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2017-02-06

旅費交通費とは|出張旅費規程から通勤手当、交通系ICカードの仕訳まで!

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意外に大切な「旅費交通費」の仕訳!

経理担当の方にはお馴染みの旅費交通費精算。
簿記の試験ではあまり出てこないわりに、実務の世界では頻繁に遭遇する会計処理として有名です。

旅費交通費は使った電車代や航空券代以外の代金も含まれるケースがあり、社内の体制や申請の方法によっては今よりも多くの部分が損金算入可能&非課税になることがあります!

この記事の中ではどういった場合に旅費交通費として認められるのか、そしてどのような経費が非課税になるのかを分かりやすく、実際の仕訳例を交えながら説明していきます。

「そもそもこんな仕訳作業が面倒くさい!」という方もいらっしゃると思います。
そんな方のために記事の最後に精算の作業を楽にするクラウドサービスも紹介しています
時間がない場合はチェックしてみてはいかがでしょうか!


そもそも「旅費交通費」とは?

旅費交通費は役員や従業員等が業務上で使用した交通機関の利用料金や、国内の出張に必要な諸経費を処理する費用の勘定科目で、役員従業員が出張した際に支払う出張の日当も旅費交通費で会計処理します。
また旅費交通費は税法上、原則損金算入かつ課税仕入に該当し、仕入税控除額の対象になります

注意したいポイントは、仮に社員が同じ場所に行ったとしても、その目的次第で費用が旅費交通費になるのか、それ以外の勘定科目になるのかが変わります!

ちなみに旅費交通費の場合、仕訳は以下のようになります。

仕訳例
移動で使用したタクシー代1,000円を精算する場合。

借方科目 金額 貸方科目 金額
旅費交通費  1,000  現金  1,000 


正確に仕訳を行うことのメリット

仮に交際費や福利厚生費等に含まれると損金算入できず、また社員側でも所得税・社会保険料等の対象になるので、正確な仕訳が求められます。

要は会計科目を正確に設定すれば会社側でも社員側でも余分な税金を抑えることができるのです!

会社側:旅費交通費が経費扱いになり、法人税軽減&社会保険料の負担軽減
社員側:所得税の負担軽減&社会保険料負担軽減


「旅費交通費」に含まれない費用

判断の基準は「目的」!

旅費交通費の詳細に入る前に、一見旅費交通費に含まれそうに見えるものの、実は旅費交通費に含めてはいけないものを紹介していきます。

判断の際、一番のポイントになるのは「移動の目的」です。
この目的が、本人の日常の業務と強く関連しているものは旅費交通費に含まれますが、関連性が弱いものについてはその他の勘定科目になることが多いです。

例えば以下の費用は旅費交通費に見えて旅費交通費ではありません!

用途 仕訳
取引先や業界団体の懇親会に参加する or 招待する際の旅費 会議費又は交際費
不特定多数の消費者の懇親会(展示会等)に参加する or 招待する際の旅費 広告宣伝費
業務に関連する研修会への参加 研修費
研修旅行 研修費又は福利厚生



論点は変わりますが、研修旅行が損金算入できる研修費にあたるか損金算入できない福利厚生費にあたるかは、どの程度業務に関連性があるかに加え、観光をどの程度行っているかが関係しています。

以下のような旅行は福利厚生にカウントされる可能性が高いです。
✔ 観光渡航の許可をもらっている旅行
✔ 旅行あっせんを行う者等が行う団体旅行に応募して参加する旅行
✔ 業界団体主催の旅行等で、主として観光目的と認められる旅行

社員旅行の仕訳

社員旅行の際の旅費は、残念ながら福利厚生費としてカウントされ、損金算入すら許されません!

ここで「やっぱり社員旅行は損金算入できないのか…」と肩を落とした方には朗報です!例外もあります。

その旅行によって従業員に供与する経済的利益の額が少額であり、少額の現物給与は強いて課税しないという少額不追及の趣旨を逸脱しないものであると認められる
かつ、その旅行が次のいずれの要件も満たすものであるときは、原則として、その旅行の費用を旅行に参加した人の給与としなくてもよいことになっています。
(1) 旅行の期間が4泊5日以内であること。海外旅行の場合には、外国での滞在日数が4泊5日以内であること
(2) 旅行に参加した人数が全体の人数の50%以上であること(筆者注:工場や支店毎に考えるようです)
(出所:国税庁HP(https://www.nta.go.jp/taxanswer/gensen/2603.htm ))

なにやら複雑ですが、要はこういうのはダメということです!

(1) 役員だけで行う旅行
(2) 取引先に対する接待、供応、慰安等のための旅行
(3) 実質的に私的旅行と認められる旅行
(4) 金銭との選択が可能な旅行
(5) 過度に豪華すぎる旅行

「「過度に豪華すぎる」って具体的にいくらまで使えるんだ!」と気になるかと思いますが、大体1人あたり10万円が目処となっているようです。

実際、過去2泊3日の海外旅行で社員1人当たり24万円使用した旅行に対して裁判所から「社会通念上一般的に行われる範囲を逸脱している」と判断を受け、損金算入が認められなかった事例があります。

個人的には結構厳しい印象ですね…。

「旅費交通費」の仕訳

「旅費」と「交通費」の違い

いよいよ「旅費交通費」の話に進んでいきます!

冒頭にも触れましたが「旅費交通費」は勘定科目としては一つなのですが、「交通費」に分類できる費用については実費精算のみが認められているのに対して、
「旅費」に分類できる費用は「出張旅費規程」を作成することで定額支給できるようになる、という違いがあります。

出張費における大論点の一つ、「出張旅費規程」については後程解説します。

まず旅費と交通費の違いをざっくり述べると以下のようになります。

近距離の移動⇒交通費
遠距離の移動⇒旅費

具体的にどれくらいの距離からが旅費か、という点は定められていませんが、一般的には「勤務地から出張先までの距離」で定義して、100~150kmを一つの目安とする企業が多いようです。

「旅費」の仕訳

まず金額が大きく、節税ポイントも多数ある「旅費」について説明していきます。
出張が頻繁にある会社の方や個人事業主の方は必見です!

出張費

旅費に区分される代表格であり、会社でかかるコストの大きな部分の一つが「出張費」です!出張費について税金を支払いすぎていないでしょうか?

出張費を「旅費」として仕訳するためには出張旅費精算書の提出が必要です!
出張するたびに社員側から提出して、会社で保管しておかなければいけません。

出張旅費精算書については、弊社ウェブサイト上で無料で雛形を公開しているので是非活用してみてください!(ダウンロードには会員登録が必要です)
出張旅費精算書テンプレート

ちなみに出張申請書のテンプレートもあります!
出張申請書テンプレート

実費精算の場合には出張旅費精算書の裏面にレシート等を貼付します。

出張費の定義

一口で出張費といっても旅費だけではなく、宿泊や食事など出張に伴う費用も含まれます。

● 出張旅費(電車代・航空運賃・有料道路通行料・駐車場代・タクシー代等)
● 宿泊費
● ガソリン代
● 昼食代等の飲食代
● 赴任旅費(支度料)
● 出張手当(日当)

うっかり出張旅費以外の費用を精算しわすれないように注意が必要ですね。

出張仮払い金とは

出張する際、「あとで精算するとはいえ、自腹で出張の航空券とか買うの大変だよー…」と嘆く方も多いのではないでしょうか?
このような負担を軽減し、出張旅費相当分を前もって社員に支給しておくのが「出張仮払い金」です。

この時の記帳は、事前の概算払いの段階では「仮払金」勘定で記帳し、金額が確定後「仮払金」から「旅費交通費」へ振りかえることになります。

仕訳例
出張仮払い金として10万を支給した場合。

借方科目 金額 貸方科目 金額
仮払金 100,000 現金 100,000



その後、出張から社員が帰ってきて費用清算。旅費交通費で6万円、交際費で3万円を使用し、1万円を使わずに残した場合。

借方科目 金額 貸方科目 金額
旅費交通費 60,000 仮払金 100,000
交際費 30,000
現金 10,000



旅費交通費で6万円、交際費で5万円を使用し、1万円の精算が追加で必要になった場合。

借方科目 金額 貸方科目 金額
旅費交通費 60,000 仮払金 100,000
交際費 50,000 現金 10,000


あると便利!「出張旅費規程」!

出張の度に、個人的な出費を選り分けて精算を行うことは、経理の方にとっても出張した本人にとっても手間ですね…。

そんな手間をなくしてくれるのが「出張旅費規程」です!

出張旅費規程は出張にかかる諸経費の取り扱いを定めた条項で、多くの場合は就業規則の細則で定められます。

出張旅費規定のメリットです。

1. 出張日当が支給できる
出張先での食事代等、旅費・宿泊費以外の雑費に対して日当を支給することができます。
こちらの手当は通常の給与と異なり、非課税所得です!
こちらは宿泊を伴う出張に限らず日帰り出張でも手当を支給することができます。

日当が経費として認められることで会社側で節税できて、個人も非課税で日当を受け取ることができるので、二重に節税できます!

出張旅費規程
出張旅費 旅費交通費(実費/定額、非課税) 旅費交通費(実費のみ、非課税)
宿泊代 旅費交通費(実費/定額、非課税) 旅費交通費(実費のみ、非課税)
日当 旅費交通費(実費/定額、非課税) 給与(実費のみ、課税)


逆に出張旅費規程を作成せずに出張手当を出してしまうと税務調査の際に、経費が否認されてしまう可能性があるのでご注意ください!

2. 実費精算をしなくていい=一定の要件で定額支給できる
高いホテル泊まっても安いホテルに泊まっても払われる額が同じなら不公平感はありませんよね。
しかも安いホテルに泊まって浮いた分の差額はお小遣いにできます(しかも非課税)!
定額になることで会社としては費用の見積もりもしやすくなります。

3. 経費精算の手間がかからない
実費清算ではないのでいちいち領収書を確認して、個人的な費用は差し引いて…といった手間がなくなります。

出張旅費規程作成の際の注意点

しかし注意しなければいけない点もあります!

1. 全社員対象
出張旅費規程は全社員対象としなければいけません(宿泊費や日当の金額設定を役職毎に変更することは問題ありません)。

2. 金額の設定
同業種・同規模の他社と比較して高すぎる旅費設定も認められません!
税務調査次第ではありますが、合理的に考えて高すぎる旅費は避け、一般常識範囲内で設定しましょう。

出張旅費規程を作成する際の決定事項

出張旅費規程については、インターネット上にダウンロード可能な雛形がたくさんあるので、その中で使いやすそうなものを選んで土台とするのがよいと思います。

ここでは簡単に出張旅費規程の中で定めた方がよい事項について紹介します。

1. 適用範囲
前述の通り、全社員に適用することが必要ですが、注意しなければいけないのが正社員以外の従業員に対する取り決めです。
正社員以外の従業員に関する規定を入れて「全社員」にどこまでが含まれるかを明確化しましょう。

2. 旅費の種類
旅費の中に何が含まれるかを決めます。
一般的には「交通費」「宿泊費」「食費」「日当」等です。

3. 役職毎の支払額
社長・役員から部長や一般社員まで、利用できる交通手段をまとめましょう。
鉄道、航空機、船舶など、移動手段毎に決めることが多いようです。
また、移動の際に自家用車を利用した場合はどうするか等についても予め決めておくとトラブルが少なくなります!

4. 出張手続き
事前の書類、出張申請書の提出を義務付けましょう!

5. 赴任旅費
必要に応じて赴任に関する旅費支払いもこちらで決めましょう。

6. 日帰り出張と宿泊を伴う出張の日当て
一般的には日帰り出張の日当は宿泊を伴う出張日当の半額とすることが多いようです。

「交通費」の仕訳

以上で、旅費については十分理解頂けたかと思います!
次に、旅費より更に馴染み深い交通費について紹介していきます。

通勤手当における注意点

交通費に含まれる費用でおそらく、読者のほぼ全ての方に関係するのが通勤手当だと思います!
通勤手当は原則非課税です。嬉しいですね!

「通勤手当を支払ってくれるなら、遠くに住んで新幹線で来ればいいか!今と同じ家賃で軽井沢の大きな家借りよう!」と思ったことある方、いないでしょうか?

しかし気をつけてください!通勤手当も一定額を超えると課税されてしまうので実質通勤費用を全額カバーすることはできなくなってしまいます。

以下、国税庁から発表されている通勤手当の非課税金額一覧です。

区分 非課税金額
交通機関又は有料道路を利用している人に支給する通勤手当 1か月当たりの合理的な運賃等の額(最高限度 100,000円)
交通機関を利用している人に支給する通勤用定期乗車券 1か月当たりの合理的な運賃等の額(最高限度 100,000円)
交通機関又は有料道路を利用するほか、交通用具も使用している人に支給する通勤手当や通勤用定期乗車券 1か月当たりの合理的な運賃等の額と2の金額との合計額(最高限度 100,000円)

(出典:国税庁HP(https://www.nta.go.jp/gensen/tsukin/ ))

上記の「合理的な運賃等の額」とは、最も経済的かつ合理的と認められる通常の通勤の経路および方法による運賃または料金の額とされていて、新幹線通勤はOKである一方、グリーン車料金は含まれないことが、「所得税基本通達」でも明記されています。

通勤手当でも課税されてしまうケースが…

しかし気を付けていただきたいのは、仮に通勤手当であっても課税されてしまうケースがあります!

それは給与に加算される形で通勤手当が支払われる場合です。
通勤手当として基本給から区分されていることが非課税対象となる条件になっているのです。

また会社によっては通勤距離に関係なく、一定額を支払っているケースもあるかと思いますが、このような支給の仕方でも課税対象になってしまいます!

経理の方は気を付けてください!

マイカー通勤にも通勤費が認められます!

また読者の皆様の中に、マイカーで出社される方もいらっしゃるでしょう。
「車通勤だから非課税の通勤費なんて認められないよな…」なんて思っているとしたら朗報です!車通勤の方にも非課税の通勤費は認められています!

マイカー等で通勤している人の非課税となる1か月当たりの限度額は、片道の通勤距離に応じて、以下のように定められています。

片道の通勤距離 1か月当たりの限度額
2キロメートル未満 (全額課税)
2キロメートル以上10キロメートル未満 4,200円
10キロメートル以上15キロメートル未満 7,100円
15キロメートル以上25キロメートル未満 12,900円
25キロメートル以上35キロメートル未満 18,700円
35キロメートル以上45キロメートル未満 24,400円
45キロメートル以上55キロメートル未満 28,000円
55キロメートル以上 31,600円

(出典:国税庁HP(https://www.nta.go.jp/taxanswer/gensen/2585.htm ))

(実際支払われるかどうかは会社次第ですが…)

Suica、PASMOなどの交通系ICカードの仕訳

今となってはほとんどの方が利用されている交通系ICカード。

「仕事の移動のためにICカードにチャージした分は交通費だよね!」と思っている方は要注意!
現状の勘定科目ではICカードに対応しきっておらず、チャージ分を交通費としてみなすことはできません…。

ネット上では「貯蔵品」という勘定科目を使用する例も散見されますが、実態を考えると「仮払い金」を使用した方が自然でしょう。

仕訳例
Suicaに5,000円をチャージした場合。

借方科目 金額 貸方科目 金額
仮払金 5,000 現金 5,000



Suicaを1,000円分使用して移動した場合。

借方科目 金額 貸方科目 金額
旅費交通費 1,000 仮払金 1,000

ガソリン代は交通費?

案外気になっている方が多いなと感じるのは仕事で使う車両のガソリン代ですね。

いわゆる消耗品ではありますが、もしかしてこれも交通費に含まれる?と思ったことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかしその他にも「車両費」、「車両関係費」、「燃料費」など、複数の候補が勘定科目の中にはあります。

結論から言うと、ガソリン代について明確にこの勘定科目で仕訳しなければならないという決まりは無く、上記に挙げたような勘定科目で仕訳している分には特に問題ありません

企業にお勤めの方は社内の方針、前例に従っていただくのがよいかと思います。

旅費交通費の精算に最適なクラウドサービス3選

以上、旅費交通費の様々なルール、仕訳について説明してきましたが、「旅費交通費の精算、面倒すぎる!」という感想を持った読者の方も多いかと思います。

そこで経費精算サービスの中でも、旅費交通費の精算に強みを持つサービスを4つご紹介します!

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

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