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2016-11-23

労働時間の効率化と管理でワークライフバランスを手に入れる10の法則

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今注目のワークライフバランスとは

内閣府が提唱している「ワークライフバランス」ですが、実際に何か施作をとっている企業は少ないのが現状です。ワークライフバランスを管理することで家庭も仕事も円満にできれば長時間労働に苦しみ家庭や自分に悪影響が出なくなるでしょう。

ワークライフバランスや労働時間を管理するとは一体どのようにするのでしょうか。

ワークライフバランスとは

労働時間を管理し家庭とバランスよく共存させ能力を開花させる

もちろん、「ワークライフ」を訳すと「ワーク」は仕事、「ライフ」は、プライベートな時間を意味しています。家族との時間を作ったり、趣味の時間を作るなど、仕事やプライベートのバランスを管理ができれば、自分の持つ能力をフルで発揮できるようになり、今よりさらによい人生を送ることができるということで内閣府が提唱しているのがワークライフバランスです。

最近の労働で深刻な問題になっているのが長時間労働です。ストレスや睡眠不足はもちろん、家庭を崩壊させる原因にもなりかねません。
家庭やプライベートが長時間労働でうまくいかないとストレスとなり、社員のメンタル面が弱っている状態では能力を出し切ることはできませんし、それは企業側にも従業員側にもデメリットとなります。

これを改善するために打ち出された政策がワークライフバランスですので、ワークライフバランスを実現できれば企業も社員もメリットになります。
このことを知っている企業だけがワークライフバランスを取り入れている状況です。

では、ワークライフバランスとはどうすれば実現できるのでしょうか。

ワークライフバランスは全社員参加で実現する

ワークライフバランスは個人だけが動いてどうにかなるものではなく、企業と社員全員が参加することで成り立ちます。企業は作業時間の削減、管理するための効率化、社内の雰囲気の改善、長時間労働の制限などを明文化します。また、ここで明文化したルールを厳格に守ります。

社員は、会社が用意した効率化マニュアルを実行すると、短時間で作業・管理できるようになりますから今まで以上に会社に貢献するということです。このように、ワークライフバランスを行うには会社側と社員全員、会社全体が
協力して取り組む必要があります。

ワークライフバランスを提唱した内閣府の詳細があります。内閣府で10箇条と名付けられている内容簡単にしたのでご紹介します。

ワークライフバランスの10箇条

ご紹介する10箇条をまとめると以下の通りになります。

① 無駄な会議を行わない

② 管理ができない膨大な社内資料は無意味

③ 時間の効率化を図るには整理整頓を行う

④ 労働時間削減のために業務マニュアルや標準化

⑤ 上司は労働時間を管理する能力が必要

⑥ 作業時間を減らすには業務の分担

⑦ 他者の業務内容を把握するのもワークライフバランスに必要

⑧ 時間の管理をするにはスケジュール化することが大切

⑨ 内閣府が推奨するコミュニケーション時間「がんばるタイム」とは

⑩ 作業時間短縮ための効率化を共有

では、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

①無駄な会議を行わない

内閣府が提唱しているワークライフバランスの政策として「会議」が挙げられました。実際に無駄な会議が多く、会議自体が仕事の負荷を上げています。

会議時間は1時間で終わることもあれば、朝から夕方までと長時間になる時もあります。ただし、長い会議をでも実にならない、結果に繋がらないなら時間の無駄とも言えるでしょう。

ワークライフバランスとは効率化が重要です。
そのために内閣府が提唱する会議の方法として、

  • 会議では必ずゴールや目的を設定する
  • 参加メンバーを厳選する
  • 開催時間が短時間で終えられるような簡潔な資料作りをする
  • 最後には必ず結論を出す という内容になっています。 これが実践・管理できれば有意義な会議となり、もし、時間の必要な会議でも無駄になる会議にはならないでしょう。

②管理ができない膨大な社内資料は無意味

資料の整理が行き届いていない企業が多く、いつまでも資料を保管している企業があります。
無駄な資料が多いと「あの資料どこかな」となった時に探すだけでかなりの時間がかかりますので時間の無駄です。
そこで内閣府はワークバランスを管理する方法として資料を減らすようにという政策があります。

これは仕事の効率化にもなり、資料が減るだけでストレスも軽減されます。

内閣府が提唱する資料削減の方法は

  • 削減する資料の基準の決定
  • 不要な書類は作成しない ということです。

削減する資料の基準については企業ごとに異なりますが、例えば見積書などはいくらでも増えますので、1年未満の見積書は机の引き出しに保管し、1年以上の見積書は資料庫へ(段ボールに「いつからいつまでの見積書」と記載しておく)、3年を過ぎて一度も目を通さなかった資料は廃棄というように会社基準を作りましょう。

③時間の効率化を図るには整理整頓を行う

これは個々が取り組むことですが、机上が整理されていないと仕事がはかどりません。「資料がない」 「さっきまでここにあったのに」というように机上が整理されていないと書類などを探すだけ時間の無駄になります。

常に机上などデスクは整理整頓し、資料がすぐに取り出せるようにすると作業時間も削減でき作業もはかどるしょう。整理整頓するだけでも仕事の効率化になりますからワークライフバランスの実現に一歩近づくでしょう。

④労働時間削減のために業務マニュアルや標準化

これは会社側が行いますが、ワークライフバランスを実現するためには仕事の効率化が必要です。
仕事の効率化をすると労働時間が削減されます。

ですが、作業が早い人と遅い人とでは作業比重が違い、どうしても作業が早い人の仕事量が多くなるのが事務作業です。

ただ、「難しい案件だから一緒に考えて」という内容ならわかりますが、「漢字が苦手」「計算が苦手」「文章作成できない」「パソコンが苦手」など基本的なことがわからないだけで仕事を人に回す人がいます。

企業側もこれを容認していることが多く、そうなると能力のある人材も十分に発揮できないいまま、「誰にでもできる作業」延々とをすることになります。

これでは良い人材をつぶしているだけになってしまいます。
こうならないように、業務内容や作業内容の基本的な作業も含めてマニュアル化し、社員が自分で仕事をこなせるようにしていきます。これでスキルアップも望めますし、自分の仕事をする時間が増えるので能力を開花させる
社員も出てきます。

⑤上司は労働時間を管理する能力が必要

ワークライフバランスは「管理」も大切です。ただし、仕事を理解してないところや新人は、できる仕事量が限られています。

そこで上司が部下それぞれの仕事量や労働時間などを管理することで作業効率も
上がり、短時間でも集中できるようになります。ですが、上司もたえず部下を見ることはできませんので、部下も仕事の親展度や完了報告など上司に報告すれば社内全体の時間の管理ができるのです。

⑥作業時間を減らすには業務の分担

作業時間を減らすために業務の分担も必要です。
さきほど、ワークライフバランスを実現するためには個々のスキルの向上と、一定の社員に仕事が集中しないようにという話をしました。

この業務の分担というのは_専門分野ごとに割り振ると表現した方が正しいでしょう。

例えば、先ほどの一定の社員に仕事が集中させないと言ったのは「できない業務がある」ことがないようにという意味です。この分担というのは、ある社員が見積書作成が得意なら見積書を専門にしたり、その代わり、価格交渉は他の社員がするなど、それぞれの得意分野を伸ばす作業をします。
業務を分担すれば企業側、従業員側双方にメリットがあるのです。

⑦他者の業務内容を把握するのもワークライフバランスに必要

仕事をしていると忙しさのあまり自分の仕事しか見えなくなる人がいます。しかし、自分の仕事だけをする人の方が作業時間が長く、効率が悪くなることを
ご存知でしょうか。

ワークライフバランスは効率化がメインですので他者の仕事を見る時間が
ないと思われるかもしれませんが、そうではありません。

時間を管理するには他の人がどんな作業をして、今どんな業務をしているのかなどを把握することで、自分が行う仕事はこうした方が早いなど把握できるのです。また、「あの人作業が進んでいない」となれば助けることもできますし、自分の作業が遅い時はヘルプしてくれるという体制を作れますので作業効率があがるのです。

⑧時間の管理をするにはスケジュール化することが大切

スケジュール化というのは、部署内それぞれの社員の当日のスケジュールや、週間、月間スケジュールを誰でも分かるようにスケジュール化することで作業効率が上がります。

誰でも見られるスケジュール化ができれば、わざわざお互いのスケジュール調整しなくても良いですし、ブッキングなどのミスをすることもなくなります。このように、ミスを防ぎ時間短縮にもなるのがスケジュール化です。

⑨内閣府が推奨するコミュニケーション時間「がんばるタイム」とは

内閣府では「がんばるタイム」を推奨しています。
がんばるタイムというのは部署内や会社内でコミュニケーションを取る時間を設けるということです。お互いコミュニケーションを取ることに集中できますし、改善点などを議論できる場にもなり会社側、従業員側、どちらにもメリットになります。ここでは普段言えないことを言える職場にすると職場でのストレスも改善されます。

さらに職場内の管理ができ、互いの絆を深めて団結力を高めることにもなり、
ワークライフバランスとしては外せない時間です。

⑩作業時間短縮ためにナレッジを共有

最後に、内閣府が提唱しているのがナレッジを共有することです。
ナレッジとは、ここでは「業務の効率化を果たす知恵」として定義します。
作業の効率化は方法が様々ですし、企業でもマニュアル化しているところもありますが、個人個人で「もっと効率が上がる」ことを実践している人もいます。

それを、「効率化研修」などを実施すれば、それぞれが行っている効率化を共有でき、また一歩ワークライフバランスの実現に近づくでしょう。

自分の仕事内容と共有できる効率化方法が合えばさらに効率はあがります。実際に行動して、さらに時間がかかった場合は今までの管理方法に戻しても良い
のですから、研修などで得た情報は実践してみましょう。

ワークライフバランスがもたらす企業と社員のメリットとは

ワークライフバランスがもたらす企業側のメリット

ワークライフバランスの10箇条は内閣府はワークライフバランスに力を入れている証拠です。では、ワークライフバランスを管理することで企業側には他にどんなメリットがあるのでしょうか。

まず一つ目が「優秀な人材確保」です。
仕事の効率化をすることで家庭やプライベートの時間が増え、仕事に集中できますので今まで長時間労働などで能力を十分に発揮できなかった優秀な人材が現れますし、見出された社員はワークライフバランスを取り入れた会社に定着するでしょう。

次に、労働時間や管理などを会社側が行うので、社員全体の能力や士気が上がりますから「生産性も向上」し、社内全体の雰囲気も良くなり「意欲の向上」 「満足度が得られる」社員が増え、事業が拡大することも考えられます。

そして、自分たちのためにワークライフバランスを行う企業に対して「この会社で働けてよかった」と思う社員も多くなるでしょうし、「忠誠心」も出てきますので「モチベーションの向上」に繋がります。

このようにワークライフバランスを管理することで企業にもたらせられるメリットはたくさんあります。

ワークライフバランスがもたらす従業員側のメリット

ワークライフバランスがもたらす従業員側のメリットとは何でしょうか。まず、ワークライフバランスということで「仕事と家庭のバランスを確保」できることです。
今まで仕事ばかりで家庭の時間が取れなかった方も、趣味に没頭する時間がなかった方も、ワークライフバランスを管理できると「自分の時間」が持てるのです。

次に、仕事と家庭やプライベートな時間ができれば能力を今まで以上に発揮できますから「スキルアップに繋がり」ますし、プライベートや家庭が充実すれば「やる気」も出ますから働き方が変わり生産性が上がります。

何より家庭不和や自分の時間がない、帰って寝るだけという生活から解放されますのでストレスが軽減され体調が良くなる人もいるでしょう。

このように、ワークライフバランスを管理することで企業側、従業員側、双方に
大きなメリットがあります。

ワークライフバランスは時間の管理より効率化が重要

ワークライフバランスについて色々お話してきましたが、企業側、従業員側にとってワークライフバランスはとても重要なことだとご理解いただけましたでしょうか。
ワークライフバランスと聞くと「労働時間を減らして仕事を切り上げればいい」と思っていた方もいらっしゃるかと思いますが、それでは全てが中途半端になり企業側にも従業員側にもデメリットにしかなりません。

ワークライフバランスで一番重要なことは仕事の効率化です。いかに効率よく仕事ができるかを企業側、従業員側が会社全体が一丸となって取り組むことでワークライフバランスも現実化していくでしょう。

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