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2016-12-23

社外秘のpdfをネット上で公開中!?ファイルの保管場所にはご用心

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検索エンジンは何でも拾う!社外秘pdfファイルの危険性

自社のWebサイトなどで、社員間で便利に共有するために社外秘のpdfファイルなどのページを設定している会社が多く見られます。

Webサイトのどこにもリンクせず、複雑な文字列を直接打ち込んで取り出すため安心しているのかも知れませんが、この使い方、2015年冬頃にちょっとした騒動を巻き起こしました。容易にアクセス出来ないはずのこれら社外秘がネット上でザクザクと発掘されてしまったのですが、一体何が起こり、どうしてこのようなことになったのでしょうか。

そもそも社外秘って何?その定義と取り扱い方法を徹底解説

社外秘の意味とpdfファイルにするメリットとは

そもそも社外秘とは何でしょうか。辞書的な意味で言うと、社外の人に秘密にするべき情報、もしくは社内限りで共有するべき情報を指して使われていることが一般的と言えるでしょう。

また、一般に会社員であれば、労働契約に明記が無い場合でも就業上知り得た秘密を社外に漏らしてはならないとされており、これに違反すると退職後であっても思わぬトラブルを招くことがあります。そのため、社外秘資料の取り扱いには十分気をつけなければなりません。

このような秘密情報は容易に社外に流出しないように、予めコピー制限や、閲覧以外の操作が一切できないようにできるpdfファイルにしておくと便利です。デジタルデータとして瞬時に拡散するリスクを抑え、秘密情報として取り扱う意識を高める効果が期待できます。

社外秘のpdfがなぜネットで検索できてしまったのか

このように大事にされているはずのpdfファイルですが、なぜどこからもリンクがないのに検索できてしまったのでしょうか。これはひとえに、検索エンジンの機能が向上していることにあります。

ネット上で情報を検索する際、ファイルを絞って情報を得たい場合は「filetype:○○」と打てば情報を絞ってくれます。「filetype:pdf 社外秘」で検索すると、社外秘という文字を含むpdfファイルが出てくる事になります。pdfファイルにしていたことが却って仇になってしまったと言えるでしょう。

pdfファイルに社外秘として制限を加える方法

pdfファイルは文字列を拾うことができず、一部または全部の文章をコピーしペーストすることができません。これだけでも一定の秘密保持効果が見込めますが、さらに秘密情報のレベルを上げたい場合には色々と便利な機能があります。

閲覧パスワードやコピー制限、プリント制限などがそれにあたり、ファイルとして流出してもパスワードがないと閲覧できない、閲覧できてもファイルコピーできない、さらに紙としてプリントできないなどの設定が可能です。秘密を保持する上で上手に使い分けましょう。

社外秘pdf問題の根本的な解決は運用の見直しから

このように便利な機能があるpdfファイルですが、それでも十分な秘密保持に取り組んでいるとはいえません。社外秘ファイルには物理的に社員しか接触できないようにすることが根本的解決策です。

検索エンジンは、ファイル設置者の意図に無関係にネット上の情報を収集しインデックスしてしまいます。ネット環境をマネジメントできる管理者がいない会社においては、Webから社外秘ファイルを取り出せるようにする運用は絶対に避けなければいけません。ストレージの共有など、別の方法を模索すると良いでしょう。

社外秘をpdfで扱う時にやってはいけないこと

社外秘をpdfファイルで取り扱う際に気をつけなくてはならないことは、pdfを過信し過ぎないことです。デジタルデータである以上、社外に流出する可能性は常に考えるべきであり、実際にpdfファイルをテキストファイルに変換してしまうアプリも出回っており過信すべきではありません。

pdfファイルをテキスト化し、出所がわからないように情報を消した上でネット上にアップされるような事例もありますので、pdfファイルはあくまでも、情報が拡散されにくいツールという位置づけに留めておくと良いでしょう。

社外秘をpdfファイルで扱う時の注意まとめ

いかがでしたか。秘密にしようとする情報があれば、その情報を得ようとして様々な手段を使う人達が現れるのはデジタル社会の常になっています。コンピューターウイルスとアンチウイルスソフトが永遠のいたちごっこをしているように、このような試みがなくなることはないでしょう。

ほんとうに大事な秘密情報を守るためには、秘密に接する事ができる社員を制限すること以上に、効果的な方法は無いのかもしれません。細心の上にも細心の注意を払って下さいね。

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