Article square balloon green
2016-12-20

「デキル」総務になる!総務の仕事で優先順位をつける7つの習慣

総務部
Large

毎日仕事が多くてそれに追われていませんか?

「毎日仕事が多くて残業しても終わらない」
そんな悩みを抱えていませんか?
これが他の部署なら自部門のミッションだけを考えて仕事の優先順位付けや、効率化を考えれば良いのですが、総務は言ってみれば会社の「縁の下の力持ち」で、他部門が仕事の成果を上げるためにサポートするのが仕事であり、自部門だけの都合で考えるわけにはいきません。そこが総務の難しいところです。
そんな制約の中、どうやって仕事を効率化するために、仕事の優先順位をつけるかのポイントを以下にご紹介します。

総務の仕事で優先順位をつける7つの習慣

1:仕事を重要性と緊急性で4つに分ける

総務の仕事は他の部署がその仕事によってどれだけ成果を上げることに貢献できたか、ということが重要です。ですのでどの仕事が重要で、どの仕事が急いでいるか、ということはそれを前提に考えなければなりません。
とはいえ、その観点で見た上で仕事の優先順位をつけることも重要です。
そのためには、仕事をいつも「重要性」と「緊急性」の2つの軸で、以下の4つに分ける習慣をつけましょう。
重要であり、急いでいる仕事
重要ではないが、急いでいる仕事
重要だが、急いでいない仕事
重要でもなく、急いでもいない仕事
これをつけて、上から順番に優先順位をつけていくことが根幹のポイントです。

2:明日のtodo リストを作ってから仕事を終える

1日の最後にする仕事は決まっていますか?
1日の仕事を終える時には、翌日の「todo リスト」、つまり「明日何をするか」のリストを作ってから終えるようにしましょう
ただしその場合も、単純に仕事を羅列するのではなく、上の4つの分類別に仕事を表にすることが重要です。
それをすることで頭の整理ができ、翌日出社してすぐに仕事に取り掛かることができますので、非常に効率的に樹幹をつけるようになります。

3:頭を使わず、簡単ですぐに終わる仕事から始める

基本的な優先順位の1番目は「重要であり、急いでいる仕事」ですが、その中に複数の仕事が含まれるときには、「頭を使わず、簡単ですぐに終わる仕事から始める」ことを優先順位の最上位に置くことがポイントです。そうすることでtodoリストがどんどん消せていけるので、自分としても仕事がはかどった実感があり、余計な焦りを生まなくなると同時に、当然ですが仕事も効率的に進めていけるようになります。

4:時間を限定する、時間的な「おしり」を決める

新しい仕事を始める時、前の仕事の続きをするときには、その仕事にはどれだけ時間をかけるのか、その仕事は何時までに終えるのか、という「時間的な見積もり」をまず自分で出しましょう。そしてそこから逆算して、どの部分にどれだけ時間をかけられるのかを考えます。時間的な限定をつけずに仕事をすると、ついいつまでもダラダラとその仕事に関わってしまい、効率が悪くなります。時間的なおしりを決めるのがポイントです。

5:完璧を目指さず、「とりあえず」始めて、終わらせる

研究の仕事であれば、効率以前にその研究でどういう効果を上げるのかが優先順位的には1番考えることになりますが、総務の場合はある意味「こなした仕事の数が勝負」という部分もあります。そういう意味では、最初から完璧を目指さず、とりあえず始めて見ることを習慣づけましょう。仕事というものは、最初は先行きが見えなくても、取り組んでいるうちにどんどん霧が晴れて進んでいくタイプのものも結構あります。ですので全てを完璧に考えてから始めるのではなく、とりあえず取り組んでみるのも重要です。

6:重要だが緊急性の低い仕事をする時間を捻出する

とはいえ、総務にも「重要だが緊急性の低い仕事」というものはあります。こういう仕事が実は、会社にとって大きな意義のある仕事であることも多いので、他部門から見た優先順位に沿って仕事は進めながらも、そういう仕事に取り組む時間を捻出することも重要です。そのためには、1日に何時間かその仕事に割り当てる時間を最初に決める習慣をつけましょう。そして、その時間内だけ集中してその仕事に取り組むのです。

7:それほど重要ではない仕事は人に任せる

すべての仕事を自分で抱え込んでいませんか?「重要ではない仕事」の中には、自分以外の人でもできる仕事がいくつもあるはずです。そういう仕事は、後輩や同僚にできるだけ任せましょう。ただし、任せるといっても「丸投げ」はいけません。その仕事の目的と終了時のイメージを最初に共有することと、中間での進捗を都度確認することが大切です。またそういう仕事を割り振られた後輩や同僚にとっては迷惑な部分もありますので、そのあたりのケアも忘れないようにしましょう。

総務の仕事の優先順位のつける7つの習慣のまとめ

いかがでしたか?
特に総務の仕事というものにフォーカスを当てて、その仕事をどう効率的に進め成果を上げるか、そのためにどういう優先順位のつけ方がいいのか、さらには毎日習慣にしたい7つの行動について説明しました。
総務の仕事はどちらかというと地味で、目立たない仕事が多いですが、しかしそれをうまく進めることで他部門の成果につながり、わかる人は必ず分かって評価してくれます。
ですので毎日の仕事には誠実に、そして効率的に取り組むようにしましょう。

法人向けクラウドサービス比較 ボクシルとは

法人向けクラウドサービス比較 ボクシルでは、
「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、様々なサービスを掲載しています。
「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのか分からない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのか分からない。」
そんな悩みを解消するのがボクシルです。ぜひ、登録してみてください。

Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間600万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事