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2016-03-15

勤怠管理ソフトの費用対効果の算出方法 | コスト・効果・計算時の注意点

はじめにこれから勤怠管理ソフトを導入しようと検討している企業も、すでに導入している企業も「このソフトの価格は適正なのか?」と気になったことはありませんか?果たして毎月の料金に対してそれを回収できるほどの効果を得ることが出来ているのか?出来ていなければ
人事勤怠管理システム
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これから勤怠管理ソフトを導入しようと検討している企業も、すでに導入している企業も「このソフトの価格は適正なのか?」と気になったことはありませんか。

はたして毎月の料金に対してそれを回収できるほどの効果を得られているのか?できていなければ、これは導入失敗と言っても過言ではありません。

勤怠管理ソフトの価格が本当に適正なものなのかを知るために、今すぐできる費用対効果の算出方法を説明していきます。

1.導入費用と導入効果

費用対効果はハッキリと目に見えるものではないので「何だか難しそう」と思っている方が多いようですが、そこまで難しく考える必要はありません。

シンプルに「導入費用」と「導入効果」2つの局面から考えると大まかな費用対効果を算出できます。

1-1.導入費用

導入費用とは、導入時にかかるすべての費用を計上したものです。
ただ、一口に導入費用と言ってもクラウドとオンプレミスでかかるコストの種類に違いがあります。

クラウドなら初期費用、初月基本料金、オプション機能追加料金、サポート料金など。
オンプレミスならサーバ購入費、パッケージ料金、設定費用、サポート費用、運用費用(主に人件費)などです。

このようにクラウドかオンプレミスかによってかかる導入費用が異なるのですが、余すことなくすべてを計上してください。

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1-2.導入効果

次に導入効果ですが、これはさらに「コスト削減」と「業務効率化」の2つに細分化して考えます。

コスト削減

勤怠管理ソフトを導入することで削減できるコストと言えば、代表的なのがタイムカードです。
社員全員分の毎月のタイムカードとインクリボンで大体5,000円くらいはコストがかかっているかと思います。

またその他には、不正打刻をしている社員がいるとすれば勤怠管理ソフトの導入で防止可能なので、これもコスト削減として計上していいでしょう。

業務効率化

勤怠管理ソフトの導入効果はコスト削減よりも業務効率化の方が大きいのが特徴です。
たとえばこれまで月末に1日〜2日かかっていた集計・入力作業がゼロになったりと、かなり業務効率が加速します。

そして、この業務効率化を費用対効果として算出するためにはまず数値化してください。

具体的には、集計・入力作業にかかっている人件費をもとに算出します。

月末の集計・入力作業に2人の社員を動員して2日間かかるとします。
1人あたりの給与が25万円で25日稼働だとすると、日割の給与は1万円。
つまり集計・入力作業には合計4万円の人件費がかかっていると考えられます。

この業務がゼロになるということは、業務効率化で得られる導入効果は4万円のコスト削減と言えますね。

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2.費用対効果の算出

ここまで説明した「導入費用」と「導入効果」を天秤にかければ、簡単に費用対効果を算出できます。

以下に例を出してみましょう。

2-1.A社の事例

A社は従業員数100人の中小企業で、10年間タイムカードによる勤怠管理を行ってきました。

毎月末の集計・入力作業には人事部の社員を2人導入し、確認・修正作業まで入れると2日間かかります。
2人の給与はそれぞれ24万円で1か月24日稼働。タイムカードにかかるコストは毎月6,000円。

さらに、社員のうち10%は不正打刻をしていることで、毎月10万円程度のコストがかかっています。
A社はかねてから導入検討していた勤怠管理ソフトBをいよいよ導入することに。

勤怠管理ソフトBの月額利用料は1ユーザーあたり200円なので毎月の基本料金は20,000円、初期費用とサポート費用は無料で追加オプションはなし。

不正打刻を防止するため静脈認証打刻を採用し打刻機を2台設置、1台4万円なので合計8万円の費用がかかります。

ここまでのコストをまとめると以下のようになります。

≪導入費用(導入にかかる費用)≫
初期費用  :無料
月額料金  :2万円
打刻機費用 :8万円
サポート費用:無料
オプション :なし
合 計   :10万円

≪導入効果(導入後に削減できる費用)≫
タイムカード :6,000円
不 正 打 刻:10万円
集計・入力作業:4万円
合  計   :14万6,000円

さらのそれぞれの合計から費用対効果を算出すると、[導入費用10万円-導入効果14万6,000円=-4万6,000円]となります。
つまりA社は勤怠管理ソフトBを導入することで4万6,000円の費用対効果を得られるのですね。

ちなみに上記はあくまで導入時の話なので、導入後の費用は月額料金の20,000円のみとなり、さらに高い費用対効果が望めます。

3.注意点

費用対効果を算出するうえで大切なのは、「正確な導入効果を算出する」ことです。

勤怠管理ソフトも各サービスによりできることとできないことがあるので、どれを選ぶかで得られる効果が変わってきます。

たとえばサービスAでは「GPS機能」があり外出先からの不正打刻を防止できても、サービスBには「GPS機能」がないので防止できません。

対してサービスBではさまざまな連携先を持つことで業務効率化を図れますが、サービスAでは連携先が限られているのでサービスBほど業務効率化が図れません。

このように各サービスの特徴により導入効果はさまざまなので、「自社の現状と導入する勤怠管理ソフトの特徴」をしっかりと把握したうえで費用対効果を算出してください。

まとめ

最後に、費用対効果を算出する方法のポイントをまとめておきます。

  • 1.「導入費用」と「導入効果」2つの局面から考える
  • 2.「導入費用」は初期費用や基本料金など導入にかかる料金をすべて計上
  • 3.「導入効果」はコスト削減と業務効率化に細分化して考える
  • 4.「導入費用」から「導入効果」を差し引き費用対効果を算出する
  • 5.各サービスによる導入効果の違いをしっかりと把握する

今回紹介したように、費用対効果は「導入費用」と「導入効果」を計算することで意外と簡単に算出できます。

表面上の料金だけでなく費用対効果で比較することにより「真に自社にマッチしたサービス」を選定できるでしょう。

勤怠管理システムは各サービスで特徴が大きく異なる分、費用対効果での比較が有効的なのでぜひ実践してみてください。

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