採用通知書とは?記載すべき内容や、内定者への交付の流れ

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採用が決定した内定者に送る「採用通知書」について、採用通知書に書かれる内容や労働条件通知書との違い、交付する流れなどを詳しく解説します。
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採用通知書を送付する人事の業務を解説

新たに社員を採用した際の人事手続について紹介します。新しい会社で、初めての社員採用で戸惑っている人、人事担当になったものの仕事の流れがいまいちつかめていない人は参考にしてください。
今回は、採用が決定した内定者に送る「採用通知書」について、書くべき内容や送付の流れを解説します。

採用通知書とは

採用通知書とは、企業が正式に「採用」を伝える書類です。新卒採用でまだ就学中の学生に交付する場合は「内定通知書」といいます。また、昨今はオファーレターという呼び方も広まっています。

採用通知書に書かれる内容

採用通知書は、法定書面ではないため、企業ごとに内容を自由に定めることができます。
一般的には、以下の項目が含まれています。

  • 採用試験への応募のお礼
  • 採用が内定したという知らせ
  • 同封している書類の内容
  • 返送書類の期限
  • 入社日(未定の場合は、別途連絡する旨)
  • 人事担当者の連絡先(問い合わせ先)

また、労働条件に関する事項(契約期間、勤務地、勤務時間、休暇、給与、保険、退職等)についての項目を取り入れる場合もあります。
採用通知書を交付する流れについては、後述します。

労働条件通知書との違い

採用が決まった人に渡す書面として「労働条件通知書」というものもあります。これは労働基準法で労働者に明示することが求められている書類。

労働契約の期間、就業場所・従事業務、始業・終業の時刻等、賃金の決定・計算・支払い方法など、退職・解雇に関する事項は、必ず書面にて明示しなくてはなりません。また、制度に合わせて昇給、退職手当、賞与、安全遠征、職業訓練、災害補償、表彰・制裁、求職なども明示します。

企業によっては「採用通知書 兼 労働条件通知書」として、採用通知書と労働条件通知書をまとめて交付する場合もあります。採用通知書は法定書面ではないため、こうして兼ねた書類を作っても法的には問題ありません。

ただ、それぞれの書類の目的は違うので、分けて管理するほうが労使双方にとって分かりやすく、結果的には良いかもしれません。

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採用通知書を交付する流れ

採用通知書は、採用活動が終了し内定を言い渡したら出来る限り早く送付します。内定の電話連絡→通知書の送付がスムーズに行くように、あらかじめ準備しておきましょう。

採用通知書とあわせて送る書類

採用通知書を内定者に送るだけではなく、その通知についての”返答”を求める書類を同封します。入社承諾書、入社誓約書と呼ばれる書類です。採用通知を渡すだけでは一方的で、入社の意志が正式に形として残らないからです。合わせて、入社までのスケジュールや連絡事項、注意事項をまとめた書類を同封することもあります。

一般的に、入社承諾書(入社誓約書)には、以下の内容が含まれています。

  • 日付、宛名(社長あて)
  • 採用通知書を受け取った日(空欄にしておき、内定者に記入してもらう)
  • 入社承諾の旨※
  • 本人氏名と捺印A
  • 保証人氏名と捺印(必要があれば)

※入社承諾の旨と合わせて、「無断で入社を拒否しない」「書類はすぐに返送する」「住所等の変更はすぐに知らせる」といった注意事項を含め、包括的に同意を取る場合もあります。
送付した書面に、内定者自身が署名・捺印を行うことで正式な書類が完成します。返信用封筒も同封し、スムーズにやり取りが進むようにしてください。

また、郵送でのやり取りをしている企業も多いですが、メール等のやり取りに変えるという方法もあります。管理がスムーズになるように、自社ならではのフローを考えて(見直して)みましょう。
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