名刺管理をツールで行うメリットとデメリットとは？

最終更新日：2022-11-25（記事の情報は現在から509日前のものです）

みなさんは、名刺をどのように管理していますか。ビジネスマンとしてのキャリアが長くなるほど、名刺の数も増える一方ですよね。実際、キングジムが実施した名刺に関する意識調査(2010年)によると、1ヶ月で平均13枚の名刺が増えている計算になります

みなさんは、名刺をどのように管理していますか。ビジネスパーソンとしてのキャリアが長くなるほど、名刺の数も増える一方です。

実際、キングジムが実施した名刺に関する意識調査（2010年）によると、1か月で平均13枚の名刺が増えている計算になります。

名刺管理ツールとは

名刺管理ツールとは、名刺情報をデジタル化して保存や管理できるソフトウェアです。スマートフォンのカメラやスキャナーなどを使用して名刺をスキャンし、スキャンした名刺の画像データをOCR（光学文字認識機能）でテキスト化することで保存が可能になります。

名刺管理ツールを導入することで、ユーザーは名刺をツール上で一元管理が可能です。また、スマートフォンなどのデバイスを使用して閲覧や検索などもできるようになります。そのため、営業活動を効率化でき、生産性を高める効果が期待できます。

名刺管理ツールが注目される理由

名刺管理ツールは、注目を集め、数多く提供されています。

注目されている理由の一つは、名刺管理の効率化です。紙の名刺は整理が煩雑で管理がしにくいことに加え、紛失や盗難のリスクもあります。

また、きちんと整理できていないために、欲しい名刺を探すために手間や時間がかかる、といった問題を抱えているケースもあるでしょう。名刺管理ツールを活用すれば、名刺を一元管理が可能なため、管理にかかる無駄な手間や時間を削減できます。

すると、ビジネスによりスピード感を持った対応が可能になります。さらに、顧客とのコミュニケーションややり取りがスムーズになるなど、業務全体の効率化や生産性アップにつながることも、名刺管理ツールの必要性が注目される理由です。

名刺管理ツールの導入目的

企業が名刺管理ツールを導入する目的は、名刺管理の課題解決にあります。名刺管理ツールを活用すると、次のような課題解決につながります。

探している名刺がすぐに見つからない
情報管理が困難
情報流出や紛失のリスク

探している名刺がすぐに見つからない

紙の名刺管理は、必要なときに必要な情報を見つけにくいことが課題の一つです。

紙で名刺を保管する場合には、勤務年数が長くなるほど名刺の枚数も増えていきます。そのため、名刺をファイルで整理して保管していても、ファイルの数が増えるごとに必要な名刺を見つけにくくなります。

また、名刺をデスクの引き出しに放置して整理すらしていない方も中にはいるでしょう。それでは、せっかく入手した名刺情報が適切にビジネスに活用できなくなります。

しかし、名刺管理ツールを活用すれば、名刺情報を簡単にデータ化しリスト化して一元管理が可能です。いつでも簡単に必要な情報へアクセスできるため、効率的な情報の活用が可能になります。

情報管理が困難

名刺管理には、名刺に書かれている情報だけではなく、名刺を受け取った日付や場所といった、付随的な情報も名刺情報と紐付けて管理することも多くあるでしょう。

また、取引実績やアプローチ状況なども合わせて管理すれば、ビジネスの機会や売上向上にもつながりやすくなります。

紙の名刺に直接上記のような情報をあわせて管理することは難しいですが、名刺管理ツールを活用すれば、名刺情報と容易に紐付けて管理が可能です。

情報流出や紛失のリスク

紙の名刺管理には、情報流出や紛失リスクが伴います。しかし、もし名刺を紛失すると、ビジネスの機会損失につながります。また、名刺や名刺入れの紛失・盗難により顧客情報を悪用されれば、顧客との信頼関係の低下、相手企業や自社の損失にもつながる恐れもあるでしょう。

名刺管理ツールを利用することで、名刺の紛失や盗難リスクがなくなります。また、端末にデータを残さない運用や、IPアドレス制限・送受信データの暗号化が可能など、セキュリティの高いサービスを選ぶことで安全に名刺情報の管理が可能です。

名刺管理ツールでできること

次に、名刺管理ツールで何ができるのかを解説します。ツールごとに搭載されている機能はさまざまですが、名刺管理ツールでできることは、主に次の3つです。

名刺情報の読み取りが可能
名刺情報のデータ化して管理できる
名刺情報の検索が簡単にできる

名刺情報の読み取りが可能

名刺管理ツールの活用により、スマートフォンのカメラ機能やスキャナーを使用して、手軽に名刺情報を取り込めます。OCRと呼ばれる技術により、紙の名刺に書かれた情報を読み取り、印刷された文字をパソコン上で利用可能なテキストデータに変換されます。

読み取った名刺情報は、自動でデータ化されて登録されるだけでなく、複合機を使用して複数枚をまとめて登録できるため、大量の名刺データがある場合でも容易に読み取りや登録が可能です。

自身で名刺情報を一つひとつ手作業でデータ化する必要がなくなり、手入力によるミスの心配も要らなくなります。

名刺情報をデータ化して管理できる

名刺管理ツールに読み取り・登録した名刺情報は、ツール上でデータとして管理が可能です。ツール上でデータの整理を自動で行ってくれるだけでなく、電話番号などの情報に変更があった場合でも簡単に更新が可能です。そのため、情報の管理にかかる手間が軽減できます。

紙の名刺のように物理的な保管スペースを確保する必要もないため、紛失などの心配も要りません。

また、データ化した情報は、CSVなどの形式でエクスポートやインポートが可能です。そのため、Excelなどでリスト化してオフラインでも活用できます。顧客リストの作成や年賀状などの宛名作成に活用することも容易にできるでしょう。

名刺情報の検索が簡単にできる

名刺管理ツールでデータ化された情報は、ツール上で検索が可能です。紙の名刺を大量に保管している場合は、必要な名刺を探すために時間がかかるケースもあるでしょう。

しかし、ツールを導入すれば、会社名や担当者名など検索条件を細かく指定して検索することで、必要な情報がすぐに見つけ出せるようになります。記憶が曖昧な場合でも、会社名などの一部の情報からの検索も可能です。

また、ツールに登録した名刺情報は組織単位で共有が可能です。情報が組織の資産として活用でき、営業活動の効率化や成果向上にも役立つメリットもあります。さらに、データ化した名刺情報は、スマートフォンからも検索が可能なため、外出先や移動中でも容易に情報を探し出せます。そのため、大きく業務の効率化を実現できるでしょう。

名刺管理の実態

膨大な名刺が手元にあるのにもかかわらず、名刺を管理する頻度は1年に1回がもっとも多く24%！結果として、名刺を1枚探すのに平均3.6分かかる状態となります。1週間のうち平均3.5回名刺を探すので、1週間に「12.6分」、1か月に「50.4分」、1年間に「約10時間」も名刺に時間を費やしているのです。

これはもったいない！このムダを削減できるのが名刺管理ツールです。当記事では、名刺管理ツールのメリットとデメリットを徹底比較します。

名刺管理をツールで行うメリット

名刺を探す手間が省ける

名刺情報が一箇所にまとまっているので、名前や電話番号、メールアドレスなどの情報からすぐに名刺の相手を探せます。ツールによっては、ラベルなどで名刺を管理が可能です。たとえば、「●●交流会」など、名刺交換した場所でラベルを作っておけば、そこで出会った人の一覧をすぐに作成できます。

記憶に頼ること無く人脈を有効活用できます。名刺の数は人脈の数。ビジネスパーソンとしては、適切に管理して活用する他ありません。

社内で名刺情報を共有できる

個人でなく、会社全体で導入できるツールもあります。このタイプを使えば、会社全体で名刺情報を共有できます。
「自分は面識がないけれど、自社の他の担当は面識がある」という場合、人脈を可視化することにより、ムダのない営業活動が可能です。

また、社内で名刺情報を共有しておけば、退職や異動の際の引き継ぎが容易になるメリットもあります。

外出先でも名刺データにアクセスできる

現在の名刺管理ツールは、クラウド型のものが主流。インターネットにつながるデバイスさえあれば、どこからでも名刺情報にアクセスが可能です。営業で外出しているときにも名刺を確認し、情報を活用できます。

また、増え続ける名刺の保管場所削減にも役立ちます。

名刺管理をツールで行うデメリット

名刺をデータベース化する時間がかかる

アナログ管理であれば、とりあえずファイリングすればいいだけですが、ツールで管理しようとすると入力の手間がかかります。ツールによっては、文字認識で自動入力してくれたり、専門オペレーターが入力してくれたりするタイプのものもあるので、そちらを検討されると良いでしょう。

顧客管理と二重管理になる

営業職の方であれば、顧客や営業履歴をデータベース管理している方も多いのでは。その場合は、名刺をデータベース管理しても、二度手間になるだけかもしれません。

名刺管理と顧客管理機能を統合したタイプのシステムもあるので、そちらを検討されると両方の良い所を取り入れられます。

コストがかかる

無料の名刺管理ツールも多いですが、名刺の数が増えたり、便利な機能を使おうと思ったりした場合には、やはり有料になります。自身で管理すればコストは無料のため、「もったいない」と感じてしまうかもしれません。しかし、コストがかかっても業務効率が上がるので、簡単に元は取れると思います。

さいごに

もちろん、名刺管理ツールを使うことにはデメリットもあります。しかし、冒頭で紹介した2010年の名刺に関する意識調査でも、83%の人が「名刺ホルダーをデジタル化して持ち歩きたい」と答えているのは事実です。ビジネスの効率化を考えるうえで、名刺管理ツールの導入は避けては通れないといえます。

次のページで紹介されている名刺管理ツールのメリット・デメリットを比較し、自分にピッタリの名刺管理ツールを導入してくださいね。

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