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2016-03-06

領収書がいらなくなる!?業務負担が軽減される“経費清算の電子化”は近い

はじめに2015年12月24日、閣議決定された2016年の税制改正大網では“経費精算の電子化”が組み込まれいることで話題を集めています。具体的には、これまで現物保管が原則とされていた経費精算の原本(領収書やレシートなど)が、スマートフォンやデジタル
経費精算システム
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はじめに

2015年12月24日、閣議決定された2016年の税制改正大網では“経費精算の電子化”が組み込まれいることで話題を集めています。具体的には、これまで現物保管が原則とされていた経費精算の原本(領収書やレシートなど)が、スマートフォンやデジタルカメラ画像での代用を認めるというものです。
つまり、現物保管していた原本が必要なくなり経理業務の負担軽減が少なくなることを示しています。

政府はこの電子化制度の組み込みを、2017年を目途に適用を目指してるようで、この法案が実現すれば経理部門だけでなく、営業部門やその他の部門の経理業務が一変することになるでしょう。

今回はこの話題となっている“経費清算の電子化”について、もう少し深く解説してみたいと思います。

これまでの税制度

経理清算に必要な領収、レシート、納品書、請求書などは「証憑書類(しょうひょうしょるい)」と呼ばれます。そしてこの証憑書類は一定期間保存しなければならない義務があるのです。
その保存期間は、書類により7年間と5年間に分類されます。

≪7年間保存が必要な書類≫
・証憑類 :領収書、請求書、預金通帳など
・決算書類:貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
・帳簿類 :売掛帳、仕訳帳、現金出納帳、総勘定元帳、手形帳、買掛帳など

≪5年間保存が必要な書類≫
・証憑類:見積書、注文書、納品書、契約書 など

上記の書類は現物による保存が原則であり、例えPCで作成した書類であってもデータとしてではなくプリントアウトした書類として保存する必要があります。これは決算業務や確定申告が完了したあとにも保存義務があり、経理業務を煩雑化させる原因でもありました。

最も管理が難しいとされているのはこれら証憑書類のライフサイクルであり、保存期間が過ぎたものが整理されることなく経理部に積み上がり煩雑化を生んでしまっているのが現状です。

しかし今回の電子化が実現すれば、経理業務の負担を大幅に軽減出来ると期待されています。スマートフォンやデジタルカメラで電子化した書類が原本と認められれば、全てデータとして管理することができ、文書管理システムを活用することでライフサイクルの管理もかなり楽になるでしょう。

クラウド型の経費精算サービスに期待が集まる

クラウドで提供しているベンダーでは、以前から証憑書類の電子化に目を向けたサービスを提供しています。
具体的にはスマートフォンで撮影した証憑書類のデータがをベンダーに送信し、それをデータ入力スタッフがデータ化。
データ化した証憑書類は再びクライアントに送信され、経理部門はデータでの管理を実現します。

このサービスでのメリットは、営業部門などが証憑書類を撮影・送信→ベンダーでデータ化→経理部門にデータが届き管理負担が軽減というサイクルを生み出すことで業務効率化を図れることです。

従来では証憑書類をデータ化したからといって原本となる領収書やレシートの保存義務がなくなるわけではありません。
データはデータは、原本は原本というように分けて保存しなければならないのがネックでした。

しかし今回の“計理清算の電子化”が適用されれば、書類での管理は不要になるのでクラウド型経費清算システムのメリットが向上すると期待されています。

電子化の際の課題点

経理業務負担の軽減が期待されている“経費清算の電子化”にも、課題は残されています。

と、いうのも電子化した証憑書類は、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータを経理部門が受け取った後も、他部門の人間により内容に不備がないかのチャックが済まなければ原本の破棄が出来ないと定められているのです。

“経費精算の電子化”では、経理部門と他部門がどのように連携を取り、証憑書類の電子化フローを作り出すかが鍵を握っていると言えます。
各企業はこの電子化フローを作り出すことが出来なければ、“経費清算の電子化”の波に乗ることは叶わないでしょう。

実はここでも、クラウド型経費清算システムが力を発揮します。証憑書類を単なる画像ではなくデータ化したもので管理していれば、データの抽出や加工もスムーズに行えるので他部門との連携が取りやすくなります。

そして、今回の“計理清算の電子化”がクラウド型清算システムを始めとする会計業務のクラウド化を進展させる大きな後押しになることでしょう。

まとめ

経理部門以外のビジネスパーソンとしては、領収書の貼り付け業務がなくなるといったメリットがあるのは確かですが、経理担当者から経費の詳細を求められたら的確に説明しなくてはならないことには変わりありません。

経費の使用目的は常に明確にしておき、経理担当者からの要望に答えられるようにしておきましょう。

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