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懇親会で幹事を任された際に使える!案内状の例文【厳選7選】

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懇親会の案内状をどうやって書けばいいか分からない…

懇親会の幹事に任命されたものの、案内状をどのように書けばいいのか迷ってしまってなかなか作成できずに悩んでしまっている方も少なくないと思います。そんな方々のために懇親会の案内状の例文集を準備したのでぜひ参考にしてみてください。例文集を参考にしてクオリティの高い案内状を送って上司からの信頼度をアップさせましょう。

懇親会で幹事を任された際に役に立つ案内例文

懇親会の案内状例文①タイトルはシンプルかつわかりやすく

「(第○回懇親会のご案内)」といったように案内状のタイトルはシンプルかつ伝わりやすいものをつけましょう。あまり長すぎると何の案内なのかが分かりにくい上に見逃してしまうリスクが高まります。必ず短くて分かりやすいタイトルにします。誰でもすぐに理解できるタイトルを考えましょう。

どういう目的や意味があって懇親会を開催するのかということがすぐに分かるタイトルになれば、なおGOODです。ただ、それを含めることでタイトルが長くなるようであれば、タイトルはシンプルにして、内容で懇親会の目的や意味を伝えるようにしましょう。

懇親会の案内状例文②頭語と結語を使いこなそう

「(拝啓~敬具)」といったように案内状の内容を始めるときは「拝啓」、内容を締めるときには「敬具」で必ず終わるようにしましょう。これを頭語と結語と言います。頭語と結語は他にも「謹啓」と「敬白」の組み合わせもありますが、一般的に「拝啓」と「敬具」を使うことが多いです。

ただし、文書で送る場合は頭語と結語が必要ですが、メールで送る場合は「各位」と左上に書いて、「お仕事お疲れ様です。」と案内状の内容に入れば大丈夫です。

懇親会の案内状例文③時候の挨拶を入れる

「(師走に入り、慌ただしい毎日が続いております。)」といった時候の挨拶を入れるようにしましょう。1月は「お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。」、3月は「桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。」、5月は「新緑の香りがすがすがしい季節になりました。」など、月によって様々な時候の挨拶があるので、懇親会の案内状を送る月のものを選んで作成するように注意しましょう。

懇親会の案内状例文④相手を気遣う言葉を述べる

「(貴社におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。)」などの一文を入れます。懇親会の案内状におけるマナーとして覚えておくとワンランク上の懇親会の案内状を書くことができます。上記はビジネス用の文言ですが、どのような相手でも使えるおすすめの一文が「時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。」です。送る相手を気遣う言葉を述べるのは一般常識として必要不可欠です。

懇親会の案内状例文⑤相手に対する敬意を入れる

「(日頃はひとかたならぬご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます)」といった相手に対する日頃の感謝の気持ちを述べるようにします。相手に対する敬意を表することは、文書を送る上では当たり前のことです。必ず一文入れるようにしてください。「平素は格別のご愛顧をいただき厚くお礼申し上げます。」など、様々なお礼の言葉の言い方があるので、自分の送る相手に合った文章を使うようにしましょう。

懇親会の案内状例文⑥懇親会の意味・目的を盛り込む

「(さて、参加者相互の親睦を深め、意見交換の場を設けることで結びつきを強くするための懇親会も今年で○回目を迎えることになりました。)」といった懇親会を開催している意味・目的を盛り込みましょう。どのような意味のある懇親会かを参加者が把握しているかどうかで、懇親会に対する理解度がグッと上がります。

懇親会には親しくなるためのものだけでなく、初対面の者同士が知り合ったり、日頃のお世話になっている人に対してのお礼の意味だったりと、様々な意味を持っているのです。必ず懇親会の開催の意図を伝えましょう。

懇親会の案内状例文⑦参加を促す文章を加える

「(お忙しいことは充分承知しておりますが、ぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。)」といった懇親会の参加を促す文章を盛り込みます。参加してくれる人のほぼ全員がたくさんの仕事を抱えているはずです。そんな中、懇親会に参加する気にならないこともあるのではないでしょうか。その気持ちを汲み取った上で、懇親会の参加をお願いする内容の文章を入れることで、参加率がぐっと上がります。

懇親会の幹事を任された際に役に立つ案内状例文まとめ

いかがでしたか。今回は懇親会の幹事を任された場合に役に立つ案内状の例文を厳選して7つご紹介しました。懇親会は様々な意図を持って行われます。その意味や目的を相手にしっかり伝えることで懇親会の参加率が上がることは間違いないです。

また、懇親会の案内状はできれば3週間前には送るようにしましょう。日程が迫って案内状を送ると参加率が減ってしまいます。クオリティの高い案内状を送ることで上司や同僚からの信頼も得られるでしょう。

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