オフィス電話の最適解 | ビジネスに必須の機能を持つソリューションとは

オフィス電話とは、複数の電話機で電話を共有・制御し、企業の電話連絡を効率化するものであり、ビジネスフォンとも呼ばれます。一般電話と異なり主装置=PBXを必要とするオフィス電話に最適なソリューションとは?概要や機能、導入の手順とともに解説します。
オフィス電話の最適解 | ビジネスに必須の機能を持つソリューションとは


オフィス電話は一般電話となにが違うのか

家庭用の一般電話では、電話回線と電話機が基本的に1対1の関係となり、通話中は着信も発信もできません。これでは、複数の顧客からの着信を受けると同時に、発信も行いたいオフィスの電話として使いにくいでしょう。

かといって、在籍スタッフすべてに電話回線と電話機を用意するのはコスト的にムダが多く、効率的ではないうえに、別のスタッフあての着信の場合は、該当スタッフを自席まで呼んでこなければなりません。オフィス電話には、こうした組織内の電話連絡をスムーズにする機能が求められるのです。

この記事では、オフィス電話にはどのような種類があり、どのような機能が求められているのか、導入の手順とともに解説し、最適なオフィス電話ソリューションを紹介していきます。

オフィス電話はなにができるのか

上述したように、オフィス電話に求められる基本機能は、効率的な電話の管理です。つまり、複数電話回線を複数の電話機で共有して着信と発信を行い、発着信中以外の電話機同士は、内線で連絡が取り合えなければなりません。

オフィス電話にできることはまさにこれであり、複数の電話機で外線を共有しての発着信・保留・転送、内線同士の通話を可能にするのです。

オフィス電話の機能を実現する仕組み

この基本機能を実現するため、オフィス電話は、複数台の電話機で構築された内線ネットワークを持ち、それが複数の電話回線を共有する仕組みになっています。オフィス電話が電話機だけで動作しないのはこのためであり、複数台の電話機と電話回線を制御するための電話交換機、いわゆる「主装置 = PBX」が必要になります。

一般的にビジネスフォンといわれるものは、オフィス内にこのPBXというハードウェアを設置して電話回線に接続し、さらに各電話機と電話線で物理的に接続されています。

以下の記事では、オフィス電話のPBXについてより詳しく解説しています。

ビジネスフォンの主装置とは | 役割・仕組み・クラウドPBXとの違い・選び方を解説 | TRAMSYSTEM
ビジネスフォンの主装置は、外線・内線を端末となる電話機で共有するため、電話交換機としてシステムを制御するものであり...

オフィス電話の種類と求められる機能

組織内の電話連絡を効率化するため、オフィス電話に主装置が必要なことは上述したとおりです。この主装置のあり方によって、オフィス電話は3種類に分類できます。

それぞれがどのように違うのか。また、基本機能以外に、オフィス電話にどのような機能が求められるのかを解説します。

3種類のオフィス電話

アナログの電話回線、メタル回線のADSL、インターネットやひかり電話など、通信インフラの進化に応じて、オフィス電話の主装置も進化しています。大きく3種類のオフィス電話が存在するのはこのためです。

アナログビジネスフォン

レガシータイプともいわれる、従来からあるオフィス電話がアナログビジネスフォンです。アナログの電話回線やADSLなどの電話網を主装置と接続し、電話機同士は電話線を用いて主装置と接続されます。

選択した主装置に対応する専用電話機が必要となり、設置工事にも専門知識が必要なため、導入へのハードルは低くはないといえるでしょう。基本的に電話機能のみに限定され、導入費用も高額になる傾向があります。

IP-PBX

IP-PBXは、IPネットワークとの接続を前提とした主装置で構成されるビジネスフォンです。従来の電話網が接続可能なタイプもあり、内線ネットワークをLANで構築するのが特徴といえるでしょう。

このためIP電話機やPC、スマートフォンなどさまざまな端末を利用でき、IT機器と親和性が高いのが、従来のビジネスフォンとの大きな違いです。ネットワークの知識があれば設置や設定は難しくはないものの、機器代金などの導入費用はより高額になる傾向があります。

クラウドPBX

IP-PBX機能をクラウド環境で提供するビジネスフォンサービスが「クラウドPBX」です。このため、従来必要とされたPBXハードウェアを必要とせず、端末との接続がインターネット経由になるのが特徴だといえます。

IP-PBXと同等以上の機能に加え、柔軟性・拡張性を持ち、月額利用料という形で導入費用を抑えられるのが、IP-PBXを含む従来ビジネスフォンとの大きな違いです。

オフィス電話に求められる機能

オフィス電話に必須の機能である外線・内線通話の共有、保留・転送はどの主装置でも可能です。しかし、近年ではより複雑な機能がオフィス電話に求められる傾向があります。このため現時点では、システムとして成熟しているIP-PBXが主流になっているといえるでしょう。

IP-PBXで実現する機能

IPネットワークと接続されるIP-PBXは、IT機器との高い親和性を生かした、さまざまな機能を持ちます。たとえば、発着信履歴や通話録音、電話帳登録、自動転送などの電話に関連する機能のみならず、セキュリティ機器との連動、ナンバーディスプレイとCRMとの連動、Web・電話会議などが挙げられます。

これは、PCやスマートフォンをはじめとした、さまざまな端末が活用できることを特徴としており、特にスマートフォンの内線化による業務効率化と通信費削減は、多くの企業に求められている機能だといえるでしょう。

オフィス電話の導入手順

オフィス電話になにを求めるか、どの程度の企業規模で何台の電話機が必要かなどによって、最適なソリューションは異なります。もちろん、想定する利用開始時期から逆算したスケジュールも考慮しなければなりません。

つまり、ハードウェアの設置・設定工事を伴うオフィス電話では、導入にかかる期間や手順も把握しておく必要があるのです。

オフィス電話導入の流れ

オフィス電話の導入は、大まかに以下のような流れで行われます。

  • 要件に応じたオフィス電話の決定
  • 回線の決定
  • 施工業者の決定
  • レイアウトの決定・現地調査
  • 工事日程調整
  • 工事完了・開通

新規にオフィスをオープンするのであれば、もちろんオープン前に開通させ、テストが完了している状態が望ましく、またオフィス電話を入れ替える場合はタイムラグが生じないようにしなければなりません。

運用開始までの余裕が必要

オフィス電話の工事には、回線工事のほかにもケーブル敷設、機器搬入・設定工事があり、日程調整を含めれば少なくとも1週間、規模によっては数か月を要するケースもあります。

また、基本機能以外にオフィス電話になにを求めるのかを明確にしておかないと、拡張性不足などでシステムを総入替することにもなりかねません。要件策定を含めた検討期間を含めれば、運用開始までに相当期間の余裕が必要になってくるでしょう。

オフィス電話に最適なソリューション「クラウドPBX」

初期費用や工事の手配など、ハードウェアが必要な従来型のビジネスフォンは、導入時に大きな負担を強いられるといえます。こうした問題を解決し、あらゆる規模のオフィスに最適化できるソリューションがクラウドPBXです。

初期費用を抑えたスピーディーな導入

ハードウェアを必要としないクラウドPBXは、インターネット回線さえあれば、端末を用意してLANネットワークを組むだけで準備が完了します。スマートフォンを端末にすればIP電話さえ必要ありません。

このため面倒な設置工事の必要がなく、サービス利用を申し込むだけでスピーディーに運用開始でき、大幅に初期費用を抑えられます。それでいてIP-PBXと同等以上の機能を持っており、運用上の問題も発生しないといえるでしょう。

柔軟性と拡張性

電話機の追加や外線増設などの拡張性が、主装置に依存する従来オフィス電話と異なり、クラウドPBXは、必要なときに必要なだけの拡張性が確保され、その手続きもサービスの変更を申し込むだけの手軽さです。

このため事業拡張などへも対応でき、移転の際にも工事が必要ない、電話番号の変更も必要ないなどの柔軟性も兼ね備えているのです。

UC機能で柔軟な働き方を推進

多くのクラウドPBXは、電話機能のほかにも、メール、チャット、Web会議、プレゼンスなどを統合したUC機能を備えています。これによって、スタッフ間の円滑なコミュニケーションが実現し、生産性の向上とともに場所や時間にとらわれない多様な働き方が可能になります。

以下の記事では、クラウドPBXのメリットについてより詳しく解説しています。

クラウドPBXのメリット・デメリット|柔軟な働き方を実現する機能と仕組み | TRAMSYSTEM
クラウドPBXのメリットは、ビジネスフォンを代替して電話管理を行い、企業の通話コストを削減することにあります。しか...

おすすめの多機能クラウドPBXサービス

以下では柔軟性と拡張性を兼ね備え、UC機能で柔軟な働き方改革を推進できるトラムシステムが提供するおすすめクラウドPBXサービスを紹介しましょう。

TramPBX Cloud


- あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
- 働き方改革を実現するクラウドPBX
- 高い信頼性と安定性と音声品質

TramPBX Cloudは、外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、UnifiedCommnication = UC機能を網羅したクラウドPBXです。

AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリーというクラウドPBXならではの特性のほか、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC機能も網羅。シンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

料金
TELuser(電話機のみ) 1,500円 月額/ユーザー
UCuser(電話機、PC、スマートデバイス) 2,500円 月額/ユーザー
システム設定費用 15,000円

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
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クラウドPBXでコア業務へ集中

従来型のアナログビジネスフォンは、オフィス内の電話連絡を効率的に行う目的で登場しました。

しかし、その効率化はオフィス内に限られており、外出中のスタッフへ取り次ぐ場合は用件をメモで残す、外線で携帯電話を呼び出すくらいしか方法がありませんでした。こうした状況は、連絡が取れなかった当事者はもちろん、電話を受けた当人にとってもストレスの貯まることだといえます。

スマートフォンを内線化できるクラウドPBXであれば、こうしたストレスを最小限にできるばかりか、豊富に用意されたUC機能でコミュニケーションをとることも可能。クラウドPBXを導入し、効果的でスピーディーなコミュニケーションを行い、ストレスなくコア業務へ集中してみてはいかがでしょうか。