グループウェアでスケジュール共有・日報を管理してタイムロスをなくそう

業務の生産性を向上させるためには、日常の「ムダ」な時間を見つけて省略させることが重要です。スケジュールの共有や日報管理は、方法を工夫することで作業の効率化を高められる大切な業務の1つです。今回は、グループウェアを活用したスケジュール共有・日報管理によって、タイムロスをなくす方法をご紹介します。
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今、効率的な時間の使い方はできているのか?

生産性向上や業務効率アップを実現するための最初のステップは、時間の使い方を見直すことです。

普段の業務を見渡してみると、さまざまなムダな時間が見つかるのではないでしょうか。以下を参考に今一度自身の業務を見直してみましょう。

(1)情報ロス:一部の社員や部門にのみ情報が埋もれてしまっている (2)作業ロス:同じ作業を繰り返し行っている (3)時間ロス:意思決定が遅れる、会議の設定に時間がかかる (4)物流ロス:セキュリティが厳しいため、社用PCを持ち出せない (5)コミュニケーションロス:意思疎通できていない

しかし、会社の悪しき風習は個人レベルの努力で改善することは難しいのが現状です。そこで、限られた時間を効率的に活用するためには、グループウェアを導入することも1つの方法です。

スケジュール共有で時間ロスをなくす

従来のスケジュール共有でアナログな方法を例にとると、壁に1か月単位のスケジュール表を貼り出したり、ホワイトボードに予定を記入したりといった方法があるでしょう。

この場合、確認できるのは社内の人間のみで、外出している社員は他の社員のスケジュールを確認できず、有効な方法とはいえません。朝礼の際に確認する場合でも、営業のような社員は直行して客先を訪問する場合もあるためその場にいなければ当然、共有はないままです。

また、スケジュールの記入自体を忘れて外出してしまったり、変更されたスケジュールの共有が漏れるといったことも想定できます。スケジュール共有が不十分になると、(5)のコミュニケーションロスが発生し、(2)の二度手間の作業になってしまう可能性があります。

また、企業によっては電話やメールでスケジュール管理をしているという企業もあるでしょう。

しかしこの方法には、日程の再調整が難しいという欠点があります。会議参加者の都合が悪くなった場合、全員の予定を最初から聞きなおして日程を決めなければならず、調整に時間がかかります。場合によっては電話やメールで何度もやりとりをしなければなりません。

グループウェアによるスケジュール共有の利点

以上のように従来のアナログな方法でスケジュールを管理する場合、さまざまなムダが発生してしまいます。

グループウェアでスケジュール共有を行うことで社員全員がお互いのスケジュールを一括で確認できます。もし、役員会議などまだ公開できない機密事項を話し合うような会議の場合は個別に閲覧権を制限することもできます。

また、日程の再調整が必要なときも、登録した予定を変更すれば参加予定の社員には通知がくるような仕組みがあるので共有の抜け漏れを防げます。

相手が商談中ではあるがどうしても緊急で連絡せねばならない状況の際はグループウェアのチャット機能を使うことをおすすめします。

この理由は、メールと違ってチャットは定型文を使う必要がなく、要件のみ伝えられるので、「はい」「わかりました」など一言で返信できるので、相手の負担を軽減できるためです。これによりメールや電話よりも返答が早くなり、自然と作業の効率化を実現できるようになります。

チャットであれば、会議を途中退席せずに返答できるので、相手に対してちょっとした気配りにもなりますね。

このように、グループウェアによるスケジュールの共有に切り替えることで、(2)(3)(5)のロスを改善できます。

日報管理の効率化でタイムロスをなくす

日報は、上司が部下の業務の進捗状況を確認するためだけではなく、組織全体での情報共有や社内コミュニケーション活性化のツールにもなり業務を改善できます。

しかし残念なことに、日報の作成や確認が双方の負担になっているという話を耳にすることがあります。

部下は、(5)のように日報を書くためだけに外出先から会社に戻らなければならない場合や、日報の作成が残業の原因となる、といったケースがあるでしょう。一方、上司は日報に目を通す時間がなく口頭のみの確認となった場合、コミュニケーションミスが起こるといったことが考えられます。

このようなときは、スマホ対応のグループウェアをおすすめします。スマホ上でグループウェアを活用した日報の場合、移動中でも入力・確認、社内共有が可能です。

グループウェアでの日報管理の仕組み

日報管理

グループウェアでの日報管理は、日報システムが組み込まれているツールを使う方法、グループウェアが持つ機能を利用して日報を管理する方法、その他にも掲示板やトークルームに日報を投稿する方法があります。

グループウェアは日報にコメントを残せるため、確認だけでなくアドバイスや応援メッセージを記入することで、社内コミュニケーションを活性化させる副次的な効果も得られます。

また日報を書くのに手間がかかる問題については、チャットボット(チャット上のコミュニケーションを自動的に行ってくれるプログラム)に回答する形で日報を作成できるようにすれば、入力作業の負担がさらに軽減されるでしょう。

おわりに

グループウェアでスケジュールや日報を管理することで、業務処理におけるムダな時間を省けます。

近年は働き方改革の一環として、多様な働き方が認められるようになってきていますが、簡単に社内メンバーと情報共有できることによって、チームの一体感が高まるほか、コミュニケーションの活性化にもつながります。生産性に課題を感じている場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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