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退職挨拶メールの送り方&書き方 | マナー・時期・注意すべき8つのポイント【無料テンプレート4種】

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失敗しない退職時の挨拶メールの送り方・書き方のマナーは?いつ、どのような時期に出せばいいのか?相手によって気を遣うべきことはあるのか?メールで挨拶していいのか?など。退職挨拶メール送信時の8つの注意ポイントの解説と、テンプレート4種類を紹介します。

退職時の挨拶メールの送り方と書き方のマナーを解説

退職時の挨拶メールを出すときに「いつ出せばいいのか?」「相手によって気を遣うべきことはあるのか?」「そもそもメールで挨拶していいのか?」など、迷ってしまいませんか?

もう退職するからといって適当に送るのではなく、このようなときだからこそお世話になった方たちに、きちんとマナーを守って感謝の気持ちを伝えるべきではないでしょうか。

退職時の挨拶メールの送り方と書き方を8つのポイントにまとめました。退職届・退職願のテンプレートはこちらの記事から無料ダウンロードできます。

退職時の挨拶メール、気を付けるべき8つのポイント

それではさっそく、退職時の挨拶メールで気を付けるべきポイントを見ていきましょう。もちろん、直接会って最後の挨拶をすることも大切ですが、遠方で会えない取引先や社内の関係者にはメールで挨拶をします。退職挨拶メール作成において、具体的には以下の「8つのポイント」が挙げられます。

まずは、退職挨拶メールで気を付けるべきポイントを見ていきましょう。

気を付けるべき8つのポイント
1. 退職時の挨拶はメールでも問題ない
2. 社内へのメールは最終出勤日に
3. くだけた内容を上司に送るなど「誤送信」に注意
4. 上司にメールを送るときは個別に
5. 社外に送るときは公私混同に気をつける
6. お世話になった方々にはコピペではなく誠意のある文章を
7. 退職挨拶メールは返信しなくても良い
8. 一斉送信の場合は「各位」を使いこなそうここにテキスト

1. 退職時の挨拶はメールでも大丈夫

そもそも、退職という節目の挨拶をメールで送ってしまっても良いのでしょうか。ちゃんと挨拶回りをするなり、はがきを送るべきだという声もあるかと思います。

もちろん、すべての方に対してそのようにできたら良いですが難しいのではないかと思います。退職時の挨拶は、メールでの挨拶でも失礼ということはありません

特にお世話になった方に対しては、挨拶回りをした後に挨拶メールも送ることが一般的となっているようです。しかし、それほど親密というわけではない人の場合はメールだけでも問題はありません。

電子メールが一般的に普及している時代なので、きちんとした文面であれば、一斉配信しても問題はありませんので、退職する前に挨拶を送りましょう。

2. 社内へのメールは最終出勤日に

社内に退職挨拶メールを送る場合は、その会社の習慣に合わせて送れば問題ありませんが、そのような習慣がない場合は、最終出勤日に送るのが一般的です。

社外に送る場合は、一般的に退職の2~3週間前に送ります。後任担当者への引継ぎを円滑にするために、この程度の期間は必要だと考えておきましょう。

3. 「誤送信」に注意

退職挨拶メールを送るときは、間違えて他の人に送ってしまわないように、細心の注意を払いましょう。気心の知れた同僚に送る場合、くだけた内容にしてしまうケースもあると思いますが、それを上司に送ってしまうと失礼になってしまいます。

メールソフトのTOやCCやBCCは、1クリックで押せるため、誤送信がないように気を付けましょう。

4. 上司にメールを送るときは個別がおすすめ

上司に退職挨拶メールを送る場合は一斉配信をせず、個別に送りましょう。複数上司がいる場合は、それぞれの上司に個別にメールを送ることがおすすめです。

「そこまで気にしなくても良いんじゃないの?」と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、相手によってはそのような部分を気にする人もいます。お世話になった感謝の気持ちを個別メールに載せて、後を濁さない心構えが大切です。

5. 取引先など社外に送るときは公私混同に気を付ける

取引先や顧客といった社外の関係者に退職挨拶メールを送るときには、公私混同しないように注意しましょう。

特に退職日をしっかり書く引継ぎについて書く今までの感謝の気持ちを伝えることの3つは押さえておきたいところです。

これらがなければ、相手にとっての不信感や今後の不安へとつながるため、必要最低限のポイントとして盛り込みましょう。

また、公私混同させないためにも私用の連絡先を書かないことも大切です。あくまでも仕事上のお付き合いと割り切りましょう。

6. お世話になった方々にはコピペではなく誠意のある文章を

お世話になった方に対しては、一斉メールや内容をコピーペーストしたメールではなく、個別に文面を作るのが望ましいです。相手が自分のために書いてくれたとわかるような内容で感謝の気持ちを伝えましょう。

また、一斉メールを送った後に今度は個別のメールを送ってもよいでしょう。そうすると相手も、「2通目は自分だけに書いてくれたんだな」とわかってもらえます。

ちょっとした配慮で、お世話になった方へ感謝の気持ちの伝わり方が変わってくるのです。

7. 退職挨拶メールは返信しなくても良い

最後に、退職挨拶メールをもらう側についてのポイントもお伝えしましょう。退職時の挨拶メールをもらった後の「返信するかどうか」は迷いどころですよね。結論からいうと特に返信は必要ありません

相手は多くの人に送っているので、仮に大量の返信が来たら場合によっては読み切れないこともあります。

あくまでもビジネスメールのため、特に気遣う必要はありません。もちろん、送ってはいけないということでもないため、特に職場で仲が良かった場合は、返信すると相手にも喜ばれるでしょう。

8. 一斉送信の場合は「各位」を使いこなそう

宛名書きでよく見かける「各位」は、複数人に対して使う敬称です。その中の一人ひとりに対して敬意を表せるため、退職挨拶メールの一斉送信にも役立ちます。

ほぼ同じ意味として「皆様」も使われますが、各位と比べてカジュアルな表現のため、退職挨拶メールでは使用を控えましょう。また各位を使うことは「目上の人に対して失礼なのではないか」と思うかもしれません。しかし、各位は上下関係に関係なく相手を敬った表現であるため、目上の人に使っても問題ありません。

退職メールの書き方 | テンプレート・例文

上記では退職挨拶メールを送信する際のマナーについてお伝えしました。では、具体的にどのような文面にしたらよいのでしょうか。

そこで、ボクシルが作成した退職メールのテンプレート(ひな形)を紹介します。
ドキュメント形式で、ケースに応じた退職メールのテンプレート・例文が無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

退職メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

また、以下の記事では退職届・願いのテンプレートも紹介しています。あわせてご覧ください。

>>>人気転職エージェントTOP3をチェックしてみる

退職挨拶メール(社外訪問日程の場合)

取引先の方への退職挨拶メールのテンプレートです。後任担当者の引き継ぎを兼ねて、相手方を訪問する場合の例になります。

相手方への感謝の気持ちと退職日、後任担当者がだれになるのかを明記し、訪問する日程を打診します。日程は必ず3つ程度の候補を挙げ、日程調整に何度もメールのやり取りが生じないように配慮しましょう。

退職挨拶メールのテンプレート(社外訪問日程の場合)

退職挨拶メール(社外訪問なしの場合)

同じく取引先の方への退職挨拶メールのテンプレートです。後日あらためて後任担当者が挨拶に伺う場合の例になります。

相手方への感謝の気持ちと退職日、後任担当者がだれになるのかを明記し、自身が挨拶に伺えないことをお詫びしましょう。

退職挨拶メールのテンプレート(社外訪問なしの場合)

退職挨拶メール(社内・上司への挨拶文)

自社内の上司への退職挨拶メールテンプレートです。出勤最終日、すなわち最後の挨拶の例になります。

最終日のため、時間軸は「本日」となっていますが、タイミングによっては変更する必要があるので注意してください。取引先への挨拶メール同様、相手方への感謝の気持ちと今後のご健勝を忘れずに記載します。

退職挨拶メールのテンプレート(社内・上司への挨拶文)

退職挨拶メール(社内・全体への挨拶文)

自社内全体を対象とした退職挨拶メールテンプレートです。こちらも出勤最終日、最後の挨拶として使用する文面の例です。

個人を対象にした挨拶文ではないため、具体的なことは記載しないようにするといいでしょう。
取引先への挨拶メール同様、全員への感謝の気持ちと今後のご健勝を忘れずに記載します。

退職挨拶メールのテンプレート(社内・全体への挨拶文)

社外・社内の上司以外・社内の上司に送る退職の挨拶メールの書き方

社内の上司以外に送る挨拶メールの書き方

社内の上司以外、つまり同僚や後輩、部下、その他関係者に送る場合の挨拶メールになります。この場合は一斉送信をしても問題ありませんので、宛名は「関係者様各位」にし、BCCで一斉送信する方が効率的です。

また、退職の場合、退職理由を載せるのですが「一身上の都合」と書くのがマナーなので、本当の退職理由を書く必要はありません。ただし、定年退職の場合は定年退職と記載しましょう。定年退職は企業での仕事を全うしたことになるため、書いても問題ありません。

その他、結婚や出産などおめでたいことが理由で退職する場合は理由を記載してもかまいません。

件名

件名は「退職のご挨拶」とし、後ろに自分の名前と部署を記載しましょう。

内容

本文に入る前に文頭に「関係者各位」と記載します。本文の内容は、「お疲れ様です」から始まり、自分の名前と部署を略さずにフルネームで名乗ります。

その後「退職理由(一身上の都合など)といつ退社するのか」を記載しますが、社内の挨拶メールの場合は最終出社日に送ることが基本となるため、たとえば「〇月〇日、本日をもって…」という書き方が良いでしょう。

あとは、メールでのご挨拶で失礼いたしますという内容や、在職中にお世話になったことへの感謝の言葉、その後多くの事を学んだ、皆さんの声が励ましになったなどのプラスの言葉を記載します。

最後に、この会社で経験したことを活かして今後も頑張るという内容と皆さまの健康を祈っていますという内容があれば良いでしょう。

もし、何かあった時の連絡先として、退社しても連絡がつく連絡先と自分の部署名、名前を記載して終了です。

社外に送る退職の挨拶メールの書き方

社外に送る場合の挨拶メールは、社内に送る内容とは異なります。内容は似たところが多いのですが、「取引先が不安になるようなことは残さない」「会社の信用を損ねない」の2つを気を付ける必要があります。

では、社外に送る挨拶メールの書き方を説明しましょう。

件名

件名は「退職のご挨拶」で良いでしょう。その後に差出人が誰かわかるように会社名と自分の名前を書いておきます。

内容

本文の冒頭に宛名となる取引先の会社名、部署名、役職名を略さずにかき、相手の名前に「様」を付けて書きます。

内容の重要点は「退職日の記載」と「自分の連絡先は書かない」ということです。お世話になっております」から始まり、自分の名前を会社名付きで名乗ります。

そして退職日と退職する会社名を記載します。これまでお世話になった感謝とまずはメールでのご挨拶になったことへの謝罪の言葉を書きましょう。

さらに次期担当者の名前と連絡先を記載します。あらためてご挨拶に伺うという内容と今後とも変わらぬご愛顧をいただけるようにお願いの文章を書きます。

最後に取引先のご健勝をお祈りしているという内容でOKです。

社外向けで大切なことは自分の連絡先は書かないということです。
これからは会社の人間ではなくなるため責任を負えなくなります。ですから、後任の担当者の連絡先のみにしましょう。

送信する時はBCCで一斉送信ではなく一社ずつ個別で送信する方が丁寧です。

社内の上司に送る挨拶メールの書き方

社内の上司に送る挨拶メールの書き方は基本的には「社内の上司以外に送る挨拶メール」と変わりありません。

ただし、文章は少々堅めにすることと、ネガティブな内容は書かない、自分の連絡先も入れないということです。

そして、一斉送信ではなく、宛名は関係者各位ではなくそれぞれの上司の部署名と役職名と名前を文頭に記載して個別でメールを送る方が丁寧です。

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