多様なコミュニケーション手段を使い分けるコツ【ビジネス編】

これまでビジネスにおいては対面や電話、メールでのコミュニケーションが中心でした。しかし、近年はインターネットやスマートフォンの普及に伴い、さまざまなツールが提供され、ビジネスコミュニケーションのあり方が多様化しつつあります。コミュニケーションの方法にはそれぞれ一長一短があるため、状況や相手によって使い分けることが非常に重要です。 今回は多様なコミュニケーション手段を使い分けるコツや、コミュニケーションツールの選び方をご紹介します。
多様なコミュニケーション手段を使い分けるコツ【ビジネス編】

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“ビジネスチャットを選ぶ5つのポイント”
本記事の関連記事として、スマートデバイスの普及やIT環境の変化により、ビジネスコミュニケーションのあり方が大きく変化する中、電話やメールといった従来のコミュニケーションツールの弱点を克服した新しいツールとして注目される「ビジネスチャット」を選ぶための5つのポイントをご説明します。

ビジネスにおけるコミュニケーション手段の多様化

ビジネスにおけるコミュニケーション手段は多様化しています。最初にそれぞれのメリットとデメリットについて見ていきましょう。

【1】対面でのコミュニケーション

これだけITツールが発達してもなお、相手と直接会って話すことは、重要なコミュニケーション手段の1つです。対面でコミュニケーションをとると、相手の表情が読み取れますし、その場の状況に応じて臨機応変に会話できるため、意図するニュアンスを相手に正確に伝えることが可能です。一方で、直接会うには現地まで行かなければならず、遠方からの移動が発生する場合には時間と費用がかかるデメリットがあります。

【2】メール

メールは必要に応じて宛先を追加することもでき、履歴も残せるコミュニケーション手段です。もちろん、対面でのコミュニケーションのような移動は不要で、相手の時間を拘束することもありません。
しかし、メールをいつ読むかはメールの受信者に委ねられており、読まれたかどうか確認する必要があります。すぐに返信をもらえない可能性がありますし、返信がないこともあるでしょう。また、メールは会話のようにテンポよくやりとりするのに向いておらず、直接話せば簡単に伝わる微妙なニュアンスも、メールの文章では伝わりにくい点がデメリットです。

【3】電話・FAX

電話は対面のコミュニケーションのようにテンポよくやりとりでき、声のトーンなどでニュアンスを含め意図を伝えやすい点がメリットとして挙げられます。しかし、電話中はお互いの時間を拘束することになりますし、そもそも相手が多忙な場合は電話に出てもらえず、コミュニケーション自体がとれない場合があります。

FAXは文書を遠隔から送付できるメリットがありますが、送受信するには会社やFAX送信サービスのあるコンビニなどのように場所が限定されます。受信したFAXを確認するためにも、外出時には社内に戻らなければいけません。またFAXはコピー機と兼用である場合も多く、第三者に見られてしまう危険性もあります。

【4】チャット

サンプル近年広がりを見せるチャットサービスは、その手軽さが一番のメリットです。
プライベートにおいては使い慣れているという方も多いでしょう。手軽にやりとりでき、スマートフォンから簡単に操作できるサービスも増えています。
しかし、すべてのチャットサービスが同じ仕様になっているわけではないのでそれぞれの使い方を覚えなければならず、相手によって複数のサービスを使い分ける必要がある場合があります。場合によっては電話やメールといった従来のコミュニケーション手段に慣れた社員は利用自体に抵抗を感じるかもしれません。

【5】ビデオ会議

ビデオ会議は一同が会議室に集まることなく行えるので、移動時間や交通費などの費用を削減できます。また、相手の言動に応じて臨機応変に細かくコミュニケーションできるため、お互いの認識のズレが生まれにくい点もメリットとして挙げられます。
その一方で、実際に人と向かい合って話す場合とビデオ会議で話す場合とでは臨場感が変わってきます。議論の間を見計らって発言する必要がありますし、ホワイトボードなどを使用しながら議論するにはハードルが高いです。技術の進歩によって、映像や音声の品質は向上していますが、対面でのコミュニケーションと同じレベルには至っていません。またマイクやカメラといったビデオ会議用の設備投資が必要になります。

【6】社内SNS

社内SNSは個人のプライベートなSNSとは別に社内用のセキュアな環境で社員同士のコミュニケーションを促進できます。社内のオープンな環境で知見をもってやりとりできますし、ふとした会話から新しいプロジェクトが生まれる場合もあるでしょう。その一方で、クローズドなコミュニケーションには向いておらず、電話やメールといった既存のコミュニケーションの代替にはなりません。

コミュニケーションの多様化に伴い、多くのコミュニケーションツールが市場に出回っています。その結果、伝えたい内容や相手によって使用するツールを選ぶ必要があり、その都度使い方を覚える必要があります。コミュニケーションツールは社内に浸透しなければ意味がありません。多種多様なツールに翻弄されるがあまり本来の業務に集中できなくなるような「ツールの運用疲れ」には注意が必要です。また、ツールを使い分けるということは情報が分散してしまうということです。会社として適切な情報管理を設計する必要があります。

コミュニケーション手段やツールを使い分けるコツ

1つ目のコツとして、伝えたい内容や相手との関係性、ITリテラシーに応じて使い分けることが必要です。どれだけ重要な内容でも、長い文章をチャットで一気に送っても受け手を困らせてしまうことになります。また、社外の相手に対しては、社内のルールや方法だけではなく、相手の都合も考慮したうえでコミュニケーションツールを選択する必要があります。

2つ目は、ツールの機能性に注目することです。一口にコミュニケーションツールといっても多種多様な種類と機能があります。まずは組織における現在のコミュニケーション手段を洗い出したうえで、足りない部分を補うツールの導入を検討しましょう。

コミュニケーションツールにビジネスチャットを選ぶ利点

電話とメールを中心としたビジネスコミュニケーションを補完するツールとしておすすめしたいのが、ビジネスチャットです。

【1】移動や外出が多い取引先や社員とスムーズに連絡がとれる

スマートフォンから簡単にチャットできるため、移動や外出が多い取引先、普段は顔が見えない他拠点の社員との連絡がスムーズに行えます。写真や動画の送受信も簡単に行えるため、現場の状況を外出先からスマートフォンで写真を撮影して共有することで、より正確に情報を共有できます。

【2】相手の時間を拘束せずにやりとりができる

ビジネスチャットであれば、相手は都合の良い時にチャットを確認して、素早く返信してくれます。会話のようにスムーズなコミュニケーションが、お互いの時間を拘束せずに成り立つため、心理的な負担にもなりません。都合のいいときにコミュニケーションできるメールと臨機応変に細かくコミュニケーションできる電話両方のメリットを反映しているといえるでしょう。

【3】自然と情報が共有される

グループチャットであれば、日常のやりとりがそのままチャットルームのメンバーへの情報共有につながります。情報共有のための会議をわざわざ開く必要はありません。

【4】社内コミュニケーションが活性化される

ビジエスチャットにはスタンプを利用できるサービスも多く、スタンプを活用することで心理的な距離を縮められます。テキストのみでは伝えにくいニュアンスや感情もスタンプで表現できます。また、上司・部下間でスタンプを利用することで心理的な距離を縮め、良好な関係の構築にも期待できます。

参考記事:上司から見たビジネスシーンでのスタンプ利用に関する調査

おわりに

コミュニケーションの多様化に伴い、さまざまなコミュニケーションツールが登場しています。会社の抱える課題や業務の内容から必要な機能を見極め、最適なコミュニケーションツールを選ぶことが重要です。なかでも、現代のコミュニケーションのあり方にマッチしたビジネスチャットの導入を検討してはいかがでしょうか。

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