クラウド電話とは | ビジネスフォンとの違い・導入メリットを解説

クラウド電話とは、ビジネスフォンの主装置であるPBXをクラウド環境で提供して内線通話や保留転送など実現します。しかし、インターネットを利用するクラウド電話の機能はそれにとどまりません。ビジネスホンとの違いや導入メリットを解説します。
クラウド電話とは | ビジネスフォンとの違い・導入メリットを解説


クラウド電話とビジネスフォンの違い

企業の業務に欠かせない存在であるビジネスフォン(ビジネスホン)は、端末となる電話機とそれを制御する主装置=PBXの組み合わせで構成されています。クラウド電話は、このPBX機能をクラウド環境で提供するものであることから、「クラウドPBX」ともいわれています。

両者の違いは、PBXがどこに存在するのかという点にあるものの、提供される機能は基本的に同じであり、クラウド電話はビジネスフォンの機能をすべて兼ね備えているといえるでしょう。しかし、両者の違いは本当にそれだけなのでしょうか。

この記事では、クラウド電話がどのような機能を持ち、従来のビジネスフォンとどのように違うのかを解説し、導入によってどのようなメリットが得られるのかを、おすすめのサービスとともに紹介していきます。

ビジネスフォンとは

クラウド電話を含めた広義の意味でのビジネスフォンは、業務効率化のため、企業や組織内部での円滑な電話連絡を実現すべく登場したといえます。このため、家庭用と同様の電話回線を利用していても、ビジネスフォンは一般電話では実現できない機能を持っているのです。

では、ビジネスフォンはどのような仕組みを持ち、一般電話とどのような違いがあるのでしょうか。

ビジネスフォンはPBXと専用電話機の組み合わせ

ビジネスフォンとは、複数の外線・内線を共有して制御し、複数電話機での着信・発信・内線・転送などを可能にするシステムです。この機能を司るのが「主装置=PBX」となり、端末である電話機と組み合わせたネットワークを構築します。

従来型のビジネスフォンではPBXがハードウェアで提供されており、オフィス内に設置する必要がありました。PBXには外部電話回線のほか、専用電話機が接続される形になります。

それでは、こうしたビジネスフォンの仕組みや機能はなぜ必要とされたのでしょうか。

ビジネスフォンが必要になる理由

ビジネスフォンと異なり、一般電話では電話回線と電話機の接続は1対1の関係になります。つまり、着信もしくは発信中は電話回線が占有されることになり、たとえ子機が複数台あっても発着信ができません。

これを回避すべく複数の電話回線と電話機を導入しても、それぞれの電話機同士をつなぐ内線用回線は構築できず、組織内での連絡にも通話料が発生することになってしまいます。これではコストがかさむだけでなく、組織内の円滑なコミュニケーションのさまたげとなり、ビジネスチャンスも逃してしまうでしょう。

ビジネスフォンでできる3つのこと

こうした一般電話を業務で利用する際の問題点を解決し、効率化を目指したものがビジネスフォンであり、以下の3つの機能が提供されます。

(1)内線通話

PBXに接続された電話機間で内線ネットワークが構築されるため、自在な内線通話が可能となります。

それぞれの電話機の内線接続はPBXによって制御され、オフィス内での限定されたネットワーク通信となるため、通話料も発生しません。部署ごとにオフィスが分離されている、フロアが異なるなどのケースで有効なだけでなく、外線発着信中でもほかの電話機同士で内線通話が可能です。

(2)複数回線の制御

家庭用を含む一般電話では電話回線と電話機が1対1の関係となるため、複数の電話回線があっても特定の番号に対応する電話機でしか応答できません。

ビジネスフォンの場合は、PBXが複数電話回線と内線の両者を制御するため、内線ネットワーク内にあるすべての電話機で外線への応答が可能になります。もちろん、外線発着信中でも空いている電話回線があれば、ほかのどの電話機からでも外線を利用できます。

また、複数電話回線をまとめて扱う「代表ダイヤルイン」サービスを利用することで、代表番号へ同時にかかってきた複数の電話への応答が可能となり、電話対応のリスクを軽減できるでしょう。

(3)保留転送

ビジネスフォンでは、着信した外線を一時的に保留する、保留した外線を内線ネットワーク内にある特定の電話機に転送する、などが可能です。

保留された外線はネットワーク内のどの電話機でも応答できるため、内線を併用して担当者へ着信を知らせるなどができます。また転送機能を利用し、特定の電話機に強制的に外線をまわすのも可能であり、大規模な企業などで利用されています。

これらの機能を持つビジネスフォンの導入は、一般電話を複数回線設置する場合と比べ、コスト削減と業務効率化を実現できるのです。

クラウド電話とビジネスフォンが異なる4つのポイント

ビジネスフォンで実現するこのような機能を、クラウド環境で提供するものが「クラウド電話」です。しかしクラウド電話は、従来のビジネスフォンでは実現できない機能も持ち合わせているのです。

(1)さまざまな端末を利用可能

従来のビジネスフォンでは、オフィス内にあるPBXに外部電話回線を接続したうえで、端末となる電話機を電話線で接続し、内線ネットワークを構築する必要がありました。

これに対するクラウド電話では、クラウド環境にあるPBXがIP電話網と接続されており、オフィス内の端末とはインターネット経由で接続されることになります。

このため、オフィス内の内線ネットワークは「TCP/IPネットワーク」となり、IP電話などの端末以外にもスマートフォン、PC、カメラ、Web会議システムなど、さまざまな端末が利用可能となります。

高価なビジネスフォン端末を導入する必要がなく、スマートフォンやPCが端末となるため、少人数の事務所開設などにも最適であり、スモールスタートからの拡張も自在です。

(2)スマートフォンでの代表番号着信・発信

インターネット経由で端末と接続するクラウド電話では、4GやLTEでインターネット接続されたスマートフォンの内線化が可能です。つまりインターネット環境に接続できさえすれば、外出中であってもスマートフォンを内線として使用可能であり、通話料もかかりません。

さらに、スマートフォンでの代表番号着発信が可能となるため、オフィスを留守にしがちな企業や少人数企業、個人事業主でもビジネスチャンスを逃しません。

(3)ロケーションフリー

インターネット環境さえあれば利用可能なクラウド電話は、オフィスの移転などが容易であり、電話番号を変更する必要もありません。ハードウェアの購入や回線関連工事なども必要ないため、移転コストも抑えられます。

また、国内の遠隔拠点はもちろん、世界中に展開する海外拠点であっても、インターネット接続さえ可能ならすべてを内線化可能です。

(4)UC機能で円滑なコミュニケーションを実現

さまざまな端末が利用可能なクラウド電話は、ITとの親和性が非常に高いのが特徴です。

なかでも、電話やメール、チャット、SNS、Web会議などのコミュニケーションツールを統合し、必要に応じて使い分けるUnifiedCommunication(ユニファイドコミュニケーション) = UC機能は、クラウド電話の特徴でもあり、円滑なコミュニケーションで飛躍的な業務効率化を実現します。

クラウド電話導入のメリットとは

このように、従来のビジネスフォンの機能を網羅しつつ、柔軟な運用が可能になるクラウド電話は、ビジネスにどのようなメリットをもたらすのでしょうか。

海外拠点展開・テレワークに柔軟に対応

従来のビジネスフォンでは、PBXに接続されるオフィス内端末のみが内線化されており、外線を経由する必要のある拠点間通信では通話料が発生していました。

クラウド電話では、PBXと端末の接続がインターネット経由で行われるため、国内拠点・海外拠点はもちろん、テレワークなどで活用されるスマートフォンも内線化できます。それぞれの拠点間連絡にも通話料は発生せず、コスト削減効果と同時に、大きな柔軟性が得られるメリットがあります。

素早い事業展開に対応

ハードウェアが必要なPBXだと、レイアウト変更などに伴う設定変更、回線増設などに専門知識が必要であり、工事費が発生すると同時に臨機応変な対応が難しい一面がありました。

クラウド電話の場合、ユーザー自身でブラウザの管理画面を使い、必要に応じた柔軟な設定変更が可能です。また、スタッフ増員などによる回線増設も、ベンダーに回線の追加依頼を行うだけの容易さで、最短1日などでサービスが開始されます。

こうした柔軟性やスケーラビリティの高さは、事業スタイルや組織改編などが頻繁に起こりうる現代の企業にマッチしているといえるでしょう。初期投資を抑えられるというコストメリットも含め、素早い事業展開に対応できるのです。

多様なワークスタイルを実現

UC機能によって電話やメール、チャット、Web会議などのツールが統合されたクラウド電話は、在席確認のできるプレゼンス機能とあわせ、相手の状況に応じた適切なツールの使い分けが可能です。

UC機能がもたらす効率的かつ円滑なコミュニケーションは、各スタッフの勤務場所や時間を問わず有効であり、結果的に多様な価値観にもとづいた多様な働き方に対応できるのです。

おすすめの多機能クラウド電話サービス

以下では、クラウド電話の持つさまざまなメリットと機能を網羅し、ビジネスフォン以上の価値をもたらす、おすすめのサービスを紹介します。

TramPBX Cloud

  • あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
  • 働き方改革を実現するクラウドPBX
  • 高い信頼性と安定性

TramPBX Cloudは、外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、UnifiedCommnication = UC機能を網羅したクラウドPBXです。

AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリーというクラウドPBXならではの特性のほか、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC機能も網羅。シンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

料金
TELuser(電話機のみ) 1,500円 月額/ユーザー
UCuser(電話機、PC、スマートデバイス) 2,500円 月額/ユーザー
システム設定費用 15,000円

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
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あらゆる企業規模に対応するクラウド電話

ハードウェアで提供されていた従来のPBXは、接続できる外線数、端末数が物理的に決められており、将来的な回線増設も視野に入れた機器選定が必要でした。また、内線数が多くなる大規模企業では、必然的にハードウェアの価格・工事費などが膨らみがちです。

クラウド電話では、ハードウェア購入や工事費は不要であり、必要なときに必要な回線のみを利用できます。こうした柔軟性やスケーラビリティは、規模を問わず、あらゆる企業に対応可能なものであり、従来のビジネスフォンではなし得なかった新たな付加価値をももたらすといえるでしょう。

ビジネスフォンの新規導入やリプレースを検討中の方は、クラウド電話の導入も検討してみてはいかがでしょうか。