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2016-10-19

クラウド型勤怠管理システムがもたらす10のメリット - パッケージ型と何が違うのか

勤怠管理システムのオンプレミス型とクラウド型では、現在クラウド型が主流となりつつあります。従来パッケージ型を導入していた企業にとって「クラウド型の何がいいの?」という疑問は拭えないですよね。そこで、クラウド型勤怠管理システムがもたらすメリットを紹介していきます。
人事勤怠管理システム
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勤怠管理システムは主にパッケージ型(オンプレミス型)とクラウド型が提供されていますが、現在ではクラウド型が主流となりつつあります。

これまでパッケージ型を導入していた企業も続々とクラウド型へ移行する動きを見せているので、今後もクラウド化の波は大きくなるとの予測です。

では、そもそもパッケージ型とクラウド型の違いとは何なのか?

パッケージ型とクラウド型2つの勤怠管理システムの違いをあらためて知るとともに、今後の導入検討に役立つように、クラウド型勤怠管理システムのメリットを解説します。

パッケージ型とクラウド型10の違い

1.サーバ設置不要

パッケージ型とクラウド型の大きな違いと言えばやはり導入形態でしょう。

2つの違いを簡単に説明するとパッケージ型は自社サーバを設置したパッケージをインストールして利用、クラウド型はベンダーが提供するシステムをオンラインで利用します。

導入形態の違いは自社の環境に大きく影響します。

情報システム人材がいない企業では、パッケージ型を導入するとなると運用をアウトソーシングしなければなりません。

そこにかかるコストや、パッケージ型のメリットであるカスタマイズもできないとなるとあまりメリットは感じられないでしょう。
それならば情報システム人材がいない企業でも導入できるクラウド型をおすすめします。

2.導入コスト

パッケージ型にかかる導入コストはパッケージ購入費用だけではありません。

サーバ購入費や設定費用など、他にもさまざまな費用がありトータルコストで言えば導入だけで数十万~数百万円かかります。

対してクラウド型ではサーバ購入費や設定費用は必要なく、初期費用に関しても無料~数万円で導入できるサービスがほとんどです。

他にかかるコストと言えば打刻機ですが、高価なものでも1台数万円程度なので導入コストを圧倒的に抑えられます。

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3.管理・運用

自社サーバを設置する必要がないということは、サーバの管理・運用も必要ないということです。
この違いから、最近では情報システム人材に余裕のある大企業でもクラウド型移行の動きを見せています。

情報システム人材の業務効率化につながるサーバの管理・運用以外の業務に集中できるようになります。
IT化戦略により注力できるので情報システム人材に余裕のある企業でも大きなメリットと感じているようですね。

また、情報システム人材がいても余裕がないという企業でも負担軽減につながるので注目したいメリットです。

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4.バージョンアップ

ほとんどパッケージ型ではバージョンアップに対応するために毎年バージョンアップ費用がかかります。
バージョンアップはシステムのぜい弱性をカバーしセキュリティを高めるためにも必要なので、しないわけにはいきません。また、バージョンアップ業務も発生します。

クラウド型ではバージョンアップ費用がかからないうえにバージョンアップ業務もベンダーが行うので、ユーザー企業は何もしていなくても常に最新のシステムを利用可能です。

5.ランニングコスト

パッケージ型では一見ランニングコストがかかっていないように見えますが、実際は人件費というランニングコストがかかっています。

サーバの管理・運用にかかる人件費は意外と多く、さらに細かく言えばバージョンアップ費用やサーバの電力代もランニングコストとして計算できます。

クラウド型のランニングコストはユーザー数ごとの月額料金で、「システムにいくらかかっているのか?」が一目で確認できるのが特徴です。予算が立てやすいうえに、企業規模によってはパッケージ型よりもランニングコストがかからない場合も多いです。

6.デバイス

パッケージ型とクラウド型の違いは利用できるデバイスにも現れます。
基本的にPCのみでの利用になるパッケージ型と違い、クラウド型ではPCに限らずスマホやタブレットでも利用できます。これはインターネット経由で利用するという性質を持つクラウドだからこそ実現できることですね。

スマホやタブレットでも利用できるので、社用スマホや社員のスマホに専用アプリケーションをインストールさせて勤怠管理システムを利用することも可能です。

つまり打刻機も必要なく利用できるので、打刻機のコストも抑えたいという企業の要望も叶えます。

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7.利用場所

オンラインで利用するという性質上、クラウド型は場所を選びません。
社用スマホや社員のスマホに専用アプリケーションをインストールしていれば、外出先からでも打刻が可能です。

また、多くのサービスでは「GPS打刻機能」を実装しているので打刻と同時に位置情報も記録し不正打刻の防止にもつながります。外出の多い営業職にもおすすめですね。

8.セキュリティ

一般的にクラウド型はセキュリティに欠けると認識されていますが、実はクラウド型のセキュリティは意外と強固であり、サーバの冗長化もされている場合が多いので障害時の復旧も迅速です。

パッケージ型では自社のセキュリティポリシーを提供できるというメリットはあるものの、完全に自社の裁量にゆだねられるのでセキュリティ専門家がいないと難しいのが現実です。

また情報漏えい事件の約8割は内部犯行や社員の過失によるものなので、社員へのセキュリティ教育を施した方がよほどセキュリティ対策につながるでしょう。

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9.インターフェース

インターフェースの違いを簡単に言うと、「パッケージ型は複雑でクラウド型はシンプル」です。
最近ではシンプルなインターフェースを持つパッケージ型も多く提供されていますが、クラウド型の方が洗練された使いやすいインターフェースが特徴。

使いやすいインターフェースはストレスもないので、社員のモチベーションを下げることなく利用できます。

10.拠点間のやり取り

パッケージ型を導入している企業では、各拠点で集計した勤怠管理データを本社に送って給与計算するというのが基本的です。そのため各拠点で集計・連絡業務が発生していました。

しかしクラウド型なら拠点間の勤怠管理データも本社で一元的に管理できるので、各拠点の集計・連絡業務がなくなります。

本社からしても各拠点から集まったデータを集計する必要がないのでどちらにもメリットがありますね。

まとめ

最後に、ここまで紹介したパッケージ型とクラウド型の違いを踏まえてクラウド型のメリットを以下にまとめます。

  • 1.サーバ設置不要だから情報システム人材がいなくても導入できる
  • 2.初期費用が無料~数万円だから導入コストが安価
  • 3.サーバの管理・運用が不要だから情報システム人材の負担軽減
  • 4.バージョンアップ費用・業務が必要なく常に最新のシステムを利用できる
  • 5.月額料金性だからランニングコストがわかりやすい
  • 6.マルチデバイス対応で打刻機費用の削減もできる
  • 7.利用場所を選ばず外出先からも打刻できる
  • 8.セキュリティが意外に強固で社員のセキュリティ教育に注力できる
  • 9.比較的インターフェースが使いやすいサービスが多い
  • 10.本社で一元的に管理できるため拠点間のやり取りが必要ない

これらのことを考えると、クラウド型勤怠管理システムは導入により多くのメリットが享受できますね。ただし、環境によってはパッケージ型の方がメリットが多い場合も当然あるので、両者の比較をしっかりと行ったうえで導入形態を決めましょう。

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