社用携帯もスマホの時代 | 低コスト・低リスクで運用するソリューションとは

社用携帯としてスマホを支給する企業が増えています。スマートフォン採用の大きな要因は業務におけるセキュリティ対策です。こうした法人スマホ運用に存在するさまざまな課題を解決し、コスト削減するには?導入に最適なソリューションを解説します。
社用携帯もスマホの時代 | 低コスト・低リスクで運用するソリューションとは


社用携帯でスマホが必要とされる背景

社用携帯としてiPhoneをはじめとするスマートフォンを支給する企業が増えているといわれています。変化の激しい市場環境にスピーディーに対応し、効率的に業務を遂行していかねばならない流れが加速するなか、これはある意味当然の流れかもしれません。

しかしなぜ、わざわざ企業が支給する業務上の連絡手段がスマートフォンなのか、背景にはどのような要因があるのでしょうか。この記事では、社用スマホの現状やメリット・デメリットを解説し、デメリットを払拭するためのソリューションを紹介します。

iPhone 5sが転機となったスマホの圧倒的普及

企業が対応せざるを得ない市場環境の変化は、スマートフォンの普及やインターネットの発達によって、情報化社会が進んだことが大きいといえるでしょう。その圧倒的な加速度は、スマートフォンの急激な普及とまさに一致しているようにも思えます。

出典:マーケティング・リサーチ・キャンプ

「シャドーIT」に潜むリスク

iPhone 5sのリリースを契機にしたスマートフォンの普及は、コミュニケーションのあり方にも変化をもたらしました。つまり、これまで電話やメールが主体だったコミュニケーション手法が、チャットやSNS主体へと変化したのです。

この流れはプライベートのみにとどまらず、業務におけるコミュニケーションにも持ち込まれ、組織内で許されていないITツールを活用する「シャドーIT」が若年層を中心に行われるようになりました。

しかもやっかいなことに、プライベートで問題が起きていないことを根拠に、情報漏えいの危険性に無頓着なまま、便利だからという理由だけでシャドーITが行われているのです。

拡大する社用携帯のスマホ採用

一方の企業側では、業務効率化やスピーディーな顧客対応のみを主眼に、社用携帯の採用・支給を進めてきた面もあるでしょう。

MM総研の2015年度レポートによれば、社用携帯やスマホの総量が増加傾向にあるなかで携帯端末を支給している企業が全体の72.6%にもなるのに対し、スマートフォンの支給はそのうちの27.6%に過ぎないことからも見て取れます。

つまり、これまでの社用携帯の支給は、電話によるコミュニケーションのみに重点が置かれ、セキュリティ面での対策は後回しになっていたともいえるのです。

参考:株式会社MM総研 法人ユーザーにおける携帯電話/スマートデバイスの導入配布状況・ニーズに関する調査

社用携帯に占めるスマホの割合が増加傾向

しかし、相次ぐ情報漏えい事件やサイバー攻撃などにより、企業の意識も変化しつつあるのかもしれません。それは、全従業員に対するスマートフォンの配布比率が高まりつつあり、2018年度には、支給される携帯端末の半数以上がスマートフォンになると予測されているからです。

出典:株式会社MM総研 法人ユーザーにおける携帯電話/スマートデバイスの導入配布状況・ニーズに関する調査

キャリア各社も、法人用スマートフォンの一括管理を可能にするなどセキュリティを強調するサービスを展開しており、シャドーITのリスクが認識されるとともに、この流れがよりいっそう加速しそうです。

企業がスマホを支給するメリット

企業のセキュリティに関する意識の変化は、社用スマホを支給する理由に如実に現れているといえるでしょう。

MM総研のアンケート結果によれば、その理由トップ3は「災害時や緊急時における安否確認」「コンプライアンス強化、内部統制の強化」「個人情報保護法への対応強化」となっています。

このうち、前年の5位から1位へと上昇している安否確認は、調査時期に鬼怒川決壊などの自然災害が多かったことから時期的な要因が大きいとみられています。しかし、コンプライアンス強化や個人情報保護法対応などは、いずれも、情報漏えいが危惧されていることが結果として現れているといえるでしょう。

参考:株式会社MM総研 法人ユーザーにおける携帯電話/スマートデバイスの導入配布状況・ニーズに関する調査

メリットばかりでない社用スマホ

これらの調査結果などから見えてくる現状を踏まえ、社用スマホを企業が支給するメリット・デメリットにはどのようなものがあるのか、あらためて見てみましょう。

最大のメリットは「セキュリティ対策」

社用スマホを支給する理由でもわかるように、企業にとっての最大のメリットはセキュリティ対策です。社用スマホを支給することで、個人の端末に顧客情報をはじめとした企業データを残さないようにし、万一の情報漏えいリスクを防ぐという狙いが大きいのでしょう。

また、情報漏えいが発生する最大の要因は、端末の置き忘れ、紛失です。当然、社用スマホも紛失などのリスクはつきまといます。しかし、キャリア各社はこうした事態でも情報漏えいが起こらないよう、外部操作で端末にロックをかけられる、紛失した位置を検索できる、アドレス帳バックアップなどのサービスを提供しており、企業が安心して管理できるような仕組み。

デメリットは「大きなコスト」

いうまでもなく、社用スマホの端末代金、基本料や通話料などのコスト負担は、企業にとってデメリットです。支給する端末数が多くなれば、それだけ企業にかかる負担も大きくなり、同時に管理の手間も増加してしまいます。

また、スマートフォンそれぞれが固有の端末であるため、連絡手段としては有効なものの、代表番号での発着信ができず、そのままでは内線としても利用できません。オフィスを留守にしがちな企業などでは、転送サービスの活用が考えられるものの、有料サービスであるためこれもコスト増の要因となってしまいます。

私的利用によるリスクも

セキュリティ対策の強化された社用スマホでも、従業員が私的で利用し、メールやチャット、SNSやWebなどへのアクセスを行えば、それだけ情報漏えいのリスクは高まります。

利用ルールや規則を定めていても、実際に守られなければリスクは大きくなるばかりであり、情報漏えいだけでなく、問題が業務上横領にまで発展する可能性もなくはないでしょう。

シャドーITをBYODへ変えるソリューション

社用スマホのデメリットに対し、注目されているのが、Bring Your Own Deviceの略称であるBYODです。社用スマホ支給のデメリットを排除し、従業員の携帯端末を業務に活用しつつ、シャドーITをなくそうというもので、これを実現するソリューションが、「クラウドPBX」です。

クラウドPBXでスマホ内線化

クラウドPBXでは、ビジネスフォンの電話交換機に相当するPBXが、クラウド環境で提供されており、さまざまな端末をインターネット経由で接続できます。この端末にスマートフォンを活用することで、スマホ内線化を実現できます。つまり、スマートフォンで会社の外線着信ができるだけでなく、代表番号での発信、社内電話との内線通話が可能になるのです。

これは、内線化したいスマートフォンにアプリをインストールすることで実現するため、携帯各社が提供するスマホ内線化サービスのように、機種が限定されることもありません。また、BYODデバイスにアプリをインストールすることで、業務関連の連絡をアプリ経由に一本化できるため業務とプライベートの分離が実現、業務データのクラウド管理で端末紛失などの情報漏えいリスクも排除できます。

もちろん、社用スマホをクラウドPBXの端末として内線化するのも可能でしょう。しかしこの場合、情報漏えいのリスクは最小限になるものの、依然として、社用スマホの私的利用への対応が課題として残ってしまいます。

UC機能でコミュニケート

クラウドPBXは電話以外にもメール、チャット、Web会議、プレゼンスを統合したUC機能を備えています。

これらをアプリから利用することで、BYODのスマホでも、シャドーITを排除しつつセキュリティも担保された状態で、円滑なコミュニケーションが実現します。現代に合致したコミュニケーション手法を使いながらも、情報漏えいのリスクを排除できるのです。

社用携帯・スマホのコスト削減

これらの機能をBYODのスマホで利用すれば、社用スマホを購入する必要もなく、内線化による通話料の節約などでコストも抑えられるでしょう。

同時に管理の手間も省け、円滑なコミュニケーションを実現するクラウドPBXは、時間と場所を問わない柔軟な働き方まで推進するソリューションだといえるのです。

以下の記事では、クラウドPBXのメリットについてより詳しく解説しています。

クラウドPBXのメリット・デメリット|柔軟な働き方を実現する機能と仕組み | TRAMSYSTEM
クラウドPBXのメリットは、ビジネスフォンを代替して電話管理を行い、企業の通話コストを削減することにあります。しか...

おすすめの多機能クラウドPBXサービス

シャドーITをBYODに変え、コストを抑えつつセキュリティを強化するクラウドPBXのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。

TramPBX Cloud


- あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
- 働き方改革を実現するクラウドPBX
- 高い信頼性と安定性と音声品質

TramPBX Cloudは、外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、UnifiedCommnication = UC機能を網羅したクラウドPBXです。

AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリーというクラウドPBXならではの特性のほか、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC機能も網羅。シンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

料金
TELuser(電話機のみ) 1,500円 月額/ユーザー
UCuser(電話機、PC、スマートデバイス) 2,500円 月額/ユーザー
システム設定費用 15,000円

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
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クラウドPBXでコスト削減とセキュリティ強化を両立

インターネットの進化とスマートフォンの普及で情報化社会が加速し、コミュニケート手段とツールが揃ったことで、企業活動をスピーディーに遂行する環境も整ったといえるでしょう。反面、あらゆる人々が活用する公的なネットワークが基盤となるため、セキュリティ面でのリスクも加速度的に拡大しているともいえます。

クラウドPBXは、こうした環境のなか、運用コストを抑えながら情報漏えいなどのセキュリティリスクを最小限のものとし、円滑なコミュニケーションで生産性向上と柔軟な働き方を推進する、企業活動に最適なソリューションなのです。

クラウドPBXを活用すれば、iPhoneなど個人のスマートフォンを「社用スマホ」として有効に活用できるかもしれません。この機会に、コスト削減とセキュリティ強化を両立する、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。