グループウェアの
クラウドサービス

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何から始めていいか分からないという方は、まずはこのガイドを読んでその全体像を掴みましょう。その入門となる知識をご紹介します。このガイドではグループウェアのサービスについてまとめています。
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掲載企業:
サイボウズ株式会社,
NTTレゾナント株式会社,
株式会社アイアットOEC等

グループウェアサービスを選ぶときの3つのポイント!


1
マルチデバイス対応
この点がグループウェアの比較において最も重要、そして最低限必要な機能です。 マルチデバイス対応でないと、社外でアクセスできず、情報伝達を阻害してしまうことにつながります。会社全体で情報共有することで効率性を向上させることがグループウェアの目的であるので、この点はグループウェアの根幹をなす機能と言えるでしょう。近年のサービスの多くはマルチデバイスであるので、大丈夫であるとは思いますが、ときに OS によって対応していないものなどがあります。最低限の機能であるからこそ必ずチェックしておいてほしい機能です。
2
UI
グループウェアは日報や日々の情報連絡に活用されるので、UI が重要になります。どんなに機能が多彩で優れていても、使いこなせなければ意味がありません。ここでの UI とは、おしゃれさではなく、いかに使いたい機能を使いこなせるかという点で考慮すべきもののことです。日々使うからこそ、 UI にこだわって比較していきましょう。
3
全体の費用
グループウェアは 1ユーザーあたりの利用金額が数百円と少額で利用出来ますが、利用人数が比較的多いサービスなので、注意が必要です。クラウド型なら初期費用は多くの場合無料ですが、自社に合わせるためのカスタマイズ費用、社員に対する教育費用などすべてを考慮した全体のコストを算出する必要があります。この費用は算出してみると当初のイメージと異なる場合があるので、この点もしっかり比較するときの要件に入れましょう。

グループウェアサービスの一覧


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グループウェアの基礎知識


1
グループウェアとは

グループウェアとは社内でのスケジュールやタスクなどの共有やコミュニケーションを取るためのソフトウェアです。社員間でのスケジュールの認識違いやタスクの受け渡しの際に伝達ミスが起こってしまい、それが仕事上で大きな失敗になってしまいまうことはよくある話です。グループウェアの登場によりそういったミスを減らすことができ、仕事の効率化を図ることができるようになりました。

2
グループウェアの基本性能

・会社内、チーム内でのタスク、スケジュールの共有、管理ができる
・タスクやスケジュール毎に細かい詳細を記入できる(有料オプションの場合あり)
・タスクを納期など考慮し、時系列的に管理してくれる。
・メッセンジャー
クラウド型グループウェアを導入することにより、コミュニケーションが円滑になり仕事の効率化につながります。

3
グループウェアがなぜ必要か

企業内で一緒に何か仕事をする上で、ミスは必ずと言っていいほど起こってしまいます。どうしても防ぐことができないミスもありますが、ほとんどは未然に防ぐことができます。それは企業やチームのタスクやスケジュールの共有、受け渡しを正確に円滑にすることや社員が自身のやるべき仕事に集中できる環境を整えるなどの対策が挙げられます。そんな時にグループウェアが必要になってきます。グループウェアはタスクやスケジュール管理など社員間の円滑なコミュニケーションを行う、仕事の効率化をするには必要不可欠なツールと言えるでしょう。

4
グループウェアを導入するメリット

・他の社員のタスク、スケジュールを確認することができる。
・仕事の受け渡しや進捗状況の確認が簡単にできる。
・伝達ミスやタスク管理による時間の短縮ができる。

5
グループウェアを導入する際のデメリット

・機能をうまく使いこなせない可能性がある。
・使いこなせるようになるまで時間が掛かる。
・入力操作の時間がどうしてもかかってしまう。
・コストが掛かる。
エクセルを利用する人がかなり多い日本では、操作の仕方に戸惑う人がかなりいます。またエクセルで管理できるのならコストもかからずに利用できるのも事実です。

6
グループウェアを導入する際に比較するべきポイント

・対応機能数
・導入してからのアフターフォローをどの程度してくれるのか
・対応人数
・わかりやすい操作方法かどうか
・スマートフォンやタブレット端末などからも利用できるかどうか
・コスト
クラウド型グループウェアサービスを導入することで解決できる問題はどのようなものがあるかをよくご確認の上、あなたの企業の予算と相談してみてください。

7
グループウェアの導入に成功するため、失敗しないためのポイント

・しっかりと導入するサービスによって解決できる問題を明確にさせておくこと
・機能の数が多く、機能の操作がわかりやすいかどうか
最低限このポイントを抑えてからグループウェアを導入しないと導入が失敗に終わる可能性が高くなってしまいます。導入サービスを選ぶ際は他の色々なサービスと比較してから導入して、どれくらい最適化できるのかを考えましょう。