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在籍証明書とは?無料ワードテンプレート | 書き方・注意点・ポイント

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在籍証明書とは、企業に申請者が在籍している(していた)ことを証明する書類です。別名「在職証明書」や「就業証明書」、「就労証明書」「雇用証明書」とも呼ばれています。書き方や注意点、ポイントなどを紹介します。また、必要箇所を記入するだけですぐに使える無料のワードテンプレートを用意したので、ぜひ活用してください。

在籍証明書とは?

在籍証明書とは、企業に申請者が在籍している(していた)ことを証明する書類です。実は企業によって名称が違います。在籍証明書のことを就業証明書や就労証明書、雇用証明書という企業もありますが、内容は変わりません。

基本的に企業の人事担当者が発行しますが、決まったフォーマットがあるわけではありません。そのため、「在籍証明書のフォーマット」を作成する必要があります。

【無料】ワードで使える在籍証明書テンプレート

ボクシルでは、ワードで必要な箇所を記入するだけで簡単に在籍証明書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。「エクセルのテンプレートがほしい」という方もいるかもしれませんが、ワードでもエクセルでも基本的に内容は変わりません。

4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、この記事を参考に在籍証明書を発行してくださいね。

また、「在籍証明書って何?」という方も安心して記入できるように、記事の後半では意外と知らない在籍証明書の書き方について紹介します。

在籍証明書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

在籍証明書テンプレート【パターン1】

必要最低限の項目が揃った在籍証明書です。

在籍証明書テンプレート【パターン2】

こちらは、罫線があるのでそのまま印刷して手書きでも記入できるので汎用性が高いです。

在籍証明書テンプレート【パターン3】

横書きの在籍証明書です。

在籍証明書テンプレート【パターン4】

こちらも横書きの在籍証明書です。

ボクシルでは、他にも多様なのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

在籍証明書に書くべき事項

在籍証明書に主に書かれている内容は、次の13の事項です。

  1. 在職者(もしくは退職者)の氏名や性別
  2. 在職者の生年月日
  3. 在職者の住所
  4. 在職者を採用した年月日
  5. 雇用した期間
  6. 雇用した形態
  7. 仕事内容や役職、職場での地位など
  8. 就労形態(正規雇用やパート・アルバイトなど)
  9. 勤務日数や就労時間帯
  10. 勤務地
  11. 給与支給の総額や月ごとの給与
  12. 会社の捺印
  13. その他必要事項(本人が希望した内容など)

ただし、注意が必要なのが在職者の住所・生年月日・氏名です。これらの個人情報は、現在の住所ではなく在職していたときのデータを記載します。

現住所と在職時の住所が違うということもあるかと思いますが、在職証明書は、在職していたときの情報なので問題ありません。

また、雇用形態も明確にしておきましょう。様式に雇用形態のチェックボックスがある場合は該当項目にチェックを、ない場合は「正社員」「契約社員」「パート」「アルバイト」といった雇用形態を記載します。

在籍証明書が必要なシーンはいつ?

在籍証明書が必要なシーンは次のとおりです。

  • 保育園や保育所、児童クラブへの申請時
  • 転職の際に必要になる場合がある
  • 外国人労働者がビザを申請・更新するとき

保育園や保育所、児童クラブへの申請時

仕事を持つ親が就学前の幼児を保育所や保育園に預けるときに申請をしますが、その際に必要なのが在籍証明書です。仕事をしているという確認が取れた場合のみ保育園や保育所への入所ができるため、在籍証明書は必ず必要になります。

児童クラブへ申請する条件も、保護者が仕事をしていることが前提なので、証拠として在籍証明書が必要です。

また、一部の私立学校でも在籍証明書が必要になるケースがあります。施設によって必要の有無は異なるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

転職の際に必要になる場合がある

転職の際に採用試験へ応募しますが、そのときに在籍証明書を求められることがあります。これは、履歴書に書かれている内容と在籍証明書の内容が一致しているかを確かめるためです。また公務員に転職する際、募集要項に「一般企業で5年以上の在籍経験がある方」と書かれている場合も、在籍証明書が必要になります。

ただし、在籍証明書の発行条件が在籍している従業員のみだった場合は、退職証明書を発行してもらいましょう。退職証明書は法律で退職後2年間は企業側が発行する義務があり、退職証明書は在籍証明書と同様の効力があるので、退職証明書でもかまいません。

外国人労働者がビザを申請・更新するとき

外国人が日本で生活をする場合、さまざまな条件をクリアして生活しています。その中の一つが労働です。日本で労働するために、ビザの申請や更新時には在籍証明書が必要になります。

ただし、これはビザが必要な方の場合です。定住者や永住者の場合は必要ありません。

在籍証明書発行時によくある質問

それでは最後に、在籍証明書発行時によくある質問について回答していきます。

アルバイトやパートから発行をお願いされた場合は?

アルバイトやパートでも在籍証明書は発行可能です。たとえば、新卒採用で企業側が「アルバイト経験」を問うこともあります。アルバイトに発行をお願いされたら「どんな目的で在籍証明書を使うのか?」を確認しましょう。

派遣社員から発行をお願いされた場合は?

派遣社員の在籍証明書は「派遣元」の会社でしか発行できません。というのも、派遣社員は派遣先の会社ではなく「人材派遣会社」と雇用契約を結んでいるからです。

退職した社員から発行をお願いされた場合は?

在籍証明書は、退職した社員でも基本的に発行可能です。ただし、「使用期間」「業務の種類」「当該事業における地位」「賃金」「退職の事由」のうち、退職者から請求された事項のみを記述しなければなりません。それ以外は記述しないようにしましょう。在籍証明書が必要な理由や目的をしっかりと聞いてから対応することが大切です。

ワードで在籍証明書が作成できる無料テンプレート!のまとめ

在籍証明書は思いのほか記入事項が多いので、記入漏れがないように気をつけてくださいね。

次の記事では、在籍証明書に関連してバックオフィスについて紹介しています。

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