Article square balloon green
2016-12-09

歓迎会の案内状・メールを出す時に使える案内文例厳選7選!!

その他その他ビジネス
Large

歓迎会の案内状って何を書けば良いの?

いざ、歓迎会を開くとなると必要になるのが案内状です。ただ、歓迎会の案内状を出すときにどんなことを書けば良いのでしょうか?実は多くの人に参加を促す文章を入れなければいけないことをご存知でしたか?以下に案内状文例を厳選して7つピックアップしてありますので、ぜひ参考にしてみてください!案内状を受け取った方々が気分を害することのない、レベルの高い案内状を送りましょう。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例を7つまとめました

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例①:題名

「(新入社員歓迎会のご案内)」といったように、表題や件名は簡潔に何のお知らせかがすぐに分かるものにしましょう。新入社員ではなく移動してきた社員の場合は、「歓迎会のご案内」で大丈夫です。中途採用など様々なケースに応じて分かりやすく簡潔な表題や件名を入れるようにします。

わかりやすく簡潔な表題や件名を入れることで、受け取った方々の目を引くことができ、読んでもらいやすくなる効果が期待できます。ただの歓迎会の案内状だと侮ってはいけません。案内状次第で参加・不参加の人数が変化することを念頭に、作成するようにします。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例②:時候の挨拶

「(新緑の香りがすがすがしい季節になりました。)」など文書で出す場合は「拝啓」で始まり、季節あるいは時候の挨拶の言葉を入れるようにします。上では5月を想定した季節の挨拶を記載していますが、5月同様歓迎会の多いと予想される4月は、「春暖の候」「花の色が美しい季節になりました」などの季節の挨拶を入れることをおすすめします。自分が案内状を送る季節に合った挨拶を入れることに注意しましょう。メールの場合はここまでかしこまる必要はないので、「お仕事お疲れ様です。」を話の切り口にしましょう。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例③:本題

「(さて、このたび我が社に○○さんと○○さんが入社されました。つきましては、新入社員の諸君への歓迎の意を込めて歓迎会をとり行います。)」といったように歓迎会を行う意を伝えます。もし、新入社員や移動してくる社員が1~数人の場合、部署と入社(または転入)する方の名前をわかるようにします。新入社員など、人数が多い場合は「新入社員○名」というように人数が分かるようにします。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例④:参加を募る言葉

「(お忙しい時期だと思いますが、各自予定を調整して可能な限りご参加くださいますよう、よろしくお願い致します。)」といったように、なるべく多くの方に参加して欲しい旨を書き加えます。この一文を加えることでグッと参加率が高まります。仕事を抱えて忙しいのは誰もが同じなので、時間を割いてでも参加すべきなのだという気持ちにさせるからです。「忙しいことは理解しているが、来てほしい」とソフトに言うようにしましょう。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例⑤:出欠の締め切りと連絡先
「(なお、出欠につきましては○月○日○曜日までに幹事○○にご連絡をくださいますよう、よろしくお願い致します。)」といったように歓迎会の出欠の締切・出欠の連絡先を記載します。締切や連絡先がないと誰に連絡をすれば良いのかが分からず、混乱を引き起こす恐れがあります。必ず入れることを忘れないようにしましょう。また、歓迎会の案内状は開催する日の2週間前には相手へ送るようにします。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例⑥:歓迎会の詳細

「(日時:○月○日(○曜日)○○時~)」など、日時・場所・開催場所の連絡先・会費など歓迎会の詳細を入れます。会費ははっきり伝えないと後でトラブルになってもいけないので、必ず案内状で明らかにしておきます。また、会費はどのように回収するかも伝えておくとベストです。開催場所の地図を入れておくとより丁寧な案内状となります。念のため幹事の連絡先を記しておくことをおすすめします。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例⑦:頭語と結語

「(拝啓 ~敬具)」といったように文書で送る場合は、文章を「拝啓」で始めて、文章の終わりには「敬具」で締めるようにしましょう。「拝啓」と「敬具」は頭語と結語の関係で結ばれており、「拝啓」を使った場合必ず「敬具」で結ぶことになっていることを理解しておきましょう。拝啓、季節の挨拶、案内状の内容、敬具、歓迎会の詳細の順番で案内を構成していくことをおすすめします。

歓迎会の案内を出す時に使える案内文例まとめ

いかがでしたか。今回は歓迎会の案内に使える文例7選をご紹介しました。紹介した文例を参考に文書あるいはメールで歓迎会の案内を送ることをおすすめします。できるだけたくさんの方々に参加してもらうためにも、わかりやすく丁寧な案内を送ることが大切です。

わかりやすく丁寧な案内を送ることで、上司からの信頼感がグッとアップすること間違いないです。頭語と結語などをしっかり注意しながら、完成度の高い案内文を送って驚かせましょう!

法人向けクラウドサービス比較 ボクシルとは

法人向けクラウドサービス比較 ボクシルでは、
「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、様々なサービスを掲載しています。
「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのか分からない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのか分からない。」
そんな悩みを解消するのがボクシルです。ぜひ、登録してみてください。

Article whitepaper bgS3 0
その他ビジネス
選び方ガイド
資料請求後に下記のサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
非公開企業
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間100万PV
掲載社数1,000
商談発生10,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事