HRMOS勤怠 導入事例 社労士の推奨で導入を決意 無料でも機能十分 業務の見直しにつながっている
・不動産/建設/設備系
・従業員数 11〜30人
・経理・財務
・一般社員・職員
Excel管理の限界。締め作業に3日、振込予約は前日ギリギリに
―――HRMOS勤怠を導入する前は、どのように勤怠管理を行っていましたか？
導入前は全員のExcelファイルで管理していました。社内サーバーに保存されたファイルを、各自が入力する方法です。
―――Excel管理では、どのような課題がありましたか？
15分単位で各自がつけていたので、間違いや記入漏れを見つけることができませんでした。締めの後に私ともう一人の後輩の2名でチェックをするんですが、間違いが非常に多かったです。本人は無意識かもしれないんですが。
うちはシフト勤務なので、休みを間違えて出勤日にしたり、逆に出勤日を休みにしていたりという基本的な間違いから、時間の入力ミスによる総合時間のミスなどがありました。
―――その課題が、業務にどのような影響を与えていましたか？
締め日から支払い日まで日数が少ない時もあり、チェックに時間がかかりました。シフト勤務の従業員だと、本人に確認の連絡をしても、回答をもらえるまでに2、3日かかることもありました。 その結果、給料計算が完了できず、振込予約が支払日の前日ギリギリになったこともあります。もちろん、実際に支払いが遅れることはなかったですが。
―――それがシステム導入を検討されたきっかけですか？
はい。「虚偽報告があるかもしれない」という懸念もありましたし、Excel管理をしていること自体があまり良くないのかな、と感じていたからです。
決め手は「無料」と「社労士の推奨」
―――サービスの選定はどのように進めましたか？
タイムカードにするか、勤怠システムを入れるかというところから始まり、3社か4社くらい比較しました。「楽楽勤怠」と「ジョブカン勤怠管理」を検討したのは覚えています。
―――選定にあたり、特に重視した点は何でしたか？
まず「無料」であることです。もともとExcelで無料でやっていたので、そこに経費をかけたくありませんでした。あとは、設定が簡易であることと、運用、特に打刻が簡単なことを重視しました。
―――最終的に「HRMOS勤怠」に決めた理由を教えてください。
顧問の社労士の先生に「どの勤怠管理が使いやすいか」と相談した時に、勧められたのがHRMOS勤怠でした。 その社労士の先生がすでに社内で使われていて、有料ではありましたが、設定などをしてもらえるということでした。
―――導入時にかかった費用は、その社労士の方への費用だけですか？
はい。設定をしてもらうのに社労士に10万円払って、それ以降は（月額無料なので）かかっていません。
締め作業が3日から1日へ激減！ ペーパーレス化も実現し、残業抑制にも効果
―――導入後の運用フローを教えてください。
拠点で分けて管理しています。打刻は、事務所の従業員はパソコンで、パソコンを持っていない部署の従業員はスマホで、と併用しています。 日々の承認は各拠点のリーダーに任せていますが、最終的な集計・確認は、経理総務部の私と後輩の2名で全員分を見て修正などできるようにしています。
―――最終チェックでは、どのような点を重点的に見ていますか？
打刻漏れと、残業時間の確認です。あと、残業の際は業務内容を備考欄に書くようにしてもらっているので、その業務が本当に必要だったのかどうかを、たまに本人に確認したりしています。
―――そういった確認が、残業削減にもつながっていますか？
はい、不要な残業は減っているとは思います。「優先順位をちゃんと決めて進めてください」とアドバイスするなど、業務のやり方を見直すことにはつながっていると思います。
―――導入して最も効率化された業務は何でしょうか？
なんといっても締め後のチェック作業です。日々の承認をリーダーがやってくれているので、最終チェックの負担はぐんと減りました。
以前はExcelのチェックで、全員分の作業が終わるのに2〜3日かかっていましたが、今は締め後一日ぐらいで全員の勤怠が承認できます。
―――他にもメリットを感じる点はありますか？
ペーパーレス化ですね。Excel時代はすべてを紙ベースで保管していたので、それらをすべてPDFで保存するようになりました。単純に保管場所が空くようになりましたし、後から見直すときも、紙だと全てめくって探さないといけないところ、PDFだとファイルをクリックして探せるので、自分的にはメリットを感じています。
「打刻は仕事」という意識付けが大事。簡単さを訴求して定着を試みる
―――社内へはどのように展開しましたか？
全員で一斉にスタートするのではなく、まず経理総務部など定時勤務（9時〜18時）の部署からスタートし、その翌月にシフト勤務の部署をスタートさせました。 周知は、社内で使っているSlackで「やり方がとにかく簡単だ」「Excelを入力してた時よりも格段に作業が下がる」と、最低限のやり方を伝えました。
―――マニュアルなども作成されたのでしょうか？
いえ、マニュアルやガイドラインは作っていないです。ログインに関する管理は経理総務部で全て行い、あとは都度、起こった時に質問されて答えている、という感じです。
―――導入後、どういった質問が多かったですか？
シフト登録の方法についての質問が多かったです。特に、一旦承認された後に有給を申請する際の登録方法——登録を取り消してもう一度申請して、また承認をもらうという流れがあるんですが——それは承認者も関わることなので、今でも質問を受けます。
―――定着のために工夫していることはありますか？
打刻漏れが多いので、定期的に「勤怠入力は仕事だ」ということは伝えています。人によって本当に打刻漏れをする人としない人と差が大きいです。
―――最後に、「HRMOS勤怠」を10段階で評価すると何点でしょうか？
8点です。 無料範囲内なので十分かなとも思っていますし、まだ私たちが使えていない機能もあるとは思うので。
―――どこが改善されたら満点（10点）になりますか？
シフトを変更するときに、少しシステムの反応が鈍いところがあります。 承認されたシフトを一旦取り消して、その部分に新しいシフトを入力するときに「それはできません」という案内が出るんですが、一旦画面を戻してもう一回進むと変更できるんです。そういうところが改善されたら、もっと高い評価になると思います。
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