人材不足の解消は、社員の生産性向上がカギ!?グループウェア導入の可能性

近年、企業における人材不足は深刻な問題となっています。人材不足を乗り越えるには、人材獲得に力を入れるだけではなく、社員の生産性を向上させ成果を最大化する必要があるといえるでしょう。そのためのカギとしていま注目されているのが、グループウェアです。今回は、グループウェアの導入によって人材不足をどのように解消できるのかを考えてみます。
人材不足の解消は、社員の生産性向上がカギ!?グループウェア導入の可能性

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人材不足によって引き起こされる課題

人材不足によって引き起こされる主な課題として、以下の5つが挙げられます。

  • 残業や休日出勤の増加
  • 有給休暇取得率の低下
  • 肉体的・精神的疲労の蓄積
  • サービスの質やパフォーマンスの低下
  • 優秀な人材の離職

人材不足の影響は、最初に残業や休日出勤の増加という形で現れます。業務対応に追われ、「周囲も忙しい中、自分だけ休めない」という意識が働くと、有給休暇取得率が低下していきます。それにより心身ともにリフレッシュできない状態が続くことで肉体的・精神的疲労が蓄積します。

こういった状態が常態化すると次にサービスの質やパフォーマンスが低下し、結果的に優秀な人材の離職につながっていきます。

グループウェア導入で社員の生産性向上を図る

人材不足によって引き起こされる課題は連鎖的に引き起こされるため、企業には根本的な対策として社員の生産性を向上させ成果を最大化させることが求められます。

そんな中、現在グループウェアは生産性向上の最初のステップに効果的なツールとして注目を集めています。なぜ生産性を向上させられるのか、具体的な活用方法を見てみましょう。

業務上の「ムダ」を減らす!

業務上の「ムダ」な作業や「ムダ」な時間の蓄積は残業の原因になり得ます。普段の業務における非効率な作業や時間を、できる限り減らすことが大切です。

その最初のステップとして、情報共有の手段を1つのツールに統一し、情報の一元化を図ることをおすすめします。1つのツールに情報が一元化されることでデータを探す手間が省け、情報把握のスピードが上がり、作業時間・確認に費やす時間を削減できるでしょう。

また、さまざまなツールの使い分けする手間も省けます。 また、グループウェアに加えてチャット機能を駆使するとノウハウをリアルタイムで共有できるため、個人で対応できる仕事の範囲が広がります。

アナログな職場環境を改善!

サンプルデジタル化が進んでいるとはいえ、多くの企業ではまだまだアナログな職場環境が維持されています。たとえば、各種申請書や営業日報は朝夕に手書き、もしくは表計算ソフトに入力して印刷し、スキャンしてメールやFAXで上長に送付、という時間のかかる手順を踏んでいるケースも多いのではないでしょうか。

もし、この作業を電子化し「必要事項をシステム上のファイルに入力してストレージにアップロード→申請(提出)→承認(確認)」できれば、場所を問わず作業を行えることから申請者(作成者)と承認者(確認者)双方の業務負担を減らせるようになります

グループウェアをスマホに導入している場合、PCが使えない移動時間でも、スマホでの作業が可能です。

また、オフィスの壁に貼ったボードで共有していたスケジュールを、グループウェアのスケジュール管理ツールに置き換えることも有効でしょう。外出先からでもメンバーの予定を確認でき、アポや予定を組むスピードを上げられるようになります。

個人の生産性を上げて、人材不足を解消

グループウェアの効果的な導入によって、社員一人ひとりの業務を効率良く進められるようになります。

ただやみくもに残業時間を減らし、人材採用を積極化させるのではなく、働き方を変えることで個人の生産性が向上し、結果的に残業や休日出勤が削減され、肉体的・精神的疲労の蓄積も防げるでしょう。

企業によって変化に差はありますが、一人あたりの業務負荷が減ることで将来的には会社全体の休暇取得率も上がるかもしれません。

グループウェアを効果的に活用して、社員が最大限の成果を発揮できる環境をつくられれば、人材不足によって引き起こされる課題は解消できるのではないでしょうか。

おわりに

日本では少子高齢化に伴い今後も労働力人口の減少が予測されており、企業は生産性向上のための取り組みが求められています。人材不足を残業や休日出勤などでカバーしようとすると、社員の負担が増えて離職につながり、さらなる人材不足を招いてしまう可能性もあります。社員の生産性向上の一手として、グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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