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メール送信時のビジネスマナー | タイトル(件名)・宛先・CcやBcc・添付ファイル

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メール送信時に気をつけたい、タイトルや宛先指定時のマナーについて解説します。

知らなきゃ恥ずかしいビジネスメールのマナー

ビジネスを円滑に効率よく進めるうえで、メールは今や欠くことのできないビジネスツールです。相手の状況を気にせずに送信できるのはメリットですが、声や表情などでニュアンスが伝わらない分、思わぬ誤解を与えてしまったり、不愉快な気持ちにさせてしまうこともあります。

伝えたいことを正しく伝え、相手を嫌な気持ちにさせないメールを書くことは、身につけておくべき大切なビジネスマナーです。

では、ビジネスメール特有のマナーとはどんなものでしょうか。

タイトル(件名)のつけ方

メールのタイトルは、要件が伝わりやすいようにします。

例えば「明日の企画会議の開催場所変更のお知らせ」、「4月3日開催のイベント用機材貸出について」などのように、日付や内容を予想できるものにしておくと、受け取り側も読む気になります。毎日膨大なメールを受け取るような人にとっては、タイトルはメールを読むか読まないかの判断を決定づけるもの。

読んでほしければ、受け取り側を読む気にさせるようなタイトルをつけましょう。また、大事な案件は、タイトルの先頭に【重要】や【至急】などの文字を入れて、目立つようにしましょう。

宛先の指定 TO、CC、BCC

メールの宛先には、TO、CC、BCCの3つがあります。

TOは、直接的に用件を伝えて行動してほしい人、CCは直接対応はしないが、参考として知らせておきたい人に使います。ただし、TOもCCも、同じメールで複数の人に同時に送信すると、互いのメールアドレスが公開されてしまいます。

すでに知り合い同士である場合や、互いの了解のもと、あえて連絡先を共有したいような場合にはいいのですが、そうでない場合は、個人情報がさらされてしまうことになるので注意が必要です。複数の人に、互いのメールアドレスを知らせずに同時にメールを送る場合は、BCCを使います。

BCCでメールを送ると、同時に受け取った受信者には、他のBCCの受信者の存在が見えません。逆に、TOやCCと同時にBCCでメールを送信すると、BCCで受信した人にはTOの受信者もCCの受信者も明らかになります。このため、TOやCCの人には伏せて情報を知らせたい場合にも、BCCを用いることがあります。

基本的なビジネスメールの構成

ビジネスメールの内容は、基本的に、宛名、本文、署名という形になっています。以下は、一般的な構成の例です。


(宛名)
○○株式会社 営業部
部長 山田太郎様

(本文)
お世話になっております。
株式会社 ○○商事 営業部の田中です。

昨日は、お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございました。
   …中略…
今後ともよろしくお願い申し上げます。

(署名)
********************
株式会社 ○○商事 営業部 田中花子
〒○○○‐○○○○
東京都○○区○○町1-2-3
電話 ○○-○○○‐○○○○ / FAX ○○-○○○‐○○○○
メール ○○○@○○○○.co.jp
********************


宛名

宛名は、メールの冒頭に入れます。相手の会社名、所属、役職、氏名を正確に記載しましょう。

本文

本文の冒頭は挨拶文から始めます。挨拶文では自分も名乗りましょう。文末に署名を入れるので省略する人もいますが、名乗ったほうが丁寧な印象を与える上に、内容もすんなり入ってきます。

続く本題は、ポイントを押さえて簡潔に。冗長になると読みにくい上に、内容も伝わりにくくなります。箇条書きを使って見た目もすっきりしたメールは、受け取った側も読みやすいものです。失礼のない言葉遣いを選んで、最後は無難に結びの挨拶で終わりましょう。

署名

署名は、差出人の情報を記載します。会社名、所属、役職、名前、会社の住所、電話/FAX番号、メールアドレスなどです。

その他、返信や添付ファイルについて

メールを受け取ったら、すぐ返信するようにしましょう。メールを送っても、送信した側は相手がメールを読んだのかどうかもわかりません。

メールを読んだことがわかるだけでも安心するので、仮に対応に時間がかかるような場合でも、メールを読んだこと、あるいはいつまでに対応できるかなどを返信しましょう。

その他気をつけたいのは添付ファイル。ファイルを見るためのアプリケーションのバージョンが違うために、相手がファイルを開けないなどということもありがちです。

相手の作業環境を確認するか、古くても定番のバージョンとして保存したファイルを添付するようにしましょう。添付する場合には、ウィルスチェックを忘れずに。

マナーを守ってビジネスメールを使いこなそう

メールは簡単にやり取りができ、情報展開するのも手軽です。でも手軽だからこそミスもおこしがち。編集中のメールを誤って送ってしまったり、送り先を誤って指定したりすると、取り返しのつかないことにもなりかねません。くれぐれも、送信前には何度も確認しましょう。

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