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2016-07-23

稟議書とは?書き方のコツを伝授【今さら聞けないビジネス用語】

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稟議書とは

稟議書(りんぎしょ)とは、稟議の際に使われる書類です。

稟議とは、経費を使ったり、契約を結ぶ時などに関係者の承認を得るための手続きのこと。回覧され、複数人の承認を得るというのが特徴です。

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稟議書の作り方にもコツがあり、漫然と作業をしていると「せっかく稟議をしているのになかなか通らない」という状態になりかねません。そこで今回は、稟議書を作成するときに注意したいコツを解説。

稟議書を書くのが初めての方、稟議書が思うように通らない方は、ぜひこの記事の内容を参考にしてくださいね。


稟議書を書くコツ

稟議書にはいくつかコツがあり、それを外すと通る稟議も通りません。
最低限、次に紹介するコツを守るようにしましょう。

まず結論

日本語の文章は結論を後に書きがちですが、ビジネスにおいては逆効果。
承認する関係者も日々いくつもの稟議に対応しており、ヒマではありませんから「パッと見のわかりやすさ」が重要なのです。

稟議書には、申請事項や申請理由、費用対効果などを記載します。いずれも、まず一文目にしっかり結論を明記するようにしましょう。

よくありがちなのが、背景や想いなどをダラダラ書いて「結局何について書いてあるのかわからない」もの。確認する側にも大きな負担となりますし、その分承認に時間がかかったり、稟議が通らなかったりとデメリットが大きいです。


メリット・デメリットを判断する

稟議を通したいばかりに、その案件の「良い点」ばかりを書き連ねるのも考えもの。目前の利益のみにとらわれ、冷静な判断に基づいていないのでは…という印象を与えてしまうからです。

必ずメリットとデメリットを比較した上で、メリットがあると示すようにしましょう。そのときに、主観的な判断だけでなく、具体的なデータも添えるといっそう説得力が増します。


マイナス要素はカバー

メリット・デメリットの話にも通じますが、プラス要素の強調よりもマイナス要素のカバーを意識するようにしましょう。

提出前に承認者側の目線で読み、「突っ込まれそう」な部分については先回りしてフォローしておきましょう。質問される前にあらかじめ問題ないことを示せば、稟議もスムーズに回ります。

具体的データを用いる

申請理由やコストパフォーマンスについて述べる際は、出来る限り裏付けとなる数値データを具体的に用いるほうが説得力が増します。

「作業量が削減できる」と書くよりも、「1週間につき10時間の業務削減になる」とした方がメリットが伝わりやすいですよね。


稟議書を通すための根回し

稟議をスムーズに進めるためには、関係各所への根回しが欠かせません。

根回しとは、通したい案件について事前に話を通すこと。裏工作のような印象があるかもしれませんが、ビジネスにおいては案件を円滑に進めるためによく行われています。

判断を迷いそうな場合や、大金が動く場合は、根回しをしておくとスムーズです。もし、通る見込みが無いと根回しの時点で分かれば、わざわざ稟議書を作らなくて済みます。

根回しといっても、特段難しく考えなくても大丈夫。普段の業務合間に少し会話しておくだけでも変わりますよ。


稟議書を効率的に作成しよう

複数の人の目を通す稟議は、ある程度時間がかかってしまうのは仕方ありません。ただ、できる限り早く対応しなければビジネスチャンスを逃してしまう恐れもあります。

それを防ぐためには、稟議書の作成を工夫して、少しでも早く、確実に承認される書類にする事が必要です。

最初は思うようにいかないかもしれませんが、先人の知恵や成功例を参考にトライ・アンド・エラーを繰り返せば、きっと自分なりの”型”を作れるのではないでしょうか。

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