freee勤怠管理plus導入事例 直感的で使いやすい 打刻パターンの豊富さも良い 紙とExcelの往復がなくなりストレス軽減
freee勤怠管理Plus - フリー株式会社
・サービス/外食/レジャー系
・従業員数 51〜100人
・人事総務
・一般社員・職員
勤怠集計に1日半。紙のタイムカード回収、Excel転記、関数エラー... 課題だらけのアナログ管理
―――導入前は、どのように勤怠管理をされていましたか？
最初は紙のタイムカードを対象社員に配って、打刻機で時間を記入させていました。それを締め日に回収してExcelに転記し、Excel関数で集計します。まとめたものを担当者間で確認し、その内容を給与計算用のフォーマットに移し替えて給与計算の材料にするという流れでした。
―――その運用で、特に課題となっていたのはどの部分ですか？
データの収集と転記の手間に加え、紙の紛失や、何と書いてあるか分からない、内容が間違っているといった確認作業に一番時間がかかっていました。
―――「確認作業」とは、具体的にどのような作業フローだったのでしょうか？
紙に書かれた内容が間違っていた場合、電話やメールで本人に確認します。さらに修正した内容を上長に承認させるフローも入ってくるので、担当者から該当者、該当者から上長、それをまた担当者が吸い上げる工数が発生します。通常業務と並行するので、ここが一番時間がかかっていました。
―――他にトラブルはありましたか？
社員の入力ミスも多かったですが、Excelの関数が壊れてしまったときも大変でした。計算が正しくない状態で進んでしまうと、どこが間違っているのかを探すところから確認しなければならず、すごく時間がかかっていました。
―――そうした作業全体で、締め作業にはどのくらい時間がかかっていたのですか？
データが完全に揃うまでに一日半（約12時間）ぐらいはかかっていました。それで集まればいいですが、集まらない場合はさらに時間がかかります。 最終段階で「やっぱり違う」「修正してほしい」という依頼が出てくると、非常にタイトなスケジュールになるので、焦りがありました。
社内DX化がきっかけ。重視したのは「システムの使いやすさ」と「打刻パターンの多さ」
―――システム導入を検討し始めたきっかけを教えてください。
きっかけは、社内DX化の推進と勤怠集計作業の効率化、あとは労働時間の正確な把握のためです。会社全体の方針として社内DX化を掲げていたので、そこが一番大きい理由ですね。
―――選定にあたり、他社とも比較されましたか？
4つ比較しました。ジンジャー勤怠、KING OF TIME、レコル、それと今回導入したfreee勤怠管理plusです。
―――数ある中で、freee勤怠管理plusを選んだ決め手は何だったのでしょうか？
UIの良さ、システムの使いやすさ、打刻パターンがたくさんあること、そして価格の安さですね。一番重視したのは、システムの使いやすさです。
―――「使いやすさ」とは、具体的にどのあたりを評価されましたか？
直感的で見やすいシステムの作りと、馴染みやすいカラーリングなどで抵抗なく使えるところです。また、簡単・シンプルな打刻申請システムが良かったです。最低限のことはマニュアル無しでもできるところも、いいところだと考えました。
―――価格帯については、他社と比較していかがでしたか？
中間ぐらいですかね。安すぎても怪しいし、高すぎてもそんなに機能はいらないし。そう考えた場合、他社も同じような金額だったので、特に安かったとも高かったとも感じていません。
勤怠集計工数が50%削減！「紙とExcelの往復」がなくなり、従業員のストレスも軽減
―――導入後の現在の運用フローを教えてください。
従業員が打刻するデータがシステムに勝手に収集されていくので、手動で集めたりはしていません。
確認は部署ごとの担当者に任せていますが、私は二週に一回程度、全体を確認しています。 集計は、月に一度の締め日にCSVに落としてデータを確認します。管理もシステム内にすべて集約されるので、別途Excelで保管したりはしていません。
―――導入によって、最も効率化された業務は何ですか？
打刻ミスの確認がなくなったことです。申請と承認が一画面で完結しているので、集計する側としては完結されたデータを回収するだけで済みます。確認作業や指摘作業がなくなりました。
―――集計作業にかかる時間はどれくらい短縮されましたか？
勤怠集計で言うと、二日程度かかっていたところを、およそ一日で済むようになったので、単純に50％削減というところだと思っています。
―――他にもメリットはありましたか？
小さなところですが、タイムカードの紙を買ったり、Excelを印刷したり、それを担当者まで持っていったり…物理的に遠いところで勤務している社員もいるので、そういった作業がなくなったのもよかったです。
―――申請業務はいかがですか？
紙ベースの時は、有給、看護休、介護休、振休など種類がたくさんあったので、それを毎回Excelの表に「どれを何日、何時間取った」と書いていたので大変でした。 今はシステムでスケジュールの申請をして、休みの種類を選んで、時間を入れて、と一回で済むようになったのですごく楽です。
―――費用対効果はいかがですか？
社員の声を聞いている上でも、月一人三百円で作業工数が減らせていると感じるので、従業員のストレスや工数を考えれば費用対効果は高いと思います。。
―――現場の従業員からは、どのような声が一番多いですか？
やはり紙がなくなったことですね。印刷が不要になり、紙をなくしたり、破いたり、書き間違えて作り直したり、Excelを作り直したり、そういう作業がなくなったことが一番良かったと聞きます。
機能には満足も、サポート体制には課題
―――社内への展開や教育はどのように進めましたか？
説明会、マニュアル配布、個別対応、全てやりました。特に就業場所が担当者の近くでない社員に関しては、就業先まで行って直接、勤怠システムの運用方法から申請方法までの説明会、個別指導を行いました。
―――特に苦労した点は？
一人一人習熟度が違うので、年齢層の高めの人にはある程度噛み砕いて説明したり、時間をかけて説明しました。そもそもシステムで勤怠を管理されたことがない社員もいたので、「このボタンは朝、ガチッとタイムカードを挿す行為と一緒です」とか、「この紙の申請をこのボタンから申請してください」とか、「現状のルールは変わっていないけど手段が変わったんだよ」というところを細かく説明して、システムへの抵抗感を減らそうと工夫していました。
―――他に定着のための施策は？
追加の研修はしていませんが、質問に関しては基本的に地道に答えるのと、質問集を作って全社員が確認できるフォルダーに格納していました。
―――そこまで工夫されて導入したfreee勤怠管理plusですが、10段階で評価すると何点でしょうか？
6点ぐらいです。理由は、最低限のことはできるようになって楽になったとは思うんですけど、まだあくまでタイムカードがシステムに置き換わったレベルのメリットしか得られていない。それ以降あまり活用できていないという私達側ののもありますが。あとは、サポート体制的にも少し納得できない部分があります。
―――サポート体制について、詳しく教えていただけますか？
導入する際に数十万円をかければ担当者がついてサポートが入るのですが、私のところではそれを使わなかったので、マニュアルと無料のチャットサポートだけで導入準備を行いました。そこのチャットサポートの品質が低い時期があったりして…。
―――具体的には、どのような対応だったのでしょうか？
サポートは基本的にマニュアル通りの回答しかしてこないので、会社のルールに合わせた難しい、細かい設定を相談したいときは解決につながりづらいです。「それはこちらのサポート範囲外です」となるのは、仕方のないことではあると思いますが。 解決の糸口を一緒に探したりはしてくれないので、相談先がなくなっちゃうっていうところで悩んだりしました。
―――最後に、これからシステム導入を検討している方へアドバイスをお願いします。
なかなかシステム導入は難しいと思うんですが、経験者がいればいいですが、未経験の方はサポート体制の部分をより重視してシステム選定をしてもらえたら、初期費用はかかるけれども、より活用の幅が広がるのではと思います。
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