クラウド型ビジネスフォンとは | 導入事例に学ぶ業務効率化の推進方法

クラウド型ビジネスフォンの導入事例からみえる、そのメリットとは?スマートフォンの内線化も可能なクラウドPBX(主装置)の導入により、企業の電話機能を効率化してコストを削減できる仕組みを、事例をみながら解説していきます。
クラウド型ビジネスフォンとは | 導入事例に学ぶ業務効率化の推進方法


クラウド型ビジネスフォンとは

複数の電話機で外線と内線を共有し、外線・内線通話、保留・転送を行うビジネスフォンの機能は、電話機と組み合わせて使われる主装置 = PBXが制御しています。従来のPBXはハードウェアの形で提供され、オフィス内に設置して電話機と接続することでビジネスフォンの機能を提供していました。

このPBX機能をクラウド環境に構築し、サービスとして提供するものが「クラウド型ビジネスフォン」であり、そのメリットから多くの企業に注目されています。

それでは、PBXがクラウド環境にあるクラウド型ビジネスフォンは、企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。その概要を、活用事例を交えながら解説していきます。

TCP/IPネットワークを活用

IP電話では、アナログである音声信号をパケットに変換し、デジタルデータの形でネットワーク伝送する「VoIP」テクノロジーが使われています。クラウド型ビジネスフォンは、この音声パケットが伝送されるTCP/IPネットワークを活用し、クラウド環境で電話交換機の役割を果たしています。

このため、インターネットに接続できる環境さえあれば、場所を問わず電話の着信・発信が可能となり、IP電話やPCのソフトフォン、スマートフォンなど、さまざまな端末でビジネスフォン機能が利用できるのです。

ITと親和性の高いクラウド型ビジネスフォン

クラウド型ビジネスフォンは「クラウドPBX」とも呼ばれ、実際には電話交換機能を持ったクラウド環境のネットワークサーバーだといえます。オフィス内でIP電話を利用する際、ルーターからLANで接続するのはこのためです。

もちろん、同じLANネットワークにPCも接続でき、デジタルデータを扱うことになるため、ITツールとの親和性も高いのが特徴といえるでしょう。たとえば、着信の担当者を自動振り分けするIVR機能や、通話録音機能はもちろん、CRMとの連携なども可能です。

クラウド型ビジネスフォン7つのメリット

さまざまな端末が利用可能、IT機器との親和性が高いという特徴のあるクラウド型ビジネスフォン。これを導入することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。7つのポイントを説明します。

(1)ハードウェア導入の必要がない

従来のビジネスフォンは、高価なPBX(主装置)や専用の電話機を購入する必要があり、導入に際して大きな費用が発生していました。

クラウド型ビジネスフォンは、PBXがクラウドサービスで提供されるためハードウェアとしてのPBXを購入する必要がなく、初期投資を大幅に抑えられるメリットがあります。またスマートフォンやPCソフトフォンを内線化できるため、電話機も必須でなくなります。

スマートフォンの内線化により、場所を問わずに代表番号からの着信を受けられるほか、手元のスマートフォンで代表番号からの発信が可能になるのもメリットであり、オフィスが無人になりがちな企業にも最適でしょう。

(2)メンテナンスが必要ない

ハードウェアであるPBXの扱いには専門知識が必要なため、従来のビジネスフォンでは導入時の設置工事が必要となり、メンテナンスについてもメーカーと保守契約を結ぶ場合がほとんどでした。

クラウド型ビジネスフォンでは、ベンダー側がハードウェアの保守を行うため、メンテナンスを気にする必要がなく、導入時の工事も最小限で済みます。ベンダーは保守のほかにアップデートも行うため、常に最新の機能を利用できるのもメリットでしょう。

端末の設定変更などもユーザー自身で行えるため、ベンダーに作業を依頼する必要もありません。

(3)拡張性・柔軟性に富んだ運用が可能

クラウド型ビジネスフォンは、インターネット環境に接続できれば場所を問わず利用できるため、ロケーションフリーを実現しています。さらにオフィス移転時の電話番号変更は必要なく、レイアウト変更にもスピーディーに対応できるなど、柔軟性に富んだ運用が可能です。

また、スタッフ増員に伴う回線追加や機能追加時にも、特別な工事は必要ありません。企業の成長や事業拡張にあわせ、柔軟性に富んだ運用が可能となる点は大きなメリットです。

(4)スピーディーに利用開始可能

SaaSであるクラウド型ビジネスフォンは、最短1日などでスピーディーにサービス利用を開始できます。仮設事務所やサテライトオフィスの設置、スタートアップ設立など、あらゆるケースで柔軟に対応可能な点は大きなメリットでしょう。

インターネット回線が整備されていれば工事の必要もなく、新たに回線を引く場合も、有線/無線LAN環境を構築するだけと手軽です。

(5)資産管理の必要がない

システムとして購入する従来のビジネスフォンは、資産として管理する必要があり、固定資産税や減価償却を考慮しなければなりませんでした。

毎月のサービス料金を支払うクラウド型ビジネスフォンは、そのすべてを経費として計上できるため、資産管理の必要がありません。

(6)ITと親和性が高く業務効率化を実現

音声信号をパケットに変換し、デジタルデータとして扱うクラウド型ビジネスフォンは、ITツールとの親和性が高いのが特徴です。

サポートやコールセンターなどでは、これを活用した通話録音機能で重要事項を記録する、IVR機能で適切な担当者に着信を割り振る、CRM機能と連携して顧客情報を確認する、といったことが可能となり、業務効率化と素早い顧客対応が実現します。

(7)高度で円滑なコミュニケーションを可能に

クラウド型ビジネスフォンは、その柔軟性の高さからメール、チャット、Web会議、プレゼンスなどの各種追加機能を利用できます。これに場所を問わない電話の着発信を組み合わせ、高度で円滑なコミュニケーションが可能となります。

状況に応じてスピーディーな意思疎通ができるため、業務における意思決定も迅速化でき、多様な働き方を推進できるという点は大きなメリットといえるでしょう。

UC機能の活用事例

クラウド型ビジネスフォンが注目されている理由には、高い柔軟性や拡張性に加えて、UC機能による、ビジネスフォンの範疇を超えた高いコミュニケーション能力を有する点があります。

クラウド型ビジネスフォンを提供するトラムシステムのサービスを導入した企業の事例から、UC機能の活用例を紹介しましょう。

UC機能とは

UnifiedCommunicationの略称であるUC機能とは、従来異なるコミュニケーションツールだった電話、メール、チャット、Web会議、プレゼンスを統合し、クラウド型ビジネスフォンに融合させたものです。

ユニファイドは「統合する」という意味を持つほかに「唯一化する」というニュアンスを持ち、単にツールを寄せ集めただけではない融合により、より高度なコミュニケーションを実現するものです。

クラウド型ビジネスフォンのUC機能は、固定されがちな働き方を解放し、フリーアドレスやテレワークなどの多様なワークスタイルを推進するものだといえるでしょう。

導入事例:ピットクルー

会社名:ピットクルー業種:インターネット
事業内容:インターネットコンテンツのモニタリングおよび運営全般

導入にいたった理由

オフィスのレイアウト変更が頻繁に行われ、新たな拠点設立も控えていた同社では、手間のかかる配線作業、ビジネスフォン導入費用の発生という課題を持っていました。老朽化していた既存ビジネスフォンのリプレースにあたり、トラムシステムの「TramPBX Cloud」の導入を決定しました。

テレワークへの取り組みを後押し

出向社員が多く、勤務先の統一が困難だった同社では、コミュニケーションツールとしてのクラウドPBXに着目。アクセスログが取れるノートPCを貸し出し、VPNを利用したインターネット経由で社内との連携を開始しました。これによってテレワークの推進が進み、求人もしやすくなったそうです。

通信料金削減の事例

クラウド型ビジネスフォンは、さまざまなメリットで業務効率化、コミュニケーションの推進を実現しています。その反面、通信料金は契約する回線によって左右されるのが現状です。

しかし、サービスベンダーによっては、独自の手法で業務に最適な通信料金削減を提案できる場合もあります。UC機能の事例と同様に、トラムシステムのサービスを導入した企業の事例を紹介しましょう。

導入事例:名古屋マリーン

会社名:名古屋マリーン業種:保険業
事業内容:保険代理店

導入にいたった理由

事務所開設を間近に控えた名古屋マリーンは、フリーダイヤルの手配も同時に依頼できるビジネスフォンベンダーを探していた。フリーダイヤル手配の目的がテレアポであることを伝えると、トラムシステムが最適な提案をしてくれたため、導入を決定したといいます。

通信料削減の提案

通常のフリーダイヤルでは通話料が8円/3分程度。ほとんどの通話時間が1分未満であるテレアポでは、効率がよくありませんでした。トラムシステムの提案は4.5円/90秒で、業務内容を見極めた適切な提案でした。結果的に通信料金を6割程度まで削減できる見込みだそうです。

おすすめの多機能クラウドPBXサービス

以下では、トラムシステムが提供するおすすめクラウド型ビジネスフォンサービスを取り上げます。クラウドPBXのメリットをすべて兼ね備え、通信料削減にも独自のノウハウを持つ、おすすめのサービスを紹介しましょう。

TramPBX Cloud


- あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
- 働き方改革を実現するクラウドPBX
- 高い信頼性と安定性と音声品質

TramPBX Cloudは、外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、UnifiedCommnication = UC機能を網羅したクラウドPBXです。

AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリーというクラウドPBXならではの特性のほか、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC機能も網羅。シンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

料金
TELuser(電話機のみ) 1,500円 月額/ユーザー
UCuser(電話機、PC、スマートデバイス) 2,500円 月額/ユーザー
システム設定費用 15,000円

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
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業務を進化させるクラウド型ビジネスフォン

ハードウェア導入の必要がなく、初期費用も抑えられるクラウド型ビジネスフォンは、コスト削減と投資のあり方を変えるだけでなく、その柔軟性と拡張性で業務の効率化を果たし、あらゆる業種の業務を進化させます。

なかでも、従来のツールを統合・融合するUC機能は、高度で円滑なコミュニケーションツールとしてクラウド型ビジネスフォンを昇華させ、働き方にまで変革をもたらすのです。

変化の激しい時代で勝ち残るためにも、クラウド型ビジネスフォン導入を検討してみてはいかがでしょうか。