業務改善に着手するには?グループウェアで業務・経営の「見える化」

最近、ビジネスシーンで「見える化」という言葉を耳にする方も多いのではないでしょうか。業務・経営を「見える化」することは、業務改善につながります。今回は、業務・経営を「見える化」するポイントや、業務改善への第一歩となるグループウェアの活用についてご紹介します。
業務改善に着手するには?グループウェアで業務・経営の「見える化」

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業務の「見える化」で何が分かる?

業務の「見える化」とは、「いつ・誰が・どこで・何をしているのか」という業務プロセスを可視化することです。

「見える化」により、「ムリ(社員の能力を超える質・量の仕事を任せる)」、「ムラ(特定の社員に業務が偏っている)」、「ムダ(仕事の進め方が非効率)」を把握したり、トラブル発生時に素早く原因を突き止め、問題解決を図ったりすることができます。

経営の「見える化」が売上げアップにつながる

経営の「見える化」により業務指標や課題、目標などが明らかになるため、社員のモチベーションが上がり、売上アップにつながるアクションがとれるようになります。では、経営の「見える化」は具体的に何を行えば良いのでしょうか。

【見える化1】会社の経営方針を末端の社員まで直接伝える

同じ職場で働いていても、経営者と社員では立場が違うため、意識に大きな差が生まれてしまいます。しかし、経営の「見える化」で経営方針を末端の社員までしっかりと伝えることで、社員全員が会社方針を他人事ではなく「自分事」として捉えることができます。

【見える化2】目標の共有

見える化ここでは、コンシューマ製品を取り扱う企業を例に説明します。企業では事業年度ごとに目標を設定し、各部門で具体的な施策や特に売り出したい商材を決めますが、重点的に販売していきたい商品を重点商品と呼び、粗利の高い商品や自社開発商品などが重点商品に設定されます。
近年は短いサイクルで重点商品を見直す傾向にありますが、重点商品を店舗のスタッフに共有しておくことで、売上げアップにつなげることができます。

【見える化3】顧客動向のデータ化・共有

顧客が求めるものは刻々と変化しています。他社との競争を勝ち抜くためには、顧客のニーズを知り、それに応えていくことが欠かせません。顧客数(既存・新規)や顧客単価、リピーター率、顧客満足度といった情報をデータ化・共有することにより、顧客動向を把握でき、日頃の業務に反映できるようになります。

【見える化4】重点指標の設定・共有

業務改善を行う場合、あれもこれもと欲張らないことが重要です。取り組むべき課題を絞り込み、重点指標を設定して共有するようにしましょう。営業担当者であれば、中間目標として獲得アポ数、最終目標として成約数を設定するなどが考えられます。

ポイントは、経営層やグループ長だけに指標の共有をとどめておくのではなく、業務に関わる社員全員に共有し、各自が目標を定められるようにしておくことです。

業務改善の第一歩にはグループウェアで「見える化」

務改善に真剣に取り組んでいても、会社の現状や自身の会社への貢献度が分からなければ、社員のモチベーションは下がり、結果として業務改善に失敗してしまいます。これを防ぐためには、必要な情報をすぐに取り出せる環境づくりが大切です。

そこでおすすめしたい方法が、グループウェアを活用した「見える化」です。
グループウェアを活用すれば、他のメンバーとの「カレンダーの共有」や各自の「タスクの管理」はもちろん、チーム内での「日報の共有」、会社目標を自分事として捉えるための「経営指標などの共有」、顧客ニーズを把握して行動するための「最新の顧客データ・売上げデータの共有」ができます。

これらすべてを1つのグループウェアにまとめることができ、必要なときにすぐ情報を得ることができるのです。

グループウェアにより社内で「見える化」に取り組むことで、社員1人ひとりのモチベーションを上げ、組織力を高めて業務改善につなげることができるでしょう。

おわりに

トップダウンで業務改善を指示するだけでは、業務改善を成功させることはできないため、社内一丸で取り組むことが不可欠です。社員の理解を促しながら業務改善を進めるためにも、グループウェアを活用した業務・経営の「見える化」を検討してみてはいかがでしょうか。

参考記事:働き方が、昭和的

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