。

そういうときはツールの力を借りましょう。

Box でファイルを受け渡しするときは共有リンクを利用します。共有リンクはアクセスできるユーザーを限定することができます。万が一、共有リンクを誤ったあて先に送ったとしても、ファイルにはアクセスできないのでセキュリティ事故を防ぎます。

スマホやPCを紛失しても、大事なビジネスデータはしっかり守る

日本人のスマートフォン所有者のうちおよそ 5% がスマートフォンを紛失した経験があるそうです。5% というと『20人に1人』ということですので、どの企業であっても十分に起こり得る問題です。

Box のスマートフォンアプリは、パスコードロック・ファイルダウンロード禁止など、多くのセキュリティ機能があります。これらの機能があるので、万が一のスマートフォン紛失にも対応することができます。

【ビジネスチャット】Tocaro

情報・ナレッジ共有が活性化したことで、社員の“興味”や“志向”が見えてきた | 大企業の働き方改革コラム
ナレッジ共有が活性化したことで、お客さまへの提案の幅が広がったという伊藤忠インタラクティブの導入事例を紹介します。

ビジネスにおいて、チャットコミュニケーションの重要性は高まりつつあります。部署やプロジェクト単位でチャットグループを作って複数人でコミュニケーション、という使い方以外にも活用方法があります。

ひとりグループを作って備忘録やメモ帳代わりに

自分だけが所属しているひとりグループを作ります。このひとりグループは自分のためだけのグループです。

  • 作成途中の資料をアップロードして、あとで続きからできるようにしておく
  • メモをキーワードと一緒に投稿して、あとで検索できるようにしておく
  • 長文のメッセージを送る前に下書きする

などさまざまな使い方ができます。

連携機能を利用して、メールやニュースなど多くの情報をグループに集約

Tocaro では Webhook やメール連携などの他サービスと連携をするための機能が揃っています。
これらを活用すると、さまざまな情報を自動で Tocaro 上のグループに集めることができます。

ツールを組み合わせてエコシステムに

前回ご紹介した制度と、今回ご紹介したツール、この両輪が働き方改革の推進力となります。そしてビジネスチャット Tocaro のところで少しご紹介しましたが、ツール同士の連携も非常に重要です。

働き方改革に必要なツールを選定するときは、ツール単体ではなく、連携してエコシステムとすれば、より強力に働き方改革が進むのではないでしょうか。