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グループウェアの”Wiki機能”とは?一体何のために使うのか

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あまりよく知られていない「Wiki機能」。Wiki機能=Wikipediaだと思っている人も多いのではないでしょうか。そんなWiki機能を解説してまいります。

クラウド型グループウェアにはほとんどのサービスで多くに機能が実装されていますが、中には「どうやって使うの?」という機能があります。

特にこれからグループウェアを導入しようと考えている場合、各サービスの機能比較をしていると何のための機能かわからないことが多いですね。

その中でも特にわからないのが「Wiki機能」ではないでしょうか?

「Wikipediaのような百科事典を社内で作るのか?」と単純に考えもしますが、それならばWikipediaを利用すればいいだけの話なので機能としてはまったくの無意味です。

ではこのクラウド型グループウェアでよく見るWiki機能とは何なのか?どんな用途があるのか?
今回はWiki機能についてお話します。

社内でグループウェアを導入するにあたっておすすめのサービスは下の記事で紹介しています。Wiki機能搭載のものもあるので、今回の記事でグループウェアが気になったかたはぜひご覧ください。

1. そもそもWikiとは

「Wiki=Wikipedia」と誤解している方が多いようですが、そもそもWikiとはHTMLなどの言語を利用してWeb上から簡単にWebサイト内の内容を書き換えることが出来るWebサーバー管理システムを指します。
そしてWikipediaとはこのWikiというシステムの名前と百科事典を英語にした「Encyclopedia」を掛け合わせた造語です。

つまりWikiとはWikipediaの略称ではなくある種のシステムを言います。

2. クラウド型グループウェアにおけるWikiとは

「Wiki=Wikipedia」ではないということは、多くのクラウド型グループウェアに実装されているWiki機能が社内で百科事典を作り出すものではないことがわかりますね。

クラウド型グループウェアにおけるWiki機能とは、Wikiシステムを利用した情報共有機能となります。情報共有という点ではWikipediaと相違ないですが、扱う情報が異なります。

社内の情報を発信したり、業務マニュアルをWikiで管理したりなどが主な用途となります。

2-1. Wiki機能のメリット

情報発信はメールで、業務マニュアルは紙で保管すればいいのではないかと思う方もいるでしょうが、メールでの情報発信は見落としの可能性が大きくあります。

しかし社内Wikiで情報発信をして社員にWikiの確認を習慣化させれば情報の伝達漏れを防ぐことが出来ます。

また多くのクラウド型グループウェアのWiki機能では、「いつだれが閲覧したか」の確認が出来るため、だれに情報が伝達していないかが一目でわかります。

また業務マニュアルを紙で保管する場合、編集があるとその度に印刷や再配付の必要がありますね。
しかしWiki機能ならば完全ペーパーレスで業務マニュアルを保管出来るため、印刷コストや再配付の手間を省くことが出来ます。

無駄な作業が省けることで業務効率化にもつながりますね。

さらにファイルの添付などもできるので資料テンプレートの共有などにも最適です。

まとめ

いまいち何なのかわからないクラウド型グループウェアのWiki機能。
知ってみれば「便利に活用できそうじゃないか!」と思いますね。

ちなみにWikiの語源はハワイ語の「Wikiwiki」であり、「速い」や「急ぐ」といった意味があるそうです。

Wiki機能を上手に活用できればクラウド型グループウェアをより便利に使いこなすことが出来ます。

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