KING OF TIME導入事例 リプレイスで月十数時間の工数削減 機能が豊富なのに相場より安価
KING OF TIME - 株式会社ヒューマンテクノロジーズ
・IT/通信/インターネット系
・従業員数 501〜1,000人
・人事総務
・部長・課長クラス
旧システムはとにかく遅い。1回の申請に3分かかり、夏季休暇の調整は困難を極めた
―――KING OF TIMEを導入する前の課題について教えてください。
以前は別の勤怠管理システムを使っていました。これがかなり重いソフトで、画面の遷移や申請時の画面の切り替えが非常に遅いという問題がありました。
従業員の日々の打刻、有給や中抜けなどの各種申請の遅さ、そして店長（管理者）の承認作業の遅さなどにつながっていて、ストレスが溜まっていました。従業員がそれなりに多いのと、毎日行う作業なので、かなり負荷がかかっていました。
―――申請や承認には、具体的にどれくらい時間がかかっていたのでしょうか。
申請作業は項目をいくつか選択してその都度画面遷移するので、一回の申請あたり1分から3分くらいはかかっていたと思います。上長も一個一個の申請を承認していると、一日あたり10分から15分くらいの時間はかかっていたと思います。
―――特に大変だった時期やエピソードはありますか。
大量の有給申請を行う夏季休暇のときなどは、自分が申請をする時も時間がかかりましたし、部下の申請を確認して承認を行う作業も大変でした。 また、部下同士の有給の取得時期を並べてみることができなかったので、その確認作業や調整にも時間がかかりました。
人事総務部の中でも、数値の閲覧や集計などの作業が大変でした。必要なデータの取得ができないなどの課題もありました。
きっかけは取引先の紹介。業界シェアと信頼性、自社への適合性で「KING OF TIME」を選定
―――リプレイスを検討し始めたきっかけは何でしたか。
きっかけとしては、取引先の紹介で管理システムのリプレイスの話題が挙がりました。そこから、その紹介を受けたソフトが自社にとって本当に最適なのかを検討するため、複数の主要な勤怠管理システムを比較検討しようと、人事総務部の中で話が進みました。
―――何社ほど比較されたのですか。
5社くらい検討しました。freee人事労務、マネーフォワード クラウド勤怠、ジンジャー勤怠、HRMOS勤怠、そして今回導入したKING OF TIMEです。
―――最終的にKING OF TIMEを選んだ決め手を教えてください。
信頼性が大事だったので、まず業界でのシェア、あと口コミ、レビューサイトでの評判は重点的に見ました。 また、うちの会社の従業員規模に合致するソフトなのか、処理の遅さは問題ないか、画面のシンプルさや操作性の良さ、自社の就業規則に沿った勤怠管理ができるか、打刻方法が自社に合ったものがあるか、といった点は確認しました。
承認工数が半分に。集計の手作業もゼロになり、月十数時間の工数削減を実現
―――導入後、従業員や管理者の業務はどのように変わりましたか。
従業員に関しては、申請作業が従来より速くなったと思います。
部下の承認作業が多い上長は、一人10分ぐらいかかっていたのが半分ぐらいになったかなという感覚です。人数が多い上に毎日ある作業なので、月あたり・年あたりで考えるとそれなりの時間の削減になっています。
従業員にとってはストレスを感じず、本来必要な作業に集中できるようになったのがメリットだと思います。
―――人事総務部門での効果はいかがでしたか。
ツールの可視化機能が使えたことで、定期的な集計作業が簡単になり、業務がやりやすくなりました。 以前は旧システムからExcelでエクスポートして、別の担当者が手作業で数十分かけて集計していましたが、この工数がまるまるなくなりましたね。
また、KING OF TIMEではそのまま報告できる形でデータがまとまっているのも良い点です。報告の準備時間が減り、質の高い報告・相談を上長に上げられるようになりました。
全体的には月に数時間から十数時間くらいは工数削減されていると思います。
―――費用対効果についてはいかがですか。
従業員1人につき300円の支払いです。機能がかなり豊富で、いろんな設定もできるカスタマイズ性が売りにも関わらず、他社と比べても高くはありません。むしろ少し安いくらいの部類という認識です。
支払っている費用に見合っていると思います。相場よりは安価に使えていますし、専属の担当をつけなくても回るため、人件費も節約できています。
事前相談が必要な機能があるので、導入前に確認を
―――導入時の社内への展開はどのように進めましたか。
まずオンボーディングが大変でした。自社の就業規則の設定は、ベンダーさんの導入支援のサービスを受けたり、社労士さんとも相談しながら設定しました。 ユーザーさんに向けては、簡単な説明会を行い、簡易的なマニュアルと今回導入した背景をメールで全社通知した上で、あとは各自で確認してもらう流れにしました。問い合わせがあった時だけ個別対応していました。
―――定着のために工夫したことはありますか？
メールで留意点をリマインドするというのは行いましたが、特に定着状況の確認などは行っていません。ただ、何人かのユーザーにヒアリングをして、使う中での課題とか困っていることはないか、というのは聞いたりしました。
―――KING OF TIMEを10段階で評価すると何点ですか。
10段階中9の評価です。
―――9点の理由と、マイナス1点の要因を教えてください。
シンプルでとても使いやすいです。 けれども、画面のデザインが若干古く感じるという評判があるのと、複雑な操作や設定変更を行う場合に、毎回ホーム画面に戻らないといけないというのがあるので、導線が少し悪いと感じます。 例えば、従業員のスケジュール設定、シフト管理、新しい従業員や雇用区分の設定などは、毎回ホーム画面に戻ってメニューから選び直す作業が発生します。
―――導入前に「これを知っておきたかった」という点はありますか。
標準の状態だと使えない機能というのが実はたくさんあって、サポートセンターに問い合わせることで、個別に機能が開放されて使えるようになる仕様になっている点です。 その点については事前の営業段階だと聞かされていませんでした。
―――その仕様は、運用時に問題になりましたか。
はい。導入を決めて設定の段階でいろいろ困ったり、従業員からの問い合わせに基づいて機能の設定を変更しようとした時に、即座の対応が人事部だけだと難しかったりしました。 もし事前にその仕様を知っていたら、運用上必要な機能で、事前相談が必要なものを洗い出して、ベンダー側と調整を行っていたと思います。
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