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出勤簿のエクセルテンプレート無料ダウンロード|簡単にできる勤怠管理表の作り方

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勤怠管理表や出勤簿をエクセルで作成することによって煩雑なシフト管理を簡単に行えます。記入すべき項目や記入例も解説。そして、勤怠管理表や出勤簿をエクセルで作成できる無料のテンプレートを2色、合計11個用意しました。

本記事で掲載しているエクセルテンプレートと合わせて使いたい、勤怠管理システムの機能・価格を詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひ選定の参考にしてください。

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勤怠管理や出勤簿での煩雑な作業を簡略化

勤怠管理や出勤簿などは、従業員数が多ければ多いほど複雑になります。シンプルな管理を行うのに役に立つのがExcel(エクセル)のテンプレートです。ボクシルが作成した出勤簿、勤怠管理表のエクセルテンプレート(ひな形)を紹介します。

エクセルで簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して出勤簿、勤怠管理表を作成できるように、出勤簿、勤怠管理表に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

出勤簿、勤怠管理表以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】エクセルで使える出勤簿・勤怠管理表テンプレート

エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に出勤簿・勤怠管理表が発行できる、2色・合計11個のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、出勤簿、勤怠管理表を発行してくださいね。

出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン1】プレーン

基本的な出勤簿はこちらです。出退勤の時間と休憩時間が入力でき、労働時間を自動で計算してくれます。

出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】モノクロ

出勤記録を残すことはもちろん、簡易的な給与計算と勤務時間の集計ができます。日付をずらせば15日締め、20日締め、25日締めなどにも対応できるでしょう。

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ヨコ書きの出勤簿です。こちらも日付をずらす必要はありますが、各勤怠締め日に対応できるでしょう。

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ボクシルでは、他にも数多くのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方はこちらからご覧ください。

出勤簿や勤怠管理表の書き方と保存方法

出勤簿や勤怠管理表は労働基準法でも作成が義務付けられている書類です。また、給与計算時に必要な書類にもなるので、正確に記入し管理することが大切です。

企業によってはタイムカードを代用することもありますが、より正確に勤怠状況を把握するためには出勤簿や勤怠管理表が必要になります。

では、出勤簿や勤怠管理表の書き方や保存について説明していきましょう。

出勤簿や勤怠管理表の必須項目2つ

出勤簿や勤怠管理表には、決まった項目を記載しなければいけないという法定様式は特にありません。

そのため出勤日、出勤日数、労働の開始時刻と終了時刻、早出や残業時間、休暇の有無、種別、出張などさまざまな項目が用意されていることも多いです。

ただし、労働基準法で出勤簿や勤怠管理表を義務付けているため必要な事項が2つあります。それは、始業時刻と終業時刻です。この2つさえ記載されていれば法律的には問題ありません。

出勤簿や勤怠管理表の様式

出勤簿や勤怠管理表の様式は企業によって違います。その一つがタイムカードです。業務の開始時刻と終了時刻が正確に管理できるということで取り入れている企業は多いようです。

そして手書きの出勤簿や勤怠管理表を使っている企業もあるでしょう。手書きのため本人確認のもと記入する必要がありますが、この様式の場合は上司の確認欄を設けたり、第三者がチェックできたりするようにしていることが多いので二重チェックができます。

ただ、手書きの場合は集計や管理に時間をとられるので、エクセルやスプレッドシートで管理表を作り、エクセル関数を使うことで瞬時に労働時間を計算してくれるため、手書きよりも便利でしょう。

最後の様式は社員証による認証です。打刻用機械に社員証をかざして業務の開始時間や終了時間をわかるようにしており、その時刻が出勤簿のシステムと連動しているため瞬時に出勤簿がデータとなり正確な勤怠管理表を作れます。

これらの様式と出張や休暇の有無・種類などを把握するための管理表を合わせて使用すればさらに細かい勤怠管理ができるようになります。

また、ICカードや生体認証を用いて打刻できるクラウド型勤怠管理システムの利用も増加しています。

出勤簿や勤怠管理表の役割

出勤簿や勤怠管理表は、給与計算や労務管理だけが役割ではありません。

労働基準法で定められている法定時間外労働の違反をなくし、最近では指紋認証や顔認証を取り入れている企業もあり、本人に代わって打刻できないようになっているため不正を防ぐ役割もあります。

このように、過剰労働や不正打刻の防止にも役立っています。

出勤簿や勤怠管理表の保存期間

出勤簿や勤怠管理表は労働基準法で3年間保存しなければならないとされています。

その他、出勤に関する労働者名簿や賃金台帳なども出勤簿や勤怠管理表と同じく労働基準監督署がチェックする際に必要なので、一緒に保存しておくと便利です。

勤怠表保管期間のルールについてはこちらの記事でも紹介しているので参考にしてみてください。

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無料テンプレートで出勤簿の管理を効率化

テンプレートを使って一括管理することによって、出勤簿の管理が非常に楽になります。もっと出勤簿、勤怠管理表について知りたい方やエクセルの勤怠管理表テンプレートを無料でダウンロードしたい方はこちらの記事もご覧ください。

ボクシルでは出勤簿、勤怠管理表の作成に役立つ勤怠管理のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできるため気軽に覗いてみてくださいね。

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