社外連絡の非効率をビジネスチャットで解決！エッセンス（株）のチャットワーク導入事例
メールと、facebookメッセンジャーで行っていました。エッセンス株式会社の場合、事業特性上でもあるのですが、プロジェクト単位で継続的に、社外のコミュニケーションが多くメールとチャットのやりとりだとコミュニケーションロスが多いことが課題でした。今回はチャットワークを導入し、どのように業務が変わったかをインタビューしてきました。
社内SNSの口コミ・比較・ランキング
社内SNS(Social Networking Service)とは、社内におけるネットワーク活動を支援するシステムです。
例えば、従業員数が多く他部署など関わりの少ない従業員を把握することが難しい、社内サークル、内定者、ダイバーシティ交流などネットワーク活動が必要な場面で利用されます。
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社内SNSの導入事例
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社内SNS
社内SNSの口コミ
InCircle（インサークル）
4点
業種：未入力
従業員規模：11〜30人
評価したビジネスチャットの中で、一番簡単だった。管理画面も使いやすく、ポリシー設定などが充実していながら、180円は安いと思った。パスワードを忘れたとき、管理者に連絡しなくても対応可能になると嬉しい。
ChatWork(チャットワーク)
5点
業種：未入力
従業員規模：101～200人
社内コミュニケーションツールを数社検討しましたが抜群の使い勝手でした。
タスクがなんともユニークかつ活用しがいがあり社内コミュニケーションが激的に改善されたことを感じます。
ＩＴスキルの低いおじさん社員はチャット自体が苦手なところもありそこは課題です。ログ取得可能なプランを選択しました。無料や格安のチャットツールも存在する中、なぜチャットワークなのか？を説得するのは稟議者の腕の見せ所だと思います。社内の重要ポジションについているメンバにテスト運用という形で利用してもらい良さを実感してもらうなど根回しした上でないとコスト面で稟議を通すのに多くの企業で苦戦すると思います。・・・といったことを解消できるようなプランがあるとより継続していけるので期待しています。
日報共有アプリgamba!(ガンバ)
4点
業種：未入力
従業員規模：11〜30人
日報に特化しているので、完全に日報だけが目的であればとても良い。イイネの機能などコミュニケーションも取りやすい。スマホアプリも使いやすかったので電車の中などでも見やすい。あくまで日報ツールなので、勤怠管理など他の管理も行ないたい場合には難しいと感じる。
ChatWork(チャットワーク)
4点
業種：未入力
従業員規模：501〜1000人
社外の方とインタラクティブにやり取りするのに重宝しています。マークダウン記法など、入力を簡略化できるような機能があるとよりよくなると思います。（slackに比べ、キーボードから手を離さなければならない回数が多い印象です）
社内SNSの図解・インフォグラフィック
社内SNSの選び方ガイド
何から始めていいか分からないという方は、まずはこのガイドを読んでその全体像を掴みましょう。その入門となる知識をご紹介します。このガイドでは社内SNSのサービスについてまとめています。
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ChatWork株式会社
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社内SNSを選ぶときの3つのポイント！
1
UI
社内SNSの導入目的は、社内コミュニケーションの活性化によって従業員全体の業務効率のアップです。このためには、まず従業員に社内SNSを使ってもらわなければなりません。そして社内SNSの利用率を大きく左右するのはサービスの UI です。これが悪ければ利用する従業員は増えないでしょう。初めて使う人でも不自由なく利用を開始できる UI 、それが社内SNS定着にとっての鍵となってきます。
2
非公開機能があるか
社内SNSの利用が広がっていくとともに浮かび上がってくる問題が不適切発言です。従業員の自由な利用が進めば進むほど、企業のポリシーに不適合な不適切発言が増えてきます。これを頭ごなしに削除してしまうと、利用率が低下してしまいかねないので、非表示機能があると便利です。不適切発言はとりあえず非表示にして、後で当事者に非表示の理由を理解してもらい、最終的に削除するのがベストです。こうすることで、利用率を維持しながら社内SNSの秩序を維持することが可能です。
3
文字数制限はどれくらいか
文字数の制限は見落としがちな比較ポイントです。この制限により UX の悪化を招き、ひいては利用率の低下、社内コミュニケーションの鈍化を引き起こしかねません。できるだけ利用者の UX を低下するような要因が少ないサービスを選定することが重要です。これによって、社内SNSを広めて従業員の生産性の向上を達成しましょう。
社内SNSの基礎知識
1
社内SNSとは
社内SNSとは利用用途を会社内やチーム内だけに絞ったSNSのことです。LINEやMessengerのグループを会社やチーム内でやるというイメージを持ってもらったほうが理解しやすいかもしれません。メールでのやりとりとは違い、社員や仲間とコミュニケーションを取り合う時に気軽にやりとりができることが特徴です。
2
社内SNSの基本機能
・ビジネスシーンで利用されるメールと違い、気軽にやりとりができる。
・部署ごと、プロジェクトチームごとにグループを作れる。
・スマートフォンやタブレット端末などからも利用できる。
・クラウドで管理しているため社外でも利用可能。
ビジネスシーンでよく使われていたメールと比較すると割と気軽に素早くチーム内でコミュニケーションをとることができます。ビジネスでは素早く円滑なコミュニケーションが求められることが多いのでクラウド型の社内SNSサービスはとても注目されています。
・部署ごと、プロジェクトチームごとにグループを作れる。
・スマートフォンやタブレット端末などからも利用できる。
・クラウドで管理しているため社外でも利用可能。
ビジネスシーンでよく使われていたメールと比較すると割と気軽に素早くチーム内でコミュニケーションをとることができます。ビジネスでは素早く円滑なコミュニケーションが求められることが多いのでクラウド型の社内SNSサービスはとても注目されています。
3
社内SNSはなぜ必要か
会社やチーム内で一緒に仕事をする上で、ミスはどうしても起こってしまいます。しかし、連絡の遅れや伝達ミスなどコミュニケーション不足が原因のミスならば防ぎようがあります。そんな時に必要になってくるのが社内SNSです。社員、メンバー間でのやりとりを円滑に素早く行う事ができます。
世界中のビジネスシーンで重宝されているメールと違い、気軽にやりとり可能です。チームへのコミットを高めるという効果もあります。
世界中のビジネスシーンで重宝されているメールと違い、気軽にやりとり可能です。チームへのコミットを高めるという効果もあります。
4
社内SNSを導入するメリット
・素早く気軽にやりとりができる。
・絵文字やスタンプ機能により社員間の仲が深まる。
・部署間、チームの垣根を越えてコミュニケーションが取れる。
・全体的に低価格で導入できる。
・社外でスマートフォンやタブレット端末でも利用できる。
社内SNSを導入すると気軽にコミュニケーションが取れて、社員間の仲が深まります。それにより間接的に仕事がスムーズに進む効果が得られるでしょう。
・絵文字やスタンプ機能により社員間の仲が深まる。
・部署間、チームの垣根を越えてコミュニケーションが取れる。
・全体的に低価格で導入できる。
・社外でスマートフォンやタブレット端末でも利用できる。
社内SNSを導入すると気軽にコミュニケーションが取れて、社員間の仲が深まります。それにより間接的に仕事がスムーズに進む効果が得られるでしょう。
5
社内SNSを導入するデメリット
・社内SNS利用者が少なすぎると導入の意味がない。
・雑談などをしてしまうと業務内容に関するやりとりが流れてしまい、遡らなければならない。
基本的にチャット形式のため、トーク履歴がどんどんと上にいってしまい遡るのに時間がかかってしまうこともしばしばあります。またSNSなので社内で利用者の割合が少ない時はあまり導入した時の効果を得ることが難しいでしょう。
・雑談などをしてしまうと業務内容に関するやりとりが流れてしまい、遡らなければならない。
基本的にチャット形式のため、トーク履歴がどんどんと上にいってしまい遡るのに時間がかかってしまうこともしばしばあります。またSNSなので社内で利用者の割合が少ない時はあまり導入した時の効果を得ることが難しいでしょう。
6
社内SNSを導入する上での比較するべきポイント
・スマートフォンやタブレット端末で利用できるかどうか。
・機能の使いやすさ
・コスト
・送信データ量
・絵文字やスタンプ、いいね！機能が充実してるかどうか。
・アカウント数、グループ数などで細かいカスタマイズができるかどうか
導入前に無料お試し期間、体験版があるならば利用し使いやすさを体感してください。気軽にコミュニケーションができることが社内SNS導入の前提条件のようなものなので、使いにくいと感じるサービスは導入しない方が良いです。
・機能の使いやすさ
・コスト
・送信データ量
・絵文字やスタンプ、いいね！機能が充実してるかどうか。
・アカウント数、グループ数などで細かいカスタマイズができるかどうか
導入前に無料お試し期間、体験版があるならば利用し使いやすさを体感してください。気軽にコミュニケーションができることが社内SNS導入の前提条件のようなものなので、使いにくいと感じるサービスは導入しない方が良いです。
7
社内SNSの導入に成功するため、失敗しないためのポイント
・利用人数、頻度にしっかりとあった料金プランを設定をする。
・社風や利用人数、頻度にしっかりとあった使いやすいサービスを選ぶ。
・しっかりと社内SNSが浸透するような社内環境を整える。
社内SNSはなかなか社員に浸透せずに失敗することが少なくありません。無料お試し期間、体験版があるならば是非試してみてから導入した方が良いです。
・社風や利用人数、頻度にしっかりとあった使いやすいサービスを選ぶ。
・しっかりと社内SNSが浸透するような社内環境を整える。
社内SNSはなかなか社員に浸透せずに失敗することが少なくありません。無料お試し期間、体験版があるならば是非試してみてから導入した方が良いです。