【比較表あり】ワークフローシステムおすすめ比較！価格・機能・クラウド対応一覧

ボクシルおすすめワークフローシステム 【Sponsored】

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あらゆる社内文書の申請フォームをカスタマイズ ペーパーレス化に便利なオプション機能を用意
無料トライアル：◯ 無料プラン：✕ 料金：3,300円／10ID（税抜）
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ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内の申請や稟議などの業務の流れを可視化・自動化するためのシステムです。稟議システムや電子承認システムとも呼ばれ、紙ベースの業務を電子化することにより、業務の迅速化と効率化を実現します。近年では、テレワークの普及に伴い、クラウド型のワークフローシステムを導入する企業が増えているのが現状です。

ワークフローに特化して単体システムとして提供しているワークフローシステムもあれば、グループウェアやERPの機能として搭載されているシステムもあります。

ワークフローシステムは、国が推奨している「働き方改革」やテレワークにも有効であり、導入を検討している企業が多いシステムです。

中小企業向けワークフローシステムのシェア・市場規模について知りたい方は、次の記事をご覧ください。

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れを視覚的に示したものです。「承認・決裁のフロー」ともいえるでしょう。備品購入や契約などは、業務上発生する意思決定をあらかじめ定めたルールにのっとって処理する必要があり、そのルールを示すのがワークフローです。

広義では原料入荷から製品販売までのプロセス全体を指しますが、「承認・決裁のフロー」の意味で広く使われているため、本記事では後者の意味で使用しています。

ワークフローシステムの失敗しない選び方

ワークフローシステムの選定で迷わないよう、自社に合ったサービスを探せる選び方のポイントをまとめました。

• 1. 必要な機能を洗い出す
• 2. 社内で利用中のシステムを調べる
• 3. 費用を問い合わせる
• 4. 要件に合うベンダーに資料請求する
• 5. テスト導入で社内評価を確認し、本導入するサービスを決める

それぞれの選定ポイントについて説明します。

1. 必要な機能を洗い出す

ワークフローシステムを選ぶ際は、必要な機能の要件を洗い出してから比較するのがおすすめです。次のリストを使って洗い出しておきましょう。

確認方法	内容
稟議の承認経路を確認する	「2人のうち1人が承認する」「複数人の全員が承認する」「課長よりも部長が先に承認すれば課長の承認は不要」など、稟議の承認経路を確認しましょう。 ワークフローシステムには、OR承認・AND承認・引上承認といった機能があり、どのような承認経路を設定できるかが変わります。
申請している稟議の種類と内容を確認する	経費申請や予算申請など、申請している稟議の種類を確認してください。経費申請であれば交通費計算のための経路検索機能があるサービスが便利です。 その他、記入する内容が決まっている申請が多いのであれば、入力規則設定や自動計算のような入力補助機能があるサービスがいいでしょう。
申請時に印影が必要かどうか確認する	申請や契約書などの書類を電子化した場合、印影は不要になります。しかし、慣習や社内規定により印影を必要とする企業もあるでしょう。 各種申請書に電子の印影を付与する必要がある場合は、印影画像の登録や作成ができるサービス、またはあらかじめ用意されているサービスがおすすめです。
役職の異なる複数社員が、一つの申請内で同時に記入することがあるか確認する	「一般社員が一部を記入したあと、課長が追記して申請する」といった状況のように、役職ごとで入力する箇所が分かれている申請がある場合、入力できる箇所を役職ごとで制限できる機能のあるワークフローシステムがおすすめです。
申請時に参考資料やファイルを添付することがあるか確認する	申請書だけではなく参考資料やファイルもあわせて確認してもらう場合、添付ファイルが付けられるサービスを選ぶといいでしょう。
すでにワークフローシステムを利用しているか確認する	すでにシステムで稟議申請をしているか確認しましょう。サービスによっては、組織情報や申請・承認経路をそのまま移行できる場合があります。

2. 社内で利用中のシステムを調べる

ワークフローシステムは、経費精算システムと連携するシステムや、旅費や交通費を計算するために乗換案内と連携するサービスがあります。

チャットツールと連携し、承認通知も可能です。

その他、文書管理システムをはじめバックオフィス系のツールと連携できる場合も多いため、現在利用しているものと連携できるかどうか確認しておきましょう。

確認方法	内容
現在利用しているワークフローの関連システムを確認する	経費精算システムや文書管理システムだけでなく、電子契約システムをはじめ、書類や申請が関わる業務で使用しているシステムを確認する。
連携方法を確認する	CSV読み込みやAPIなど、サービスによって連携の仕方は異なるので、あらかじめ連携方法を調べておきましょう。

3. 費用を問い合わせる

ワークフローシステムの料金相場は、初期費用は無料であるケースが多く、月額費用は1人あたり500円程度です。ユーザー数によって料金が変動することが一般的です。

従業員数を確認して、ワークフローシステムの導入に使える予算を確認しておきましょう。

確認方法	内容
ワークフローシステムの導入に使用できる予算を確認する	ワークフローシステムの料金相場を把握し、導入に使用できる予算を確認しましょう。

4. 要件に合うシステムのベンダーに資料請求する

これまで確認した内容を踏まえて、BOXILのワークフローシステムのランキングで要件に合うツールを探しましょう。

確認方法	内容
機能の要件を満たすサービスはあるか確認する	各サービスの搭載機能を確認し、条件に合うシステムを探します。なければ必要な機能を見直しましょう。
効率化のための機能はあるか確認する	一括で承認できる機能や督促・滞留通知、申請用テンプレート、自動採番、組織情報の自動更新機能など、ワークフローシステムを運用する際に役立つ機能が数多く搭載されています。申請・承認の際に必要な機能があるか、確認しておきましょう。
連携の要件を満たすサービスはあるか確認する	利用しているシステムと連携できるサービスを確認し、条件に合うシステムを探します。
予算内で導入できるか確認する	機能、連携の要件を満たすサービスの料金を確認し、条件に合うシステムを探します。予算を超えてしまう場合は、予算の調整か各種機能、連携の必要性を再度検討しましょう。
要件に合うサービスの資料請求をする	各要件を満たすサービスの口コミ評価の投稿と点数を確認し、要件に合うサービスの資料請求をしましょう。
テスト導入するサービスを数社に絞り込む	資料の内容であらためて要件と合っているかを確認し、テスト導入するサービスを数社に絞り込みましょう。

5. テスト導入で社内評価を確認し、本導入するサービスを決める

絞り込んだワークフローシステムをテスト導入し、実際の使用感を確かめてください。従業員からの評価もあわせて確認し、本導入するサービスを選定しましょう。

確認方法	内容
絞り込んだサービスをテスト導入して使用感を確認する	資料請求したサービスのトライアルに申し込み、実際に社内で使ってみましょう。
従業員からの評価は高いか確認する	申請や承認が簡単にできたか、登録の際に必要な情報は何かをヒアリングしましょう。
本導入するサービスを決める	従業員の評価に問題がなければ導入手続きを進めましょう。

ワークフローシステムの導入方法（手順）

ワークフローシステムを導入する手順は、企業のニーズやシステムによって異なります。一般的な導入手順は次のとおりです。

• 1. 導入目的の明確化
• 2. 申請・承認フローの洗い出しと整理
• 3. ワークフローシステムの選定
• 4. 導入計画の策定
• 5. システム導入と運用開始
• 6. モニタリングと改善

それぞれの手順を順番に説明します。

1. 導入目的の明確化

ワークフローシステムを導入する目的と必要な機能を明確にし、従業員や関係者への聞き取りを通じて要件を収集します。業務効率化や内部統制の強化など、導入によって実現したいことを具体的にしましょう。これにより、ワークフローシステムで解決すべき課題や業務フローの改善点を把握できます。

2. 申請・承認フローの洗い出しと整理

現在どのような申請・承認フローが存在するのか、洗い出しと整理を行います。申請書の種類や承認ルート、承認者などを明確にしましょう。

洗い出した申請・承認フローの中から、システムに移行するフローを決定します。優先順位をつけて、段階的に導入するのも可能です。

3. ワークフローシステムの選定

自社の要件に合ったワークフローシステムを選定します。システムの機能や価格、サポート体制などを比較検討しましょう。ベンダーの信頼性、実績、サポート体制などを評価し、選定基準を設定します。

ある程度システムが絞れたら、無料トライアルで複数のユーザーが体験してみて、意見を集約するとよいでしょう。

4. 導入計画の策定

ワークフローシステム導入のスケジュールや予算、トレーニングプログラム、データの移行計画などを含む詳細な導入計画を策定します。計画の進捗状況をモニタリングするためのフィードバックも収集しましょう。

5. システム導入と運用開始

選定したワークフローシステムの設定を行います。申請画面の作成や承認ルートの設定、ユーザーの権限設定などを行い、システムを運用する準備を整えましょう。

準備が整ったら、ワークフローシステムを本番環境に導入します。システムのセットアップ、構成、カスタマイズ、従業員へのトレーニングを実施します。

6. モニタリングと改善

ワークフローシステムが稼働し始めたら、定期的なモニタリングと改善が必要です。ユーザーからのフィードバックを収集し、必要に応じて、カスタマイズやパフォーマンスの最適化、セキュリティの確保、ユーザーサポートの提供などを行いましょう。

また、新たなニーズや業務プロセスの変更に対応するために、システム拡張の計画を検討するのも必要になるかもしれません。

おすすめワークフローシステムの比較表

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

無料で使えるおすすめワークフローシステム

無料のワークフローシステムを検討する場合は、無料で利用できるユーザー数や承認ルートの数、データ容量を選定のポイントとして選ぶのがおすすめです。無料のワークフローシステムはこのような利用制限があるので、なるべく自社の運用要件に合ったサービスを選びましょう。

GRIDYグループウェアでは、初期費用・月額費用なしで、追加料金も一切発生せずに無料で利用できます。グループウェアなので、ワークフロー機能も含め、豊富な機能がコストをかけずに利用できる点も大きなメリットです。

• 組織や権限によって情報の「見せる・見せない」を自動で制御
• 企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が可能
• わずか5分で登録、簡単に導入できる

GRIDYグループウェアを利用した人の口コミ

小規模・中小企業向けにおすすめのワークフローシステム

小規模・中小企業向けワークフローシステムを検討する場合は、ベンチャーや中小企業などで多くの導入実績があるか確認するとよいでしょう。さまざまな規模や業種での導入実績があることで、自社に合った運用ができそうか判断しやすいはずです。

ジョブカンワークフローは、30日間無料で全機能が試せるうえに、月額1人300円なので中小企業やベンチャー企業でも導入しやすいサービスです。また、制限付きですが無料プランもあるため、小規模導入でもコストをかけずに利用できます。

低価格ながら申請や承認のための機能が豊富なことも特徴です。

• 有料利用ユーザー数300万以上^※
• 直感的に使いやすい画面設計
• スマートフォンからも申請・承認可能

※出典：DONUTS「申請・承認にかかる時間を約1/3に削減「ジョブカンワークフロー」 」（2024年1月15日閲覧）

ジョブカンワークフローを利用した人の口コミ

大企業・大規模組織向けにおすすめのワークフローシステム

申請や承認に関する機能が多いほど自由な承認ルートを組めるため、どのような組織・会社規模でも対応しやすいので大企業での導入におすすめです。また、申請や承認を効率化するための機能があれば、システム移行したメリットを享受しやすいでしょう。

楽々WorkflowIIは、承認期限切れ申請の自動承認設定や、承認内容の事前通知（根回し）、閲覧状況の確認などの機能があるため、申請から承認までスムーズに進めやすいです。

• パッケージ版とクラウド版を提供
• 申請文書ごとに承認経路を事前に複数設定可能
• Excelから画面作成

楽々WorkflowIIを利用した人の口コミ

その他のおすすめワークフローシステム一覧

個別で紹介できなかったおすすめのワークフローシステムを一覧で紹介します。

• ExcelやWord、PDF、紙などの既存帳票を再現利用できるフォームエディタ
• ドラッグ＆ドロップで申請フォーム作成や承認経路の設定、組織の構築が可能
• 自動計算や選択入力、記入事項の自動チェックで入力ミスを削減

ActionPassportを利用した人の口コミ

• 汎用ワークフロー機能を搭載した経費精算システム
• 経費申請はもちろん、社内稟議や押印申請に対応
• 申請フォーマットも申請内容に応じた承認フローも自由に設定可能

楽楽精算を利用した人の口コミ

• スマートフォンアプリで経費申請から承認まで完結
• 会計システムとの連携で経理業務を効率化
• 電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化

マネーフォワード クラウド経費を利用した人の口コミ

• パッケージ版とクラウド版を提供
• 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
• 承認経路はパーツを並べていくだけで完成

コラボフローを利用した人の口コミ

• 人事、総務関連の申請など、稟議決裁業務をリアルタイム管理
• 昇進や異動などの情報を承認ルートに自動で反映
• ノーコードでカスタマイズできる申請フォーム

• アラート機能で事前申請に対する金額超過や重複申請を自動検知
• 申請内容に応じた承認経路の分岐設定が可能
• AI-OCRにより支払書類や領収書などを自動でデータ化

バクラク申請を利用した人の口コミ

• 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローを利用した人の口コミ

• 連携したグループウェアの組織階層を自動反映
• 70種類以上^※の申請書テンプレート
• ユーザー、組織、ロールで申請、承認の経路設計が可能

※出典：サイオステクノロジー「クラウドワークフローシステムで申請・承認業務効率化 | Gluegent Flow」（2024年1月15日閲覧）

Gluegent Flow（グルージェントフロー）を利用した人の口コミ

• ノンプログラミングでワークフローを電子化
• 1万人以上の組織でも実績多数、大企業にフィット
• 豊富な標準機能・最短1か月で導入可能

SmartDB（スマートデービー）を利用した人の口コミ

• 300社を超える企業へのヒアリングをもとに作られたワークフローシステム
• 承認経路を順列・並列で設定することで決裁をスピーディーに
• 代理での申請や承認、API・CSVによる多彩な連携が可能

kickflow（キックフロー）を利用した人の口コミ

• 受注契約から電子請求、電子記録債権による決裁まで一元管理
• トータルプラン以上でワークフロー機能を利用可能
• 建設工事請負契約に対応した長期間の電子契約保存を保証

ONEデジDocumentを利用した人の口コミ

• 現在使用中の申請書と同じフォーマットに変換可能
• 申請や承認状況をダッシュボードで可視化
• アラートや通知機能により、申請や承認のスピードアップ

Styleflowを利用した人の口コミ

• 必須チェックや自動計算項目といった入力補助機能を搭載
• 決裁ルートをロール管理でき、組織変更を自動反映
• スマートフォンからの申請・承認に対応

POWER EGGを利用した人の口コミ

• JR東日本商事や最高裁判所など多数の上場企業や自治体で導入実績
• 稟議決裁の設定や準備をAIがすべて実行
• AIが操作に関する問い合わせに対応

• 簡単操作であらゆる文書を電子化
• 承認フローや閲覧権限を柔軟に設定
• 過去文書の添付や複写で入力の手間を省ける

承認TIMEを利用した人の口コミ

• ノーコードで簡単にワークフローを設計
• 申請フォームに印影を表示可能
• 紙の申請書からフォーマットを変えずにペーパーレス化を実現

HUEワークフローを利用した人の口コミ

• 有休申請や年末調整など勤怠や給与に関連する申請承認に対応
• 給与計算、年末調整、税関連業務などをアウトソーシング可能
• リマインダー機能で必要なアクションをお知らせ

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェアと連携可能

X-point Cloud（エクスポイントクラウド）を利用した人の口コミ

• 2,000人以上にも対応^※しており大企業でも安心
• プログラミングの知識不要で申請フォーム簡単作成
• スマートフォンから申請・承認が可能

※出典：アイアットOEC「ワークフローWaWaFlow｜格安で簡単操作のワークフロー」（2024年2月7日閲覧）

WaWaFlowを利用した人の口コミ

• 従来のExcel・Wordファイルをそのまま利用可能
• 取引先ともメールで申請・承認業務を行える
• 複数の決裁ルートも簡単に設定できる

ワークフローEXを利用した人の口コミ

• Google Workspaceと連携して利用できるワークフローシステム
• カスタマイズ可能な申請書テンプレートを多く搭載
• 英語や中国語の多言語対応、タイムゾーン設定も可能

• 9,500社^※を超える豊富な導入実績
• 電子契約・電子サインサービスと連携
• ローコード開発による業務プロセスのデジタル化が可能

※出典：NTTデータ イントラマート「ワークフロー」（2024年1月15日閲覧）

• 複雑な承認ルートにも対応
• 今使用している帳票レイアウトでそのまま運用
• チャットやビデオ通話で専任チームがサポート

• メールソフトのような操作感
• ドラッグ＆ドロップによる直感的なルート設定
• 申請書のプレビューをリアルタイム表示

• 出退勤の時刻入力や複雑な実績入力にも対応
• 申請・承認・却下の際にコメントを付けられる
• 各種申請書はPDFとCSVでダウンロードできる

• Excelの申請フォームを流用可能
• マニュアルなしに直感的に使える
• チャット機能でテレワークに対応

• プログラミングの知識不要
• 独立した業務間を自動連携
• AI（人工知能）キーワード自動解析ツール搭載

• 30分で業務アプリ（業務システム）を開発可能
• 業務データを参照・共有できる社内SNS機能を標準搭載
• 50種類以上^※の業務テンプレートを解説付きで公開

※出典：クエステトラ「初めての業務テンプレート活用 – Questetra Support 」（2024年1月15日閲覧）

• ソフトウェア開発向けツール
• 無料プランでもカスタマイズ可能なワークフローを利用可能
• チャットやビデオ通話で専任チームがサポート

ワークフロー機能を搭載したグループウェア一覧

グループウェアとは、組織内でのスケジュールやタスクの共有、コミュニケーションを目的としたツールです。ワークフローシステムと親和性が高く、ワークフロー機能を搭載したグループウェアも多く存在します。総合的に社内のコラボレーションを促進したい企業におすすめです

• 低価格・簡単！desknet's NEOのスモール版
• 4,000社導入^※のノウハウ！充実のサポート体制
• 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「クラウド型グループウェアならJ-MOTTO」（2024年1月15日閲覧）

• 経路パーツを選択するだけで承認経路を設定できる
• ドラッグ＆ドロップで申請書を作成できる
• 機能を横断した検索や書類データの集計に対応できる

• 承認経路・テンプレート作成が項目選択のみで完結
• 過去の稟議書も簡単に探し出せる検索機能
• スマートフォンからでも申請・決裁可能

• 中堅・大企業向けのグループウェア機能を網羅
• PC、モバイルから申請の処理状況を常に確認可能
• 経費処理・稟議書申請・内部統制など幅広く1つのシステムで可能

• マスターデータベースや外部システム連携もワークフローに組み込める
• 申請用入力フォームや一覧表示をローコードで作成
• 一度作成したルートは別の帳票のルートとして利用可能

kintone - サイボウズ株式会社

• 自社の業務に合わせて、独自のワークフローを作成可能
• 承認ルート・作業者をマウス操作でカンタンに設定
• 未処理タスク一覧で自分が対応中の業務を見逃さない

• 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
• データを活用し働き方を見える化
• セキュリティ面も安心して運用できる

• 1か月無料で利用可能
• 未処理・処理予定・処理済など申請書・稟議書のステータスを常に確認できる
• 従来の稟議書を簡単に再現できる

• クレカやチケットサービスとの連携で申請・精算業務を効率化
• カスタマイズ機能で独自の申請書を簡単に
• ERPシステムとの連携で業務を効率化

ワークフロー機能を搭載したクラウドERP一覧

ERPとは、会計・人事・労務・販売・生産などの業務を一元管理するシステムです。業務を一元化することで、効率化や意思決定の迅速化を図れます。

ERP導入の目的にはデータの統合のほかに、業務フローの統合があります。ERPに組み込まれたワークフローは、複数の組織や業務フローをまたがって処理できるようになり、無駄な業務を大幅に削減できるのがメリットです。

• プロジェクトベースで収支・工数管理
• タイムリーな経営管理
• 市販の財務会計システムと連携

• 電子稟議・ワークフローで無駄な間接業務を削減
• プロジェクト型ビジネスに特化
• プロジェクト収支を可視化

• 稟議申請から承認、会計処理までをクラウドで一元管理し効率化
• スマートフォンで請求書を撮影するだけで簡単に申請可能
• 内部統制機能により上場準備企業も安心

• ビジネスに必要な機能を1つのシステムに統合
• 独自のワークフローをかんたんに構築可能
• 業種業態を選ばない柔軟性

• 申請データを簡単入力
• 自由自在な承認ルート設定
• 申請・承認データが一目瞭然

【番外編】ワークフローシステムを開発できるおすすめサービス

• Excelと同じ操作性でアプリをデザイン
• 13種類^※のワークフロー制御パターン
• 受注管理や生産管理、顧客管理などの基幹システムと連携可能

※出典：メシウス「お役立ち資料 | ノンプログラミングWebアプリ作成ツール - Forguncy（フォーガンシー）」（2024年1月15日閲覧）

▼BOXIL CHANNELにて動画でもおすすめのワークフローシステムを紹介しています。

BOXIL SaaS AWARD

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

「BOXIL SaaS AWARD 2024」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD 2024」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計3つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。

受賞部門	受賞サービス
BOXIL SaaSセクション ワークフローシステム部門1位	ジョブカンワークフロー
導入事例セクション 中小企業部門1位	Gluegent Flow

＞＞BOXIL SaaS AWARD 2024の詳細はこちら

「BOXIL SaaS AWARD Spring 2024」の受賞サービス

今回の「BOXIL SaaS AWARD Spring 2024」は、2023年1月1日から2023年12月31日までの1年間で新たに投稿された口コミ約18,000件を審査対象としており、計334サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
Gluegent Flow	SmartDB	コラボフロー
バクラク申請	楽々WorkflowII	ジョブカンワークフロー

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
サービスの安定性No.1	バクラク申請
機能満足度No.1	バクラク申請
カスタマイズ性No.1	バクラク申請
お役立ち度No.1	Gluegent Flow
使いやすさNo.1	バクラク申請

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Spring 2024の詳細はこちら

ワークフローシステムの導入メリット

ワークフローシステムを導入し、紙やメールでのやり取りをやめ、稟議を電子化するメリットには次のような点が挙げられます。

• 意思決定の迅速化
• 担当者がつかまらないを解消
• テレワーク対応
• ペーパーレス化でコスト削減
• 盗難・紛失のリスクを軽減
• 承認ルート管理で内部統制強化

意思決定の迅速化

データでやり取りすることで、意思決定のスピードを上げられます。引き継ぎ時にシステム上で完結する承認・決裁業務は従来のワークフローよりも迅速に対応できるので、意思決定を早められます。

担当者がつかまらないを解消

承認・決裁を行う責任者の外出が多いと、なかなか承認者がつかまらず、業務が進まないといった問題がありました。

ワークフローシステムを導入すれば、外出先からも承認作業を行えます。多くはスマートフォンに対応しているためデバイスも問いません。もちろん申請も同様で、申請・承認のためにわざわざオフィスへ出向く必要がなくなります。

テレワーク対応

ワークフローシステムは、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能なため、テレワークを含む柔軟な働き方に対応できます。外出先や自宅からでも業務の進捗状況を確認し、必要な対応が迅速に可能になります。

ペーパーレス化でコスト削減

ワークフローシステムによる電子化により、紙代、印刷代、郵送費などを削減可能です。ファイリングや保管も不要。大幅なコストダウンが期待できます。

とはいえすべての書類を電子化して保存できるわけではなく、株主総会や取締役会の議事録や、会計帳簿と事業に関する重要書類などは原本保管が義務付けられています。反対に、改正電子帳簿保存法では、電子データで受領した書類は電子データでの保管が必須です。このように、法改正の動向には注意が欠かせません。

盗難・紛失のリスクを軽減

完了したデータはサーバー上に保管されるため、盗難や紛失のリスクを軽減できます。非常時でオフィスへ立ち入れない場合も、遠隔アクセス可能。事業継承につながります。

ただし電子ファイルならではのリスクがあり、サイバー攻撃による流出の可能性がゼロとは言い切れず、また、ログインするためのIDとパスワードの管理が重要となります。従業員へのセキュリティ教育もしっかりと行いましょう。

承認ルート管理で内部統制強化

部署や内容によって承認ルートは異なります。ワークフローシステムの多くは、ルート設定や決裁権限をカスタマイズ可能。また申請時には、選択したフォーマットごとに申請ルートを自動で選択してくれるため、申請ごとに担当者を探す手間を省けます。

ワークフローシステムは「だれが、いつ、どのように関与したのか」を記録する役割も担います。管理者が進捗を把握できるようになり、ワークフロー全体を可視化できる点もメリット。偽装も難しくなるため、内部統制強化が必要な企業にもおすすめです。

ワークフローシステム導入時の注意点

ワークフローシステムの導入を検討する際は次のポイントに注意しましょう。

• ワークフローシステムで解決したい課題を整理する
• システムで自動化したいフローを決定する
• トレーニングとサポート
• セキュリティの確保
• グループウェア・ERPの導入も検討する

はじめに、ワークフローシステムを導入して解決したい課題を整理しましょう。改善したい業務の明確化が大切です。

次に改善したい業務内容の中で自動化するフローを決めます。ワークフローシステム導入前に、各業務のルールを設定しておくとよいです。

ワークフローシステムの導入にあたっては、従業員に対する十分なトレーニングとサポートが大切です。新しいシステムの使い方や業務プロセスの変更に対するトレーニングを提供することで、システムのスムーズな導入が期待できます。また、トラブルが発生した際には、ベンダーと協力して迅速なサポート体制を整備しておくのも重要です。

ワークフローシステムの運用には、システムが取り扱うデータのセキュリティを確保することが不可欠です。とくに個人情報や機密データが絡む場合には、適切なアクセス制御や暗号化の実施、コンプライアンスを遵守することが求められます。情報漏えいのリスクを最小限に抑えるために、信頼性の高いワークフローシステムを導入するようにしましょう。

また、組織全体のワークフロー改善を目指すのであれば、グループウェアやERPの導入もおすすめです。搭載されている機能を比較して、自社の課題に合ったツールを導入するとよいでしょう。

＞＞グループウェアおすすめ比較23選 | 人気ツールの機能と価格・評判
＞＞ERP徹底比較 - クラウド製品＆システムのおすすめ

ワークフローシステムの口コミ数ランキング

BOXILでまとめているワークフローシステムのレビュー数のランキングを紹介します。サービス選びの参考にしてみてください。

ワークフローシステム導入で業務の大幅な効率化を

ワークフローシステムは、業務効率化を図るために最も効果的なシステムの一つです。ペーパーレス化やテレワークの推進、内部統制の強化も実現します。ワークフローシステムを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 必要な機能を洗い出す
• 社内で利用中のシステムを調べる
• 費用を問い合わせる
• 要件に合うシステムのベンダーに資料請求する
• テスト導入で社内評価を確認し、本導入するサービスを決める

ワークフローシステムはサービスによって料金や機能が異なります。導入で失敗しないためにも事前の情報収集を念入りに行いましょう。さまざまなシステムを比較し、業務改善につなげてください。

各サービスの特徴がまとまった資料は、こちらから無料でダウンロードできます。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

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