クラウド請求書発行ソフト・システムとは、おもに請求書・見積書・納品書・領収証などの、帳票にかかわる業務を効率化するツールです。書類の作成から、web送付・郵送まで自動で行うことができる上に、チームでのデータ共有や、カード決済機能、書類の一括管理をすることが可能です。
もちろん業務の効率化が期待できるだけでなく、業務漏れ・人的ミスを防ぐ仕組みがしっかりしており、従来と比べて、効率化・経費削減・業務漏れ防止などが期待できる頼もしいクラウドサービスです。

・各種帳票・伝票の作成及びweb送付・郵送
・承認・権限機能で閲覧・編集の権限を割り振り
・データ共有
・モバイル端末対応
・セールスフォースとの連携
請求書、見積書といった営業・経理業務にかかわる書類の作成はもちろん、それらの書類をセキュアにweb送付ができます。また必要に応じて郵送も可能です。さらにドキュメントデータはチームですぐに共有することができます。
共有の際は、承認・権限機能で閲覧や編集の権限管理が可能で、安心です。履歴機能もあり、誰が閲覧・編集を行ったのかすぐに分かります。モバイル対応もしていますし、セールスフォースとの連携も可能で非常に便利です。

請求書や見積書などの作成・送付は、数枚でも多くの時間と手間暇がかかります。かと言って、未払い・送付ミスなどの業務漏れ・業務ミスも許されないので、速さだけを求めて正確性を忘れてはなりません。そこで出てくる解決策が、クラウド請求書発行ソフト・システムになります。これらのクラウド請求書発行ソフト・システムでは、各種帳票・伝票の作成・送付に関わる業務の煩雑な手間暇がなくなります。
また、種帳票・伝票データは一元管理や共有ができます。従来に比べ、効率的になりますし、経費も削減できます。さらに未請求・未発行・未払いがダッシュボードに表示されるので、業務漏れもほぼ無くなります。
他にも、カード決済機能や外貨・バイリンガル対応機能などを有しているクラウドサービスもあります。カード決済機能は、顧客が支払いをクレジット決済するできる機能で、入金の早期化や入金消込の自動化も可能になります。このようにクラウド請求書発行ソフト・システムは、利便性と必要性が非常に高いのです。

クラウド請求書発行ソフト・システムでは、各種帳票・伝票の作成・発行がほぼ自動で行われます。従来のように手間暇はかからず、各種帳票・伝票をweb送付できます。もちろん取引先が、郵送を望めば、郵送することが可能です。
またモバイル対応しており、外出先からでも作成・送付ができ、データはチームに共有されます。共有に関しては、承認・権限機能で閲覧・編集の権限を管理できます。
他にも作成・発行・送付や、支払いが行われたかチェックが行われたり、作業漏れ、未作成・未発行・未送付があれば一目でわかるようになっています。

・取引先がwebサービスに抵抗を持っている
・サーバにアクセスできなければデータ閲覧ができなくなる
また、取引先がwebサービスに抵抗を持っている。または送付された各種帳票・伝票を印刷しているかもしれません。これでは送り手はコスト削減になりますが、受け取り側では印刷する手間とコストが発生しています。取引先に応じて、帳票・伝票は郵送する必要もあるでしょう。もし郵送する必要があってもクラウド請求書発行ソフト・システムでは郵送も対応しています。
その他には、サーバーにアクセスできない場合に各種データを閲覧できなくなってしまうといったような、万一に備える必要があります。

・初期費用料・ランニングコスト
・郵送費用・ユーザ数超過費用
・データのバックアップ、セキュリティ対策
まず初めに導入を検討する際に一番先に気になるのはコストですよね。クラウド請求書発行ソフト・システムでは、初期費用や月額費用に差があります。また、各種帳票・伝票を郵送する際にも費用がサービスごとに異なります。
何度も利用するうちに、トータルコストに大きく差が出てくるのでこの点にも注意しましょう。
他にも登録できる取引先の数にも制限がある場合があります。取引先が少なければ特に問題ないのですが、もし制限を超えるのであれば、超えた場合の費用も要チェックです。
その他にはデータのバックアップやセキュリティ対策をチェックしておきましょう。各種帳票・伝票データは大変重要ですので、災害時などの不足な事態に対するバックアップの有無などの各種対応。データ暗号化やサーバーなどのセキュリティ対策も確認しましょう。

・取引先に応じて、柔軟な対応をとる
・データのバックアップ、セキュリティ対策
クラウド請求書発行ソフト・システムでは、導入する目的と、提供されるサービスにミスマッチが発生することは少ないと思います。導入で一番注意する点は、取引先とのミスマッチです。
クラウド請求書発行ソフト・システムでは導入した企業では、業務も効率化されますし、無駄な経費も削減されますが。一方で、取引先がwebサービスに抵抗があれば、取引先では混乱しますし、送られてきた書類を印刷する場合は逆に相手に手間暇とコストがかかってしまいます。取引先の要望に応じ、郵送したりと柔軟な対応をする必要があります。
また、当然ながらデータのバックアップやセキュリティ対策は必須です。クラウド請求書発行ソフト・システムのユーザーがしっかりとアカウント管理をする必要があります。またクラウド請求書発行ソフト・システムでは承認・権限機能がありますので、どのチーム・メンバーに共有・権限付与をするのかしっかりと管理してください。