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タイムカードとは?勤怠管理をクラウド化することで得られるメリット

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タイムカードとは?タイムカードに代わって利用されてきているクラウド型の勤怠管理システムのメリットを紹介します。

タイムカードとは

タイムカードとは、働く人の勤怠時間管理のために使われるツールです。
個人ごとに用紙が配られ、出勤時・退勤時(休憩に入る時・仕事に戻る時)にタイムレコーダーに通すことで、各時刻が計測される仕組みです。

企業の総務担当者は、タイムカードに印字された時間から勤怠状況を把握し、正社員、パートなどの給与計算をします。欠勤などの賃金控除や、残業などの割増賃金などを計算するための基礎となる書類です。ただ、タイムカードを使った勤怠記録は企業の義務ではなく、あくまでスムーズに労働時間を把握するためのツールです。

しかし、タイムカードの不正打刻やタイムカードを使わないことで「労働時間の捏造」といった問題も頻発しています。実際、「ブラック企業」の問題でもこの辺りの不正が明らかになっていますよね。

タイムカードの勤怠管理は、クラウド上へ移り変わる

ただ、タイムカードによるアナログな勤怠時間の管理は今や変更されてきています。アナログデータをわざわざ確認して出退勤記録として使うのは、非常に非効率だからです。

そこで導入が進んでいるのが、クラウド型の勤怠管理システムです。とはいえ、基本的な考え方と仕組みは、タイムカードによる打刻と同じです。
以下ではクラウド型の勤怠管理システムのメリットを紹介します。

タイムカードからクラウド型の勤怠管理システムへ移行するメリット

タイムカード機能をクラウド化することで、働く側も、管理する側にもメリットがあります。

正確な勤怠管理

クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、不正な打刻を防げるので正確な賃金算出ができます。アナログではなくデジタルに記録されたデータを活用して給与計算ができるので、総務担当社の負担も減ります。

どのような業種であっても、賃金計算は必要不可欠な業務ですが、これは生産性のないバックオフィス業務でもあります。賃金計算業務を省力化することで、本来のビジネスにより多くの人的資源が投入できるのです。また、勤務時間の水増しや逆に過少申告といったトラブルの減少も期待できます。

業務効率化

タイムカードを導入している企業では、毎月必ず集計・入力作業が発生します。
これがなかなかの負荷で100人規模のタイムカードをすべて集計・入力、さらに確認・修正作業まで含めると人員を2人動員したとしてもまる2日はかかるでしょう。

勤怠管理システムを導入してタイムカードを廃止することで、まずこの業務時間を短縮可能。
各社員の打刻データは自動的に集計されるのでこれまで集計・入力にかかっていた業務時間は限りなくゼロになります。
強いて言えば勤務時間と勤務表を比較して間違いがないか確認する業務です。

集計・入力作業がなくなるだけで本来の業務に注力できるので大幅な業務効率化が実現できます。

柔軟な記録方法が可能に

従来は、タイムカードそのものへの打刻が必要だったので、記録は事務所で行わねばなりませんでした。しかも、必ず本人でなくても、打刻自体は可能ですよね。
しかし、クラウド型の勤怠管理システムであれば、

  • 交通系ICカードをかざして打刻
  • 指紋認証による打刻
  • スマートフォンアプリやGPSを使った打刻
  • パソコンのソフトを使った打刻

など、さまざまな記録方法が可能になりました。しかも、情報がインターネット上に保存されるからこそ、複数の記録方法を並行して利用可能です(場合によって、打刻方法を選べます)。特に、スマホからの打刻は、直行直帰が多い営業の社員、出張が多い部署などの勤務時間を正確に把握できます。
管理側はもちろん、実際に出退勤を記録する従業員にとっても、勤怠管理をスムーズに行えます。

導入費用が安価

1から勤怠管理システムを導入しようと思うと、パッケージ型(※パソコンに、パッケージソフトをインストールする=そのパソコンや端末でしか利用できない)がメインだった従来は、導入コストが多大でした。

しかし、クラウド型のシステムであれば初期費用はあまりかかりません。利用規模に応じた月額利用料を支払う形なので、起業直後でも負担感が少なく導入できます。

また、クラウドシステムは、初心者でも、簡単に操作できるインターフェースを追求しているものが多いので、従業員への説明もやりやすいでしょう。

集計・入力ミスゼロ

打刻データの集計・入力作業がなくなるということは、ミスがなくなるということ。

タイムカードでの管理では集計も入力も手動なのでどうしてもミスが起こりがちですが、勤怠管理システムなら自動で集計してくれるのでミスはゼロになります。

集計・入力ミスがあるままで給与計算すると、後々無駄な処理が発生したり社員からの信用にも関わるので十分に注意しなければなりません。

タイムカードの保管の場所も不要に

労働基準法第109条では、「使用者は労働者名簿、解雇、保証、賃金などその他労働に関わる書類を3年間保管しなければならない」という法律があります。

タイムカードは賃金に関わる書類なので保管義務があり、この保管場所に困っている企業も少なくないでしょう。さらに言えばタイムカードのライフサイクル管理も疎かになって3年以上経っても保管されているものがほとんどかと思います。

勤怠管理システムなら、システムに記録されてるデータをCSV形式で取り出せるため、エクセルに移行すればPCで簡単に管理できます。またこれを紙書類にして保管してもかさばらないので楽に管理可能ですね。

不正打刻防止

タイムカードでの打刻では不正打刻が非常に容易です。社員同士で結託すれば、遅刻しているのに通常どおり出勤しているようにすることも、定時であがっているのに残業しているように見せかけられます。

どんな企業においても全体の数%で不正打刻を働く社員が存在し、企業の損失となっています。

勤怠管理システムでは生体認証打刻を採用すれば不正打刻を完全に防止できます。

指紋・静脈認証システムを搭載した打刻機は本人以外の打刻は不可能であり、また正確性も高いので確実本人と認証してくれます。

その他には、正確性は多少劣るものの生体認証打刻同様に不正打刻を完全に防止する顔認証打刻や、GPS機能を使って位置情報を記録するGPS打刻があります。

最も高価な生体認証打刻でも打刻機にかかる費用は数万円なので、不正打刻を完全に防止できると考えればコスト削減につながるでしょう。

従来のタイムカードからクラウド型の勤怠管理システムへの切り替えよう

勤怠管理は、毎月必要な重要業務。このルーチンワークだからこそ、業務効率を極めることで人件費をカットできます。

未だに紙ベースで勤怠管理を行っている会社は、新しいシステムを導入してはいかがでしょうか。

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