アジェンダの無料テンプレート！作成方法・書き方のポイント
・議事録の作成に大きな負担が生じている
・会議情報や議事録がバラバラに管理されていて会議後の確認がしにくい
これらのお悩み解決には、アジェンダを事前に共有できる機能をもつ議事録作成ツールがおすすめです。議事録作成ツールの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。
おすすめ議事録作成ツールの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。ぜひ議事録作成ツールを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。
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会議のアジェンダ作成時に使える無料テンプレート
会議を効率的に進めるために、アジェンダは重要なアイテムです。ゼロから作る必要はなく、あらゆる無料のテンプレートから会議に適したものをダウンロードして使えば、より効率的に会議を進めることができます。
本記事ではボクシルが作成した会議のアジェンダ作成のテンプレート（ひな形）を紹介します。ワードで簡単に使える、さまざまな色調やデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
また「会議のアジェンダを作ったことがない」という初心者の方も安心して記入できるように、記事の後半ではアジェンダのサンプルや書き方のポイントについても紹介しています。
会議のアジェンダ以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
【無料】ワードで使える会議のアジェンダテンプレート
ボクシルでは、ワードで必要な箇所を記入するだけで簡単に会議のアジェンダが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。4色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、次の記事を参考に会議のアジェンダを発行してくださいね。
会議のアジェンダテンプレート【パターン1】ブルー
会議のアジェンダの基本的な入力項目を揃えてあります。
| ブルー | ブラウン | ブラック | グレー |
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会議のアジェンダテンプレート【パターン2】ブラウン
パターン1のデザイン違いです。シンプルなデザインなので、クライアントに事前送付するものとしても最適です。
| ブルー | ブラウン | ブラック | グレー |
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ボクシルでは、他にも多くのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
アジェンダの役割
アジェンダとは会議が始まる前に共有される議題です。会議のテーマだけではなく時間配分や発表者も明確にすることで、司会者や進行役（ファシリテーター）は効率的に会議を進めることができます。
すべての会議でアジェンダが役立つ
アジェンダを作る目的は、会議の無駄な時間をなくし、的確に目的を達成するためです。アジェンダは1on1のような小規模な会議から部署をまたぐ大規模な会議まで、すべての会議で役立ちます。
会議は業務中の人が集まって行われるため、ダラダラと時間をかけて行われると非効率的となります。「何の収穫もなかった」「無駄な時間になってしまった」「思ったより長引いた」という原因は、アジェンダをきちんと作っていなかったからかもしれません。
テレビ会議でもアジェンダは必須
感染症対策から大きく加速したテレワーク・リモートワークにおいて、テレビ会議ますます主流になりました。実際に同じ会議室にいるわけではないため、事前のアジェンダ共有はマストといえます。
通勤時間の無駄がないテレビ会議でアジェンダを合わせれば、さらに効率よく会議を行えるでしょう。下の記事ではそんなテレビ会議について解説しています。
アジェンダの事前共有でより効率的な会議を
アジェンダを事前に参加者に共有することで各参加者が準備して会議に臨めるようになるので、より効率的な会議の進行が可能です。
メールやチャットツールなどで作成したアジェンダを事前に共有するようにしましょう。
他にも、議事録作成ツールのなかにはアジェンダを事前共有できる「アジェンダ登録機能」をもつサービスがあります。アジェンダや議事録作成など会議の効率化を図りたい場合にはおすすめのツールです。
効率よく会議するためのアジェンダの書き方
会議の無駄な時間をなくし、的確に目的を達成できるように作られるのがアジェンダです。それでは具体的にアジェンダの書き方を整理してみましょう。
アジェンダに書くべき事項
- 会議名
- 会議の最終目的
- 参加者氏名
- 会議全体にかかる時間
- 会議場所
- 議題とそれぞれの時間配分
- 配布資料 ※必要に応じて
- メモ書き ※必要に応じて
上記の項目があれば良いでしょう。アジェンダのサンプルとして以下の例も参考にしてみてください。
アジェンダの例
新規営業支援ツール比較資料共有と質疑応答
日時：2021年4月23日（金）12：00～（60分）
場所：402ミーティングルーム（新橋オフィス）
参加者：A部長、B課長、Cマネージャー（進行役）、D、E（記録係）
目的：新規の営業支援ツール情報の共有と、導入にあたる不明点をヒアリング
配布資料：新規ツール紹介資料3点／見積書3点
＜議題＞
概要と各ツール説明 /（Cマネージャー）20分
比較ポイント / （B課長）10分
質疑応答 / 20分
今後のスケジュール / 5分
その他まとめ / 5分
以上
それぞれの会社や会議の目的によってアジェンダの書式は異なります。シンプルに議題と時間配分があれば問題ありませんが、必要に応じて参考となる資料やメモ書きもあわせて用意すると親切です。
アジェンダを書く時のポイント
次にアジェンダを作る時のポイントを3点説明します。
会議の目的を明確にする
会議の目的はさまざまあり、共有・報告・議論・承認などがあります。会議がどの目的で行われるか明確にしておくことで、「報告や共有を聞くだけなのか」「議論なので意見や質問が求められるのか」「会議の出席者による承認や決定が期待されるものなのか」などがわかりやすくなります。承認の場合は誰の承認なのかも明確にします。
時間配分も会議によって配慮が必要で、共有や報告であれば少なく、議論や承認が必要なものは長めに設定しましょう。
「何を」報告、決定するかを明示する
次に必要なのは、「何を」報告、決定するのかです。たとえば、何かの商品のPRを決める内容の時は、PR方法を決めるのか、PRの期間を決めるのかなど細かく内容を決めていきます。それが議題となるので、議題にかかる時間を設定します。
この時間設定が大切で、時間が決められていないと無駄な時間を過ごすことになるため、進行役の人はタイマーなどを持って時間の管理をします。
議事録のタタキとして、会議後に取るアクションを記録する
会議の事前準備や会議中の共通認識として役立つアジェンダですが、会議後の議事録のタタキともなるメリットがあります。
議事録は議題に対してどのような議論がされたのか、課題となるものはなにか、解決策はあるのか、それぞれの役割分担はどうなるのかなどを明確にしたものです。アジェンダをもとに会議中に記録係が議事録のドラフトとして作成することも、その後のアクションが明確になって効率的です。
より議事録作成を効率化するならば、会議音声から自動で文字起こしをしてくれるAI音声認識機能付きの議事録作成ツールがおすすめです。
無料テンプレートで会議のアジェンダを効率よく作成
アジェンダは会議の参加者・進行役・記録係全員にとって役に立つアイテムで、会議そのものをスムーズに進めてくれます。
しかしアジェンダ作成にばかり時間がかかってしまっては、日常業務に支障をきたしてしまう可能性もあります。アジェンダは無料のテンプレートやサンプルフォーマットをダウンロードして活用することで、事務作業の軽減や効率化につながります。
ボクシルではクラウドサービスを比較したり、気に入ったものがあればすぐに資料を請求したりできるので、ぜひ参考にしてみてください。
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