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2016-03-17

そもそもグループウェアとは!?知らないという方のためにやさし〜く解説します!

グループウェアとは「グループウェア」という言葉を耳にしたことがある人も多いでしょう。チームの中での情報共有やコミュニケーションができるソフトウェアを、一般に「グループウェア」と言います。本記事では、活用の幅が広がっている「グループウェア」について、
社内コミュニケーショングループウェア
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グループウェアとは

「グループウェア」という言葉を耳にしたことがある人も多いでしょう。チームの中での情報共有やコミュニケーションができるソフトウェアを、一般に「グループウェア」と言います。

本記事では、活用の幅が広がっている「グループウェア」について、初心者でも分かるように詳しく紹介していきます。

なぜグループウェアが注目されている?

グループウェア導入の最たる目的は、「業務効率をアップさせること」です。働き方が多様化・グローバル化する中で、効率的に共同作業できるというのが大きなメリットです。

たとえば、グループウェアの機能には以下のものがあります。

  • メール・チャット
  • スケジュール管理
  • TODOメモ(タスクリスト)
  • テレビ会議・ウェブ会議
  • 掲示板
  • ファイル共有
  • ワークフロー(決済・作業等の進捗を調整)
  • 施設予約機能

これらを活用することで、これまで「確認に時間がかかっていた」「わざわざ直接電話する必要があった」「すべて紙でやり取りしていた」「社外では対応できないので、いちいち会社で作業をする必要があった」といった不便さから開放されるのです。

グループウェア活用事例

グループウェアを活用している場面例をいくつかご紹介します。業務改善につながるというイメージを持っていただけると思います。

1.情報共有にかかる時間を削減

グループウェアでは、カレンダーや行き先メモ等で社員の予定を「見える化」できます。そのため、いちいち当事者の予定を確認しなくても、アポイントメントや会議の予定を立てられるのです。

また、電話を受けた際は、グループウェア上で伝言メモを残すことで、相手に伝えることができます。外出先にいても、スマホなどから確認し、空き時間に連絡が可能。スピーディーな対応は、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

2.さまざまな働き方が実現

グループウェアは、会社のパソコンだけでなく、自宅のパソコンや、スマートフォンからもアクセス可能です。主な連絡や情報共有やグループウェア上で行われますから、遠隔勤務や在宅勤務も可能になります

Web会議機能を使ってミーティングに参加できますし、ファイルもグループウェア上に保存することで、社内外問わず編集可能。会社にいなくても業務を進められるのです。

ダイバーシティが求められる昨今、さまざまなワークスタイルを実現するために、グループウェアは不可欠なソフトでしょう。

3.電子決裁の導入で業務スピードアップ

グループウェアの導入により、決裁業務の効率化も期待できます。これまでは、紙の稟議書を回していくので、上司の不在で業務はストップ。なかなかスピード感を持った仕事が難しいという欠点がありました。

しかし、ワークフロー機能を活用して決裁書類を電子化してしまえば、承認担当者は場所を問わず内容を確認できます。郵送等の手間もかからないので、これまでより社内稟議が迅速に行えます。経営スピードも上がるため、業績向上にもつながりそうです。

おわりに

チーム力を向上させ、業務効率アップにつながるのがグループウェアです。有料から無料まで、さまざまなツールが登場していますので、自社の状況に合わせてピッタリのものを選んで導入してみてください。

以下では、オススメのグループウェアについて詳しく紹介しています。ぜひご覧くださいね。

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