文書管理システムとは電子文書や紙媒体の文書をデジタル化したものを保管・管理するシステムです。膨大な紙・電子媒体のデータを的確に格納し、後の検索補助のために紐付けなどのファイリングを行いデータベースを構築することで文書を適切に保管します。
また文書の漏洩・改ざん・破壊などがないよう、安全性の確保や、災害時にデータを守る対策。他にもデータを利用者に、セキュアに情報共有を実現することなど。文書の安全を確保するのも文書管理システムの役目です。
EDI (Electronic Data Interchange)電子データ交換とは複数の企業・団体間で、規定のデータ形式に基づいたビジネスに関わる電子データを、インターネットなどの通信回線で情報共有を行うことです。紙媒体より情報伝達が早く、事務負担も少なくなります。もちろん商取引文書を電子データとして取り扱い、受送信するため、セキュリティー対策も含まれます。

・電子文書・電子化データの保管
・電子文書・電子化データの安全管理
・電子文書・電子化データ・電子商取引文書のセキュアな情報共有・通信
文書管理システム・EDIでは、扱っている電子文書、紙媒体から電子化したデータを適切に保管します。データの格納、紐づけなどのファイリング、保護・管理まで対応しています。もちろん災害時や、データの漏洩・改ざん・破壊のないよう安全管理も徹底しています。
他にも、EDIにおける情報の共有や、送受信の面でのセキュリティー対策面もしっかりした機能を備えています。

・文書管理、ドキュメントの保存・管理の業務効率化
・他組織とのスピーディーかつ正確な情報共有・伝達
・情報の備蓄・検索の容易化
・情報・文書管理の標準化・一元管理化
従来の紙媒体での保存・管理より、電子データとしてシステムとしてきっちり管理する文書管理システムでは、情報の保存が紙の物理的な煩わしさがなくなるだけではありません。ファイリングや紐づけなどが正確に行われ、データベースを構築します。このため後々必要なドキュメントを素早く見つけ出したり、膨大なデータの活用を容易になります。
EDIにおいても今までの伝達スピードより、インターネットなどの通信回線利用で圧倒的に早くなりました。もちろん規定の形式に基づいていれば、商取引文書に関するミスも格段に減少します。このため正確かつ、スピーディーな伝達・共有や業務効率化が可能になるのです。さらには、保存フォーマットの統一や従来と比較して、コストが削減が見込まれます。

・業務効率化
・保存スペースを削減できる
・保存・管理コストの削減
・共有・伝達の正確性・迅速性の向上
文書管理システムではドキュメントをコンピュータ上（ここで紹介するサービスではクラウド上に構築します）にデータベースとして保存します。もちろん紙媒体と違い場所をとりませんし、データは適切にファイリングや紐づけが行われ、ドキュメントの検索・活用が容易になり、作業が効率的に行えるようになります。
またドキュメントの一元管理や、紙媒体から電子化することでコストも削減されます。もちろん電子データとして通信回線で、商取引に関する文書をやり取りするので伝達が高速化されます。また規定の形式でのやり取りでミスも減り、共有・伝達の正確性が向上します。

・導入が困難な場合がある
・インターネット及び、通信回線
文書管理システムでは保管・管理の効率化が見込まれ、すでに多くの企業や団体が導入しています。しかし文書管理システムの導入時に問題点もあります。もちろん一度導入すれば容易なのですが、導入以前の紙文書を電子化するのに手間暇がかかります。もしその量が莫大であれば、導入を躊躇する場合があるかもしれません。
さらにクラウド型文書管理システムではインターネットなどの通信回線が必要になります。同様にEDIにおいても通信回線が必要です。万一、インターネットやそのほかの通信回線が利用できなくなってしまった場合、ドキュメントにアクセスできなかったり、情報伝達が行えなくなってしまいます。また保存先が適切に対応していなければ、データの紛失や漏洩があり得るかもしれません。きちんとしたセキュリティ対策や万一の災害時のことも真剣に考えておく必要があります。

・セキュリティー対策は十分か
・実際に使用した際に、利便性が上がっているか
導入する際には、導入を検討している部署・チームだけでなく、実際に使用する社員が文書管理システムやEDIを使いこなせるかどうかを確かめておく必要があります。使用者がシステムの使い方を理解しておかなければ、システムは本来の力を発揮できなくなり、見込まれていたほどの効率化や、正確性・迅速性が得られないなどの問題が生じてしまいます。使い方がよくわからずに余計な手間暇がかからないよう、この点はしっかり説明しておく必要があります。
また、クラウドサービスにおいての情報漏洩などは、システムの問題より、社員のヒューマンエラーのほうが圧倒的に多いです。このためセキュリティ対策では、システム本体だけでなく、それを使うユーザーの安全対策を行っておく必要があります。