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2017-05-09

異動挨拶メールが作成できる無料テンプレート | 書き方・ポイント【社内・社外向け】

突然の異動!そんな時には異動の挨拶メールを送り、スムーズな仕事の引き継ぎをしましょう。社内・社外のどちらにも対応可能なメールテンプレートをご用意しました。書き方のポイント、注意点なども紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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異動を命じられた!各所への連絡はメールテンプレートで

人事異動…それは突如やってくるもの。移動の際には各所への連絡がとっても重要になってきます。

本記事ではボクシルが作成した異動挨拶メール(社外・社内向け)のテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して異動挨拶メール(社外・社内向け)を発行できるように、異動挨拶メール(社外・社内向け)に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

移動の挨拶に関連して転勤の挨拶メールを作成出来るテンプレートはこちらからどうぞ。

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異動挨拶メール(社外・社内向け)以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】テキスト形式で使える異動挨拶メール(社外・社内向け)テンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に異動挨拶メール(社外・社内向け)が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に異動挨拶メール(社外・社内向け)を発行してくださいね。

異動挨拶メールテンプレート【社外訪問なしの場合】

社外訪問なしの場合に使える異動挨拶メールのテンプレートです!

異動挨拶メールテンプレート【社外訪問日程調整の場合】

社外訪問日程調整を行う場合に使えるメールテンプレートです!

異動挨拶メールテンプレート【社内異動元部署宛】

社内異動元部署宛へ送る際に使える無料テンプレートです。

異動挨拶メールテンプレート【社内異動先部長宛】

社内異動先部長宛に送る異動挨拶メールのテンプレートです。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

人事異動が決まった時の挨拶メール(社外向け・社内向け)の書き方と注意点

人事異動は転勤などの事例とは違い、急に辞令がおりる場合があります。
同じ部署で勤務先が変わる転勤の場合は取引先などの特徴を引き継ぐだけで終わる場合がありますが、部署が変わる場合は今までと全く業務内容が変わりますので引き継ぎも大変です。

しかし、そんな中でも忘れてはならないのが挨拶メールです。異動の場合は特に慣れない業務を行うことになりますから迷惑をかけることが多くなります。人事異動が決まった場合は必ず挨拶メールをし、人間関係も円滑になるように務めなくてはなりません。

異動が決まった場合は「現在の部署」と「これまでお世話になった社内の関係者」、「これまでお世話になった社外の取引先」、「新しく移動する部署」のお4箇所に挨拶メールを送るようにします。

では、それぞれの挨拶メールに記載すべき事項や注意点などをご説明していきましょう。

人事異動に関連して以下の記事も参考にしてみてください。

人事異動時の挨拶 | 好印象確実のスピーチ6選・注意すべきポイント | ボクシルマガジン
人事異動時の挨拶は、組織内の人間関係を円滑にして協力関係を築くためにも欠かせません。これまでお世話になった方達や、...

現在の部署の部下や後輩、同僚、またはこれまでお世話になった関係者へのメール内容

現在の部署に在籍している上司や先輩以外の、部下、同僚、後輩、そしてこれまでお世話になった関係者へ送る場合の挨拶メールの書き方についてご説明していきます。

件名

件名は「異動に伴うご挨拶」で良いでしょう。

宛名

宛名はそれぞれの名前を入れて別々のメールを送るのは大変ですので「関係者各位」でかまいません。

内容

内容は「お疲れさまです」から始まり、自分の現在の部署と名前をフルネームで名乗ります。その後本題として異動になる日付とどの部署へ移動になるのかを記載します。

あとは現在の部署で「大変お世話になったことへの感謝の言葉」と「これまでの経験を活かして新部署でも頑張る」という内容が好ましいでしょう。

最後に今後仕事で関わることがあるかもしれませんので、その際はよろしくお願いいたしますという内容と健康をお祈りしているという内容を記載します。

最後に現部署での連絡先と自分のフルネームを書いて終了です。

現部署の上司と新部署の上司や責任者に送る挨拶メールの書き方

人事異動になった場合は、まず現在の上司や新部署の上司などに挨拶メールを送る必要があります。
メールの内容は先ほどの現部署内の同僚や部下に送る内容を少し堅くした感じになります。

件名

件名は「人事異動に伴うご挨拶」などで良いでしょう。

宛名

宛名は部署名と役職名は略さず書きますが、名前は苗字だけでもかまいません。

内容

出だしの文章は「お疲れ様です」や「お世話に泣ております」のとちらか適している言葉を使います。

本文の内容は現部署の上司には「いつ、どの部署へ誰が移動になるのか」、新部署の上司には「どこの部署から誰が移動してきたのか」が分かるようにします。この時の名前は部署名はフルネームで書きましょう。

現部署の上司の場合は、いままでお世話になったことの感謝の気持ちと、新部署に行っても現部署で教えられたことを活かして頑張るということ、何かあれていつでも連絡をくださいという内容と新部署の連絡先などを記載します。

新部署の上司や責任者に送る場合は「部署が変わることで初めての経験も多くなりますからご迷惑をおかけするかと存じます」という謝罪の内容と、「1日でも早く仕事を覚えて貢献したい」と言う気持ち、そして「慣れないことで色々ご迷惑をおかけするかもしれないという謝りの内容をいれておきましょう。上司に内容を書く時の注意点は謙虚で前向きな言葉です。

取引先となる社外へ異動の挨拶メールを送る時の書き方

社外の取引先へ送る挨拶メールも基本的に内容はかわりませんが、少し堅い文章になります。

件名

件名は「異動に伴う担当者引き継ぎのご連絡」や「異動のご挨拶」で良いでしょう。取引先に挨拶メールを送る際はBCCで一斉送信をせずに個別でメールを送る方が丁寧ですので宛名は書く企業の会社名と部署名、役職名を略さず記載します。しかし、名前はフルネームではなくてもかまいません。

内容

出だしの文章は「お世話になっております」から始まり、自分の会社名と部署名、名前を略せずにフルネームで名乗ります。

次に「いつ、どの部署に異動することになったのか」ということを書き、担当者が誰になるのかを記載しなければなりません。

担当者が前部署と新部署とで全く違う業務になる場合はきちんと引き継ぎをするということを記載し、先方が不安にならないようにしましょう。改めてご挨拶に伺いますという内容も必要です。

あとは、今までお世話になった感謝の気持ちとこれからも変わらないご愛顧をいただけますようにというお願いをして終わります。

最後に自分の新部署名と連絡先を記入して「わからないことがありましたらいつでもご連絡ください」という記載をして終了です。

新旧の職場の上司と取引先へは個別で送信

BCCで挨拶メールの一斉送信ができるのは同僚や部下、関係者に送る場合のみです。
新旧部署の上司や責任者、社外となる取引先関係にはBCCで一斉送信せず個別で異動の挨拶メールを送る方が丁寧です。その部署での最後の仕事となることが多いので、丁寧に処理するようにしましょう。

社会人として挨拶を忘れずに

異動の挨拶は、その人のその後の職場での信頼関係や人間関係の構築にも繋がる大事なものです。書くべき内容をしっかり覚えて、いざという時の異動にも落ち着いて対処できるようにしましょう!

もっと異動挨拶メール(社外・社内向け)について知りたいという方は以下の記事もご覧ください。

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