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ビジネスメールでのスマートな挨拶のしかたとは?

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正しい挨拶で好印象を得よう

取引先や社内など、メールでやり取りをすることも少なくないかと思います。いつものビジネスメール、正しく用いることができているでしょうか。ここでは、ビジネスメールでの挨拶の基本から、一歩進んだできるビジネスメールの挨拶文をご紹介します。

幅広く使えるビジネスメールの挨拶文

(例)「いつも大変お世話になっております。株式会社東京、総務部の山田です。」
ご紹介したのは、一般的に使用できるビジネスメール、挨拶文の一例です。ポイントごとにビジネスメールについて確認してみましょう。

はじめにくるのは簡単な挨拶

「いつも大変お世話になっております。」の部分に関してです。ビジネスメールでは、まず相手に対して簡単な挨拶を入れることが通例になっています。例文は、いつも取引をしている相手に対してのものですが、新規のクライアントであれば、「はじめまして。」「突然のご連絡失礼いたします。」などの文言に変更することができます。

自身と所属について名乗る

挨拶の次にお決まりとなっているのが、自分が誰なのかしっかりと名乗るということです。もちろん、文末に名前や連絡先など定型文を持ってくるとは思いますが、冒頭で名乗らないと相手に不信感を与えてしまいます。これは、いつも取引のあるクライアントに対しても同様です。さらに、山田ですなどの名前だけでは不十分。どこの会社のどの部門に所属しているのかを名乗ることで、初めてビジネスメールとして正しいものになります。ビジネスメールに慣れてきて、自身の情報について省略されている方がいれば、相手に不信感を与えるだけでなく、失礼とも捉えられかねませんので、慣れたからこそ注意したい部分ではあります。

ビジネスメールはより簡素に

ビジネスメールは、文書とは異なりより、一般的には簡素な表現でよいとされます。より相手に分かりやすく、伝えたい内容を示すためです。そのため、挨拶も基本的には一文で、すぐに本題を提示するという構成になります。

少し丁寧なビジネスメールの挨拶

(例)「平素は格別のお引き立てをいただき誠にありがとうございます。」
(例)「平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。」
簡単に説明すると、「いつもありがとうございます。」という感謝の意味をより丁寧に示したビジネスメールでの挨拶です。「いつもお世話になっております。」でもこと足りますが、大きな取引先などより丁寧な文体の方が好ましいとされる場合に利用するとよいでしょう。

季節を交えたビジネスメールの挨拶

(春の例)桜の便りが次々に聞かれるこの折り、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
(夏の例)残暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
(秋の例)日増しに秋の深まりを感じる季節となりましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。
(冬の例)霜寒の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
季節をとり入れたビジネスメールは、フォーマルな表現として使用されます。いつも取引のある相手に使用するのは微妙なところですが、例えば、久しぶりに連絡をした取引先などへの挨拶としておすすめです。ビジネスマンとしてのできる一面が光ることでしょう。
なお、〇〇の候、などは季語を変えて使用します。季語を使用したビジネスメールは、変化や相手への気遣いを示したい時に効果的に使用されてはいかがでしょうか。

メールでの挨拶をマスターしてビジネスを円滑に進めよう

ビジネスメールでの挨拶は、相手や状況にあわせて適切に使用することが大切です。時には、季節を感じる挨拶を用いるとスマートな印象を与えますよ。
以下の記事では低コストで導入できるクラウド型のメール配信システムを比較、紹介してますのでぜひ御覧ください!

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また、メールマーケティングとは何かを解説する記事もご紹介してますのでそちらも是非御覧ください。

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