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2016-03-16

タイムカード廃止と勤怠管理システム導入で得られる6つのメリット

勤怠管理システムを導入してタイムカードを廃止することで得られるメリットをまとめてみました。
人事勤怠管理システム
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タイムカードを導入している企業では「勤怠管理システムは、コストがかかるだけ」と思われがちですが、実は導入により多くのメリットが享受できるのです。

しかし、国内ではそうしたメリットに気づいていない、そもそも知らないという企業も多いので、非常にもったいないのが現状です。

では、タイムカード廃止により得られるメリットとは何なのでしょうか?勤怠管理システムを導入してタイムカードを廃止することで得られるメリットをまとめてみました。

以下の記事では勤怠管理システムのサービスを紹介しています。気になる方はぜひご覧ください。

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タイムカード廃止で得られる6つのメリット

1.業務効率化

タイムカードを導入している企業では、毎月必ず集計・入力作業が発生します。
これがなかなかの負荷で100人規模のタイムカードをすべて集計・入力、さらに確認・修正作業まで含めると人員を2人動員したとしてもまる2日はかかるでしょう。

勤怠管理システムを導入してタイムカードを廃止することで、まずこの業務時間を短縮可能。
各社員の打刻データは自動的に集計されるのでこれまで集計・入力にかかっていた業務時間は限りなくゼロになります。
強いて言えば勤務時間と勤務表を比較して間違いがないか確認する業務です。

集計・入力作業がなくなるだけで本来の業務に注力できるので大幅な業務効率化が実現できます。

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2.コスト削減

勤怠管理システムでは月額利用料がかかることから一見コスト増加に見えますが、実はコスト削減につながるケースが多いのです。

まず先ほどの業務効率化から考えると、集計・入力作業にかかっている人件費を削減できます。集計・入力作業に社員2人を動員してまる2日かかるとするのなら、社員の日割給与がこの作業にかかる人件費となります。

各社員の日割給与が1万円なら[1万円×2人×2日]で人件費は4万円です。
つまり勤怠管理システムの導入費でこの4万円のコストが削減できます。

勤怠管理システムの月額利用料が1ユーザーあたり300円なら100人規模では合計で3万円となるので、4万円-3万円で毎月1万円のコスト削減になりますね。

さらに本来の業務に集中できるという労働生産性の向上を考慮すれば、削減できるコストは1万円以上です。

このようにタイムカードと勤怠管理システムにかかるコストを比較すると、意外と勤怠管理システムの方がコストメリットあるケースが多いのでぜひ計算してみてください。

3.集計・入力ミスゼロ

打刻データの集計・入力作業がなくなるということは、ミスがなくなるということ。

タイムカードでの管理では集計も入力も手動なのでどうしてもミスが起こりがちですが、勤怠管理システムなら自動で集計してくれるのでミスはゼロになります。

集計・入力ミスがあるままで給与計算すると、後々無駄な処理が発生したり社員からの信用にも関わるので十分に注意しなければなりません。

4.タイムカードの保管

労働基準法第109条では、「使用者は労働者名簿、解雇、保証、賃金などその他労働に関わる書類を3年間保管しなければならない」という法律があります。

タイムカードは賃金に関わる書類なので保管義務があり、この保管場所に困っている企業も少なくないでしょう。さらに言えばタイムカードのライフサイクル管理も疎かになって3年以上経っても保管されているものがほとんどかと思います。

勤怠管理システムなら、システムに記録されてるデータをCSV形式で取り出せるため、エクセルに移行すればPCで簡単に管理できます。またこれを紙書類にして保管してもかさばらないので楽に管理可能ですね。

5.勤務状況の可視化

タイムカードによる管理では、月末に打刻データを集計しないと社員の勤務状況を確認できないという大きなデメリットがあります。

労働時間が厳しく規制されコンプライアンス重視が叫ばれている現代において、労働状況が可視化できていないという状況は問題です。

勤怠管理システムでは、各社員の勤務状況をリアルタイムで可視化できます。
そのため「残業時間が多い」や「休暇が取れていない」など、労働時間に関する管理が細部まで行き届くようになるのです。

また多くのサービスで「アラート機能」を実装しており、残業時間が規定を超過しそうな社員がいるとシステムが知らせてくれます。

6.不正打刻防止

タイムカードでの打刻では不正打刻が非常に容易です。
社員同士で結託すれば、遅刻しているのに通常どおり出勤しているようにすることも、定時であがっているのに残業しているようにすることも可能。

どんな企業においても全体の数%で不正打刻を働く社員が存在し、企業の損失となっています。

勤怠管理システムでは生体認証打刻を採用すれば不正打刻を完全に防止することができます。
指紋・静脈認証システムを搭載した打刻機は本人以外の打刻は不可能であり、また正確性も高いので確実本人と認証してくれます。

その他には、正確性は多少劣るものの生体認証打刻同様に不正打刻を完全に防止する顔認証打刻や、GPS機能を使って位置情報を記録するGPS打刻があります。

最も高価な生体認証打刻でも打刻機にかかる費用は数万円なので、不正打刻を完全に防止できると考えればコスト削減につながるでしょう。

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まとめ

ここまで紹介したタイムカード廃止によるメリットをまとめます。

  • 1.集計・入力作業がなくなることで業務効率化できる
  • 2.業務効率化がコスト削減につながる
  • 3.集計・入力ミスがゼロになる無駄な処理がなくなる
  • 4.タイムカードの保管が必要なくなる
  • 5.勤務状況の可視化でコンプライアンスを重視できる
  • 6.生体認証打刻で不正打刻を完全に防止できる

これら6つのメリットを考えると、タイムカードでの管理よりも勤怠管理システムの導入を検討せざるを得ませんね。現在タイムカードを導入している企業はぜひ勤怠管理システム導入に目を向けてみてはいかがでしょうか?

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