スマホ内線化のメリットとは|アプリで代表番号発信・着信を実現する方法

スマホ内線化の最大のメリットは代表番号発信・着信ができることであり、ビジネスフォンでは一般的な固定電話のかわりにスマートフォンを利用する必要があります。それをアプリで実現するのがクラウドPBXです。デメリットの少ないその手法とは?概要や特徴を解説します。
スマホ内線化のメリットとは|アプリで代表番号発信・着信を実現する方法


高まる「スマホ内線化」ニーズ

市場環境の変化が激しい現代では、スピーディーで適切な顧客対応は必須の要素であり、そのため企業側も、外出の多い営業スタッフとの連絡手段を確保しておく必要に迫られています。こうしたニーズに電話・メールで素早く連絡が取れるスマートフォンは、非常に有効なツールだといえるでしょう。

これを一歩推し進め、「スマホ内線化」を推進する機運が多くの企業で高まっています。では、スマホを内線化しなければならない理由とはなんでしょう。

この記事では、スマートフォンを活用するうえでの払拭できない課題や、スマホ内線化のメリット・デメリットを解説し、それらを解決する最適なソリューションを紹介します。

スピーディーな顧客対応にスマホを活用

上述したように、現代の企業活動ではスピーディーな顧客対応は欠かせないものです。これを実現するための連絡手段として、携帯電話やスマホが活用されているのです。

たとえば、顧客から外出中のスタッフあてに外線があった場合なども、スマートフォンに電話やメールで知らせることで、折り返しの連絡を迅速に行えるというわけです。つまり、外出するスタッフがスマホを持っていれば、用件をメモに残して帰社まで待つ、などというタイムラグも発生しにくくなるのです。

こうしたケースで利用される端末は、支給される社用携帯・スマホの場合もあれば、スタッフの個人所有の端末が利用されることもあるでしょう。

個人端末を利用する問題点

しかし、業務での個人端末利用には、さまざまな問題点があるといえます。たとえば、個人の電話番号を顧客に伝えることで個人情報の公開につながる、休日も業務の電話に追われ、公私の区別をつけにくくなるなどです。

そのほかにも、通話料やデータ通信料の支払いが曖昧になりやすいなどのコスト面、紛失による情報漏えいやサイバー攻撃などのセキュリティ対応も問題となります。特に、個人端末に残る顧客の電話番号や履歴などは重要な企業情報でもあり、これが流出した場合は大きな問題に発展する可能性があります。

「社用スマホ」で問題は解決するか

こうした個人端末を業務で活用する問題の解決策として、真っ先に挙げられるのは社用スマホや携帯電話の支給です。社用スマホを支給する企業が増えているのは、これが理由ともいえるでしょう。しかし、それですべての問題は解決するのでしょうか。

セキュリティリスクを低減

スマートフォンの法人利用に積極的な各キャリアは、個人端末のデメリットを払拭する各種サービスを提供しています。たとえば、外部操作で端末にロックをかけられる、スマホを紛失した位置を検索できる、アドレス帳のバックアップが可能などです。

つまり、社用スマホを活用することで、個人端末で問題となるセキュリティリスクを一定以上低減する効果が期待できるのです。もちろん、個人所有とは別端末となるため、プライバシーや公私の区別などの問題点も払拭できます。

社用スマホでできないこと・デメリット

しかし、社用スマホでも実現できないことはあります。会社の代表番号とは異なる番号の個別端末となるため、代表番号での発着信や内線通話ができないのです。必然的に、組織内部と社用スマホの連絡にも通話料が発生し、コストも嵩んでしまいます。

また、一般的にも見知らぬ携帯番号からの着信は応答してもらえないことが多く、外出先からせっかく折り返しても、顧客との連絡に意外に手間取ってしまうなどのデメリットもあるでしょう。これらの問題を解決するためにも、スマホ内線化が注目されているのです。

スマホ内線化を実現する3つの方法

それでは、スマホ内線化を実現するには、どのような方法があるのでしょうか。大きく3つに分類できる代表的な方法を、簡単な特徴とともに解説してみましょう。

携帯キャリア各社のFMCサービス

まずひとつめは、携帯キャリア各社が提供するFMCサービスを利用し、スマホ内線化を実現する方法です。具体的には、携帯電話のデータ通信網と光インターネット回線を活用してスマホとビジネスフォンを接続し、内線として扱うという仕組みです。

ビジネスフォンを設置しているオフィスでは、既存の主装置を利用してのスマホ内線化ができるほか、キャリアの仮想PBXを契約する方法も選択できます。

携帯キャリアが行っているサービスのため回線品質などは信頼できるものの、スマホの機種が限定され個人端末は利用できない、インターネットに光回線が必要になる、などの制限があり、すべてのオフィスで利用可能というわけにはいかないでしょう。

IP-PBX導入

自社のビジネスフォンをIP-PBXに入れ替え、もしくは新規で導入し、インターネットと携帯電話網を活用してスマホ内線化を実現する方法です。電話交換機であるIP-PBXには、メーカーが用意する既存のハードウェアを利用する方法、自社サーバーにソフトウェアをインストールして構築する方法があります。

いずれも、FMCサービスよりも自由度は高くなるものの、最適なシステムを選定・導入するのに手間がかかり、ハードウェアのため導入費用が高額になってしまうのがデメリットです。

クラウドPBXのアプリを活用

IP-PBXをクラウド環境で提供する「クラウドPBX」を導入し、アプリをインストールしたスマホをビジネスフォンの内線として活用する方法です。この方法では、インターネット環境に接続できれば、どこでもスマホ内線化が可能となり、社内に専用のIP電話を用意する必要すらありません。

非常に自由度が高く、ハードウェアも必要ないため、導入費用を抑えられるのが特徴です。また、クラウドサービスのため面倒なメンテナンスが不要であり、必要なときに必要なだけ利用できる利便性と、スモールスタートから対応する、成長に応じた拡張性も確保されています。

アプリでスマホを内線化する3つのメリット

スマホ内線化を実現する3つの方法のなかでも、その手軽さや柔軟性、拡張性などから、もっとも注目を集めるのがクラウドPBXでのアプリ活用だといえます。

その具体的なメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

(1)代表番号での発着信を実現

自由度の高いクラウドPBXでは、携帯データ通信網に接続できるスマホであれば、機種の制限なく代表番号での発着信、内線ネットワークの活用が可能です。つまり、インターネットに接続できればどこにいても利用できるため、外出中にスマホで代表番号の着信を受けて保留・転送するなどもできるのです。

このため、わざわざ折り返しする必要もなくなり、見知らぬ番号からの着信となる社用スマホ利用のように、顧客との連絡がつきにくくなるといったデメリットも排除できるでしょう。

スマホにインストールされたアプリが業務通話や操作を担い、顧客情報などのデータはクラウドで管理されるため、個人端末を業務に利用し、セキュリティを確保しながらプライベートと切り分けるなども可能になります。

(2)通信費を含んだコスト削減

クラウドPBXでは、インターネットに接続されていればオフィスとの内線が利用できるため、社用スマホのように社内連絡に通話料が発生することもありません。

また、上述したように個人端末の利用も可能なため、わざわざ社用スマホを用意する必要もなく、アプリによって業務経費も切り分けできるため、面倒な精算の手間も省けるでしょう。

スマホの端末料金や基本料金、通信費などを含めたコスト削減のほかにも、導入費用の大幅削減が期待でき、利用料を経費で落とせるなどのメリットもあります。

(3)柔軟な働き方と生産性向上を推進

インターネットが進化した現代では、電話による音声通信よりもメールやチャットを利用する機会が多くなっており、業務でもこの流れが加速しているといえるでしょう。しかし、これを個人端末で行うのは、情報漏えいリスクの高まる「シャドーIT」につながり、セキュリティ面での問題があります。

クラウドPBXで内線化されたスマホは、インストールしたアプリに電話、メール、チャット、Web会議、プレゼンスなどが統合されたUI機能を持っており、状況に応じて自在に使い分けのできるコミュニケーションツールだといえます。

これによって顧客対応はもちろん、円滑で適切な社内コミュニケーションが可能となり、生産性向上が期待できるほか、場所や時間を問わない柔軟な働き方も推進できるのです。

以下の記事では、クラウドPBXのメリットについてより詳しく解説しています。

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おすすめの多機能クラウドPBXサービス

多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBXのなかでも、特におすすめできる多機能サービスを紹介しましょう。

TramPBX Cloud


- あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
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TramPBX Cloudは、外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、UnifiedCommnication = UC機能を網羅したクラウドPBXです。

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料金
TELuser(電話機のみ) 1,500円 月額/ユーザー
UCuser(電話機、PC、スマートデバイス) 2,500円 月額/ユーザー
システム設定費用 15,000円

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アプリでスマートにスマホ内線化

多くの企業がスマホ内線化に注目する理由は、顧客や社内との効果的でスピーディーなコミュニケーションの実現と、効率的な運用によるコスト削減です。その意味において、導入費用が高額になるIP-PBXや、利用できるスマートフォンや回線に制限のあるFMCサービスよりも、手軽に導入でき高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBXが、より企業のニーズに叶っているといえるでしょう。

さらにクラウドPBXは、多彩なコミュニケーション手法で生産性向上と柔軟な働く方を推進する、UI機能をも持ち合わせています。スマホ内線化を検討中なのであれば、あらゆる企業にフィットする、クラウドPBXを選択してみてはいかがでしょうか。