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2016-12-20

退職するときにはメールで挨拶してもOK!その際の7つのポイント

退職届
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退職の挨拶をメールでする上で注意する点をご存じですか?

いよいよ退職、、お世話になった社内の人や社外の人に挨拶したい、でも一人ひとり個別にはできないのでメールで済ませたい、そんなことはありませんか?
今はメール全盛の世ですから、メールでの挨拶を失礼だと思う人はほぼいませんが、メールの形式、文面などによっては失礼に当たったり、非常識になったりする恐れがあります。
すぐに退職の予定がない人も、近々の人も、以下の7つのポイントを覚えておいて、「立つ鳥跡を濁さず」のメール挨拶ができるようにしておきましょう。

退職の挨拶をメールでするときのポイント7つ

1:社内、社外に退職挨拶メールを出すときの共通のポイント

まず大前提として、退職の挨拶をメールで出すとき、社内に人にあてた場合、社外の人にあてた場合の共通のポイントをご紹介します。
まず1つは、出すタイミングです。これは、退職が公になった日から退職日までの間に出します。その間のいつか、つまりその間に間ならいつでもいいのか、出社の最終日なのかはその会社によって慣習があるので、前例を調べましょう。
2つめは複数の人に同じ文面を送る場合は、あて先はBCCに入れ、誰に送ったのか他の人には分からないようにすることです。これは個人情報の問題と、誰に送って誰に送っていないのかという不要な詮索を防ぐためです。
3つめは、内容は感謝の文言を基本にして、退職理由については深く触れないことです。
以上をベースに、以下に社内あての場合と、社外あての場合の注意点をそれぞれ列挙します。

2:【社内あての場合】挨拶メールの件名はわかりやすく

件名はわかりやすく「退職のご挨拶」というような明確なものにしましょう。
社内でも、役職、仕事、人によっては、毎日大量にメールが届きます。
退職の挨拶のメールは多くの場合は儀礼的なもので、誰か個人に特別なお礼を書くときには別途のメールなり会って挨拶するなりになるはずですから、このメールに関しては「最重要な案件ではない」ということを、件名で明示して、他のメールと紛れないようにしておくことが親切だからです。

3:【社内あての場合】メールを送るのは、定時終了後

これも細かいことですが、人によっては退職の挨拶は公的なものではなく、私的なものだと考える人がいます。そういう人が、仕事時間中に送られてきた退職の挨拶メールを見たら非常識だと思うかもしれません。ですので、そういうことを避けるために、メールを発信する時間は定時を過ぎてからにしておくことが無難です。
もちろん、時間があれば仕事中に文面だけ書いておくことは、仕事に差し障りがなければ問題ないでしょう。それを、発信時間の予約のシステムを使って、定時以降に送るようにセットしておいても大丈夫です。

4:【社内あての場合】内容は在任中の感謝を感情込めて

社内の人に送る退職の挨拶のメールは、多少「個人の思い」が反映していても構いません。むしろ形式的な挨拶文ではなく、そのような感情がこもった内容のほうが、感謝の気持ちが伝わって良いでしょう。
具体的には在任中に自分が一番印象深かった仕事などについての思い出や仕事を通じ自分が成長できたことなどを、その時に関わった人たちへの感謝の言葉など一緒に綴るというようなものが適切です。

5:【社外あての場合】挨拶メールには退職日を明記する

社外の人にとっては、退職メールを退職の最終出社日当日に送るのか、公になった日から退職日までの間に送るのか、といったその会社の慣習は分かりません。ですので、退職の挨拶のメールが来てから連絡をしたら、すでに退職の後だった、ということもあり得ます。ですので、退職日について明記をしてそのようなことのないようにしましょう。
またこの場合は、ほぼ業務として挨拶メールを送ることになるでしょうから、仕事時間中の送っても問題ありません。

6:【社外あての場合】後任が決まっている場合は明記する

社外の人で、特に自分が担当として直接の取引をしていた場合、相手にとって1番気になるのは「次は誰に連絡をすればいいのか」という点です。ですので、退職時に後任が決まっている場合は、その名前と連絡先のメールアドレスを明記し、後日その後任からもメールなり直接なりの挨拶をさせるよう引継ぎをしましょう
もしもまだ後任が決まっていない場合でも、その旨とその間の連絡先(おそらく上司になるでしょうが)を明記するのが相手にとっては親切です。

7:【社外あての場合】内容は形式通りに。退職理由は簡単に。

社外の人に宛てて出すメールは個人として出すという意味合いに、会社として出すという公的な性格が加わります。ですので、仮に個人的に伝えたいことがあっても、そのメール自体はできる限り形式に沿った文面と内容にしましょう。具体的には、代謝日と今までの取引な対するお礼、および6で書いたような後任の連絡などです。退職理由などは、「一身上の都合により」「結婚のため」などの一文で触れる程度にとどめておくことです。

退職の挨拶をメールでするときのポイント7つのまとめ

いかがでしたか?
「立つ鳥跡を濁さず」と書きましたが、退職するときに良い印象を残したほうが、やめる気分としても気持ちが良いですし、何より人に迷惑をかけません。ですので、最後のひと仕事だと思って、きちんとした内容、きちんとした文面、きちんとした送り方で、挨拶メールを送りましょう。
その経験は、仮にそのあと家庭に入るにしても、他社に転職して新しい会社人生を送るにしても、必ず役に立つはずです。

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